Trong môi trường công sở hiện đại, việc xin nghỉ phép là nhu cầu hoàn toàn bình thường và cần thiết để nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Dù nghỉ phép vì lý do sức khỏe, việc gia đình, học tập hay tham gia các hoạt động cá nhân, một lá đơn xin nghỉ phép được trình bày ngắn gọn, lịch sự và chuyên nghiệp luôn là yếu tố quan trọng giúp quản lý và bộ phận nhân sự nắm bắt thông tin, duyệt yêu cầu kịp thời và đúng quy trình.
Tuy nhiên, nhiều nhân viên vẫn còn bỡ ngỡ trong cách viết đơn nghỉ phép: không biết cần nêu những nội dung nào, cách trình bày thế nào để vừa súc tích, dễ hiểu, vừa thể hiện sự tôn trọng đối với lãnh đạo và đồng nghiệp. Một mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn, lịch sự và đầy đủ thông tin sẽ giúp bạn tránh những sai sót không đáng có, đảm bảo quyền lợi, đồng thời tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt sếp và tập thể.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp những mẫu đơn xin nghỉ phép dễ áp dụng, kèm theo hướng dẫn chi tiết cách trình bày từng mục, những lưu ý quan trọng và mẹo nhỏ giúp lá đơn vừa ngắn gọn, vừa thuyết phục. Dù bạn là nhân viên mới hay đã gắn bó lâu năm, việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình xin nghỉ diễn ra thuận lợi, minh bạch và tránh gây hiểu lầm hoặc xung đột không cần thiết.
Việc viết đơn xin nghỉ phép là bắt buộc trong nhiều trường hợp để đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp và giúp quản lý sắp xếp công việc. Dưới đây là những tình huống phổ biến mà bạn nên viết đơn xin nghỉ phép:
Bao gồm các việc như giải quyết việc gia đình, chăm sóc người thân, hoặc sắp xếp công việc riêng.
Việc viết đơn giúp quản lý nắm trước lịch trình và sắp xếp công việc thay thế nếu cần.
Khi sức khỏe không đảm bảo, bạn cần thông báo lý do nghỉ kèm giấy xác nhận của bác sĩ (nếu yêu cầu).
Điều này vừa bảo vệ quyền lợi của người lao động, vừa giúp công ty/trường học theo dõi và quản lý thời gian nghỉ hợp pháp.
Trường hợp cần tham gia khóa đào tạo, hội thảo, công tác ngoài đơn vị, việc viết đơn xin phép trước giúp bộ phận liên quan chuẩn bị lịch trình và hỗ trợ công việc.
Nếu nghỉ từ 1–3 ngày trở lên, hoặc nghỉ đột xuất do sự kiện bất khả kháng, bạn cần viết đơn càng sớm càng tốt.
Đối với nghỉ đột xuất, nên thông báo ngay cho quản lý hoặc giáo viên chủ nhiệm và gửi đơn hoàn thiện sau đó.
Một số đơn vị yêu cầu nghỉ phép theo lịch năm, số ngày phép được hưởng, việc viết đơn giúp ghi nhận chính thức và tránh tranh chấp.
Trước khi viết đơn xin nghỉ phép, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và giúp người quản lý dễ dàng sắp xếp công việc thay thế. Cụ thể như sau:
Họ tên đầy đủ: Để dễ dàng nhận diện người làm đơn.
Chức vụ hoặc lớp học: Đối với nhân viên, ghi rõ chức vụ và phòng ban; đối với học sinh, sinh viên, ghi rõ lớp và mã số sinh viên.
Mã số nhân viên/sinh viên: Nếu có, giúp đơn được xử lý nhanh chóng và chính xác.
Xác định rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời gian nghỉ.
Nếu nghỉ đột xuất, cần ghi lý do và thời gian dự kiến nghỉ càng sớm càng tốt.
Thông tin này giúp người quản lý sắp xếp công việc, phân công thay thế và tránh ảnh hưởng tiến độ chung.
Nêu ngắn gọn, trung thực và cụ thể: ví dụ “nghỉ bệnh”, “gia đình cần giải quyết việc gấp”, “tham gia khóa học/buổi hội thảo”.
Tránh trình bày lan man hoặc đưa các lý do không liên quan.
Lý do rõ ràng giúp tăng tính thuyết phục và được chấp thuận nhanh hơn.
Ghi rõ sếp trực tiếp, phòng nhân sự, giáo viên chủ nhiệm hoặc cố vấn học tập.
Đối với công ty, bạn nên gửi trực tiếp hoặc qua email theo quy định nội bộ.
Việc xác định đúng người tiếp nhận giúp đơn được xử lý nhanh và tránh bị bỏ sót.
Bao gồm các tài liệu đi kèm để chứng minh lý do nghỉ:
Giấy khám bệnh nếu nghỉ do sức khỏe.
Giấy mời dự hội thảo, khóa học, công tác.
Danh sách công việc đang làm dở hoặc tài liệu bàn giao nếu cần đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Các thông tin này giúp người quản lý nắm rõ tình hình và đồng ý cho nghỉ phép một cách thuận lợi.
Để đơn xin nghỉ phép được chuyên nghiệp, rõ ràng và dễ được phê duyệt, bạn nên tuân thủ các phần cơ bản sau:
Tiêu đề: Ghi rõ “Đơn xin nghỉ phép” ở đầu trang, giúp người nhận ngay lập tức nắm được mục đích của văn bản.
Kính gửi: Xác định người tiếp nhận đơn, có thể là:
Sếp trực tiếp hoặc quản lý bộ phận.
Phòng nhân sự (HR).
Giáo viên chủ nhiệm hoặc cố vấn học tập (đối với học sinh/sinh viên).
Họ tên đầy đủ để nhận diện chính xác người xin nghỉ.
Chức vụ / Lớp học / Phòng ban: ghi rõ để người nhận biết vị trí công việc hoặc lớp học, giúp sắp xếp công việc hoặc học tập thay thế.
Thông tin liên hệ (nếu cần): số điện thoại, email để tiện trao đổi khi có vấn đề phát sinh.
Lý do xin nghỉ: Nêu ngắn gọn, trung thực, ví dụ: “nghỉ bệnh”, “gia đình cần giải quyết việc gấp”, “tham dự hội thảo/công tác”.
Thời gian nghỉ: Ghi chính xác ngày bắt đầu – ngày kết thúc. Nếu nghỉ đột xuất, nên nêu lý do và thời gian dự kiến.
Cam kết bàn giao công việc / hoàn thành nhiệm vụ:
Nhấn mạnh rằng các công việc quan trọng sẽ được bàn giao đầy đủ.
Nếu là học sinh/sinh viên, ghi cam kết sẽ theo kịp bài vở và hoàn thành bài tập khi trở lại lớp.
Lời cảm ơn: Thể hiện thái độ lịch sự, tôn trọng người nhận, ví dụ: “Kính mong sếp/giáo viên xem xét và chấp thuận cho tôi nghỉ phép. Tôi xin chân thành cảm ơn.”
Ngày tháng làm đơn: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm viết đơn.
Chữ ký người làm đơn: Đảm bảo tính xác thực.
Xác nhận của quản lý/giáo viên (nếu cần): Chữ ký hoặc đóng dấu xác nhận từ người nhận đơn, đặc biệt quan trọng với nghỉ phép kéo dài hoặc nghỉ học.
Khi viết đơn xin nghỉ phép, mục tiêu là trình bày rõ ràng, súc tích và thể hiện thái độ tôn trọng người nhận, giúp đơn nhanh chóng được chấp thuận. Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng:
Trình bày lý do nghỉ phép một cách cô đọng, rõ ràng, không lan man.
Ví dụ: “Do ốm đau, tôi xin phép nghỉ từ ngày 10/11 đến 12/11/2025.”
Tránh kể lể quá nhiều hoặc đưa thông tin không liên quan.
Sử dụng ngôn từ kính gửi, kính mong, xin phép để thể hiện sự tôn trọng.
Ví dụ: “Kính mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận cho tôi nghỉ phép.”
Ghi ngày bắt đầu – ngày kết thúc chính xác để tránh hiểu nhầm hoặc tranh cãi sau này.
Nếu nghỉ đột xuất, nên thông báo càng sớm càng tốt để quản lý sắp xếp công việc thay thế.
Nhấn mạnh rằng bạn sẽ bàn giao công việc hoặc bù đắp những nhiệm vụ còn dang dở.
Ví dụ: “Tôi cam kết bàn giao đầy đủ công việc đang thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ còn lại khi trở lại.”
Đảm bảo văn bản sạch sẽ, dễ đọc, không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
Sử dụng dạng cột, cách dòng hợp lý để người đọc dễ theo dõi.
Không đưa lý do tiêu cực hoặc phàn nàn trong đơn.
Giữ thái độ chuyên nghiệp ngay cả khi nghỉ dài ngày hoặc nghỉ đột xuất.
Mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn
Khi nộp đơn xin nghỉ phép, việc tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sẽ giúp đảm bảo quyền lợi và duy trì tính chuyên nghiệp trong môi trường làm việc hoặc học tập:
Đơn xin nghỉ phép cần gửi trực tiếp cho sếp trực tiếp, phòng nhân sự, giáo viên chủ nhiệm hoặc cố vấn học tập.
Việc gửi đúng người giúp đơn được xử lý nhanh chóng và tránh bị bỏ sót.
Nếu nghỉ phép đã biết trước, hãy nộp đơn trước vài ngày để quản lý sắp xếp công việc hoặc lịch học.
Trường hợp nghỉ đột xuất, nên thông báo ngay khi có thể để người quản lý biết và chuẩn bị phương án thay thế.
Lưu giữ ít nhất một bản sao hoặc ảnh chụp của đơn xin nghỉ để có bằng chứng trong trường hợp cần đối chiếu sau này.
Kiểm tra xem đơn đã được duyệt hay chưa, có yêu cầu bổ sung thông tin gì hay không.
Chủ động trao đổi nếu có thắc mắc về thời gian nghỉ hoặc công việc cần bàn giao.
Sau khi nghỉ phép, hãy chủ động bắt kịp công việc còn dang dở hoặc bài tập chưa hoàn thành.
Điều này thể hiện trách nhiệm và thái độ chuyên nghiệp, đồng thời giúp duy trì hình ảnh tốt với quản lý hoặc giáo viên.
1. Nghỉ 1 ngày có cần đơn không?
Thường không bắt buộc đối với nghỉ phép ngắn, nhưng nên thông báo trước để quản lý biết. Một số công ty/trường học vẫn yêu cầu để lưu hồ sơ.
2. Có thể gửi đơn xin nghỉ phép qua email không?
Có, email là hình thức phổ biến và được chấp nhận trong môi trường công sở hoặc học tập, miễn sao đầy đủ thông tin, lịch sự và được xác nhận.
3. Không có chữ ký quản lý có được chấp nhận không?
Trong một số trường hợp, email hoặc xác nhận trực tuyến có thể thay thế. Tuy nhiên, để hợp lệ về mặt thủ tục, nên có chữ ký của người có thẩm quyền nếu yêu cầu.
4. Nghỉ bệnh cần giấy tờ xác nhận không?
Nếu nghỉ từ 2–3 ngày trở lên hoặc theo yêu cầu của công ty/trường, cần giấy khám bệnh hoặc xác nhận y tế để hợp thức hóa việc nghỉ.
5. Có thể viết đơn tay thay vì đánh máy không?
Có thể viết tay nếu đơn ngắn, nhưng nên trình bày rõ ràng, dễ đọc. Hình thức đánh máy vẫn được ưu tiên vì chuyên nghiệp và dễ lưu trữ.
Một lá đơn xin nghỉ phép được soạn thảo rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự không chỉ giúp bạn thực hiện quyền nghỉ đúng quy định mà còn thể hiện thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng đối với tổ chức. Khi các thông tin về thời gian, lý do nghỉ và phương án bàn giao công việc được trình bày đầy đủ, quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt và duyệt yêu cầu, giúp bạn có thể nghỉ phép một cách suôn sẻ và yên tâm.
Hy vọng rằng những mẫu đơn và hướng dẫn chi tiết trong bài viết đã mang đến cho bạn công cụ cần thiết để viết đơn xin nghỉ phép ngắn gọn, lịch sự, chuẩn mực và hiệu quả. Dù là nghỉ phép theo ngày hay theo giờ, việc chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp bạn tránh những hiểu lầm, giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cũng như cấp trên.
Hãy coi việc viết đơn xin nghỉ phép như một kỹ năng quan trọng trong môi trường công sở: vừa bảo vệ quyền lợi cá nhân, vừa thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự tôn trọng với tổ chức. Khi chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu, quá trình nghỉ phép sẽ trở nên thuận lợi, suôn sẻ và chuyên nghiệp, giúp bạn cân bằng công việc và cuộc sống một cách hiệu quả.
Văn Phòng Xanh là cửa hàng chuyên cung cấp đồ dùng văn phòng và dụng cụ học tập cho học sinh, sinh viên và người đi làm ở mọi lứa tuổi. Cửa hàng mang đến đa dạng sản phẩm như bút viết, sổ tay, giấy in, dụng cụ học tập và các vật dụng văn phòng thiết yếu, tất cả đều đảm bảo chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Khách hàng có thể dễ dàng tham khảo báo giá văn phòng phẩm minh bạch, giúp lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu học tập và làm việc. Với phong cách phục vụ tận tâm và thân thiện, Văn Phòng Xanh luôn là địa chỉ tin cậy đồng hành cùng bạn mỗi ngày.
Thông tin:
Trong nhịp sống hiện đại ngày nay, khi khối lượng công việc và học tập…
Giày cao gót từ lâu đã trở thành “vũ khí quyền lực” giúp phái đẹp…
Trong cuộc sống hiện đại, việc thuê nhà trọ trở thành nhu cầu phổ biến,…
Trong môi trường công sở, hình ảnh cá nhân đóng vai trò quan trọng không…
Ngồi nhiều giờ liền trước màn hình máy tính đã trở thành một phần không…
Trong môi trường học đường, việc xin phép nghỉ học là nhu cầu hoàn toàn…