4 mẹo tiết kiệm chi phí khi setup văn phòng công ty

Setup văn phòng là công việc quan trọng, đòi hỏi các công ty phải đầu tư rất nhiều kinh phí, tâm huyết. Để tạo ra không gian và môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên, chuyên nghiệp đối với khách hàng. Vậy có cách để tiết kiệm chi phí khi setup văn phòng ở công ty không? Hãy theo dõi bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giải đáp ngay cho bạn.

Tối ưu chi phí setup văn phòng công ty

Chi phí là một trong những biến số quan trọng trong việc cân đối ngân sách của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào cũng muốn đầu tư ít nhất vào chi phí thiết kế và vận hành cho văn phòng. Đã có thời khi kim chỉ nam về một văn phòng nội thất gỗ sáng bóng là điều phải thể hiện ra còn tiết kiệm chi phí ở các mảng khác, nhưng hiện nay quy chuẩn đó đã không còn quy chuẩn chính cho tất cả các văn phòng nữa.

Những vật liệu đã từng bị vứt bỏ giờ đây đã được thổi vào một sức sống mới và mang lại cho không gian thiết kế văn phòng một cái nhìn thật đồng nhất và sinh động, mở ra cho công ty một khởi đầu trong việc sử dụng những vật liệu tái chế có tuổi thọ lâu dài.

Tối ưu chi phí là một công việc phức tạp cân bằng giữa chi phí và lợi ích sử dụng đánh đổi. Bài toán tính toán này không phải điều đơn giản cho các chủ doanh nghiệp mà không có sự trợ giúp của công ty thiết kế.

Định hướng phong cách thiết kế văn phòng từ trước

Để có thể dễ dàng trong việc thiết kế và setup văn phòng và tránh sự “lệch tông” phong cách giữa các khu vực khác nhau thì bạn cần phải định hình trước phong cách văn phòng chủ đạo. Tùy theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp, phong cách làm việc, văn hóa công ty mà có những phong cách văn phòng phù hợp.

Đơn cử với những doanh nghiệp trẻ, sáng tạo cần không gian mới và truyền cảm hứng thì có thể thiết kế theo phong cách mở, trẻ trung… Hoặc với những đơn vị cần không gian làm việc tách biệt, riêng tư thì nên thiết kế khép kín, phân khu chức năng riêng…

Hiện nay thiết kế văn phòng cũng khá đa dạng với nhiều phong cách khác nhau như: thiết kế mở, khép kín, hiện đại, cổ điển, tân cổ điển, tối giản, đa màu sắc… Điều này phụ thuộc vào đặc điểm làm việc cũng như mong muốn của từng doanh nghiệp khác nhau.

Điều quan trọng là bạn cần xác định rõ phong cách thiết kế để tránh gây xung đột trong quá trình setup văn phòng, sẽ làm mất đi vẻ đẹp và gây khó chịu trong khi làm việc.

Nhờ xác định phong cách nội thất rõ ràng, quá trình thi công sẽ diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Doanh nghiệp cũng không tốn thời gian và chi phí để sửa chữa lại nếu như có điều không giống với kế hoạch.

Hãy sử dụng vật liệu một cách thông minh

Thiết kế thi công nội thất, cách tiết kiệm hiệu quả nhất là sử dụng vật liệu một cách thông minh. Bởi vật liệu chính là yếu tố quyết định để tổng chi phí đầu tư. Vật liệu cao cấp, giá cao thì chi phí đầu tư sẽ cao. Ngược lại, vật liệu có mức giá thấp và trung bình, số tiền cần đầu tư cũng sẽ giảm.

Xu hướng thiết kế nội thất văn phòng hiện nay, gỗ công nghiệp là ứng cử viên tốt nhất. Bàn làm việc, tủ tài liệu, kệ trang trí, vách ngăn bằng gỗ công nghiệp MDF, MFC có giá thành hợp lý mà tính thẩm mỹ cao, chất lượng tốt.

Trần thạch cao, trần nhựa là lựa chọn setup văn phòng hợp lý hơn về mặt giá cả so với ốp gỗ. Ngoài ra, các vật liệu nhôm kính, kim loại, đá công nghiệp,… cũng là phương án để bạn tham khảo khi setup văn phòng.

Xác định ngân sách setup văn phòng cụ thể

Văn Phòng Xanh khuyên bạn cho dù là chuyển văn phòng hay thuê văn phòng mới lần đầu tiên thì việc xác định ngân sách vận hành không gian là bước không thể bỏ lỡ.

Một ngân sách cần cụ thể hóa từng chi tiết, chi phí cho từng hạng mục, từ hạng mục lớn cho tới hạng mục nhỏ, và cần có sự cân đối chi phí rõ ràng để tránh “gánh nặng tài chính” sau này.

Và khi xây dựng ngân sách thi công văn phòng, ngoài việc lên ngân sách mua sắm nội thất thì bạn cũng cần có cả chi phí cho các công việc hành chính như những thủ tục pháp lý, in ấn lại ấn phẩm, chi phí chuyển máy móc… và quan trọng nhất là đừng quên những chi phí dự phòng dành cho những việc phát sinh trong quá trình làm việc.

Đối với những doanh nghiệp chuyển từ văn phòng cũ sang văn phòng mới có thể tận dụng tất cả bàn ghế, nội thất văn phòng đã có trước đó. Tuy nhiên cũng cần cân nhắc về việc đầu tư nội thất mới, và tính toán thật hợp lý, tránh lãng phí trong quá trình chuyển văn phòng.

Bài viết trên đây Văn Phòng Xanh đã chia sẻ những mẹo để tiết kiệm chi phí khi setup văn phòng công ty. Tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng của mỗi người mà bạn có thể lên các phương án setup văn phòng công ty một cách tiết kiệm hợp lý nhất nhé!

Có thể bạn quan tâm: