Quy tắc 5s là gì? Lợi ích của quy tắc 5s trong văn phòng

Nguyên tắc 5S trong văn phòng hướng đến sự tinh gọn, nhằm tăng năng suất lao động. Tính hiệu quả đã được chứng minh qua sự thành công của nhiều thương hiệu lớn trên thế giới. Vậy nguyên tắc 5S trong văn phòng là gì, lợi ích và cách thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào để đem lại hiệu quả cao nhất? Tất cả sẽ được Văn Phòng Xanh giải đáp qua bài viết dưới đây nhé!!!

Quy tắc 5s là gì?

Nguyên tắc 5S trong văn phòng được hiểu như thế nào? Đây là bộ quy tắc sử dụng nhằm tối giản các công cụ và quy trình làm việc. Qua đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất. Để thực hiện thành công cần có sự kết hợp toàn diện của:

– 整理(Seiri): sàng lọc.

– 整頓(Seiton): sắp xếp.

– 清掃(Seiso): sạch sẽ.

– 清潔(Seiketsu): săn sóc.

– 躾(Shitsuke): sẵn sàng.

Lợi ích của quy tắc 5s tại nơi làm việc?

Nguyên tắc 5S xuất phát từ Nhật và được các doanh nghiệp lớn nhỏ sử dụng rộng rãi trong mọi mô hình văn phòng nhờ tính ứng dụng của nó rất lớn. Chính vì vậy, thực hiện và tuân thủ theo đúng nguyên tắc 5s sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích lớn như sau:

• Các tác nhân gây lãng phí trong công việc phát sinh từ việc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển hoặc thay thế máy móc, trang thiết bị sẽ bị loại bỏ hoàn toàn Không những thế, áp dụng nguyên tắc 5S trong văn phòng còn giúp giảm chi phí lưu kho các vật dụng như: các vật dụng và tài nguyên đã bị lỗi thời và hết giá  Môi trường làm việc trong doanh nghiệp luôn được giữ ở mức ổn định, an toàn và chất lượng nhất.
• Với phương pháp 5S, những thiết bị máy móc được trang bị trong doanh nghiệp sẽ có được sử dụng lâu hơn vì luôn được lau chùi và bảo dưỡng định kỳ.  Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kịp thời phát hiện những lỗi hỏng hóc có thể xảy ra để khắc phục, nhằm nâng cao hiệu suất máy móc. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng an toàn lao động, mang đến sự an toàn cho người lao động yên tâm làm việc và cống hiến hết mình.
• Khi ứng dụng nguyên tắc 5S trong văn phòng, sẽ làm tăng tính đoàn kết, nâng cao tinh thần tập thể giữa các nhân viên. Vận dụng nguyên tắc 5S trong công việc sẽ giúp nhân viên giữ được thái độ tích cực và có trách nhiệm hơn trong công việc.  Nhờ đó năng suất của doanh nghiệp có thể tăng lên đáng kể.
• Xây dựng một môi trường làm việc có lý tưởng: có kỷ luật, sạch sẽ và gọn gàng hơn. Nếu doanh nghiệp ứng dụng được nguyên tắc 5S thành công sẽ khiến nơi làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn bao giờ hết.
• Áp dụng 5s trong văn phòng sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều cơ hội kinh doanh mới và lớn hơn. Doanh nghiệp sẽ mang lại sự uy tín, vững vàng hơn, mạnh mẽ hơn trên thương trường và khiến nhân viên của mình tự hào hơn, nhận được nhiều sự tin tưởng và cống hiến hơn.

Cách áp dụng quy tắc 5s sao cho hiệu quả

Thứ tự 5S được sắp xếp theo: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso(Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng) đây chính là những quy trình 5S được áp dụng trong công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng. 

• Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh và sàng lọc, phân loại

Điều đầu tiên cũng là điều quan trọng nhất đó là vệ sinh khu vực làm việc của mình sau đó phân loại những dụng cụ đồ dùng theo mục đích sử dụng, mức độ thường xuyên sử dụng, mức độ cần thiết và mức độ liên quan đến công việc. Để chắc chắn hơn bạn cũng có thể liệt kê ra giấy sau đó rồi mới phân loại. Có một nguyên tắc nhỏ đó là đừng giữ những gì mà chúng ta không cần đến.

• Sắp xếp (Seiton): Mô hình 5s trong văn phòng là bố trí lại các khu vực

Sau khi phân loại hay sàng lọc thì đến giai đoạn này mọi thứ cần phải được sắp xếp vào đúng chỗ của nó. Về dựa trên tần suất sử dụng các bạn sẽ đưa ra được những phương án về vị trí sắp xếp làm sao cho hợp lý nhất. Các vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với những vị trí làm việc. Những thứ chúng ta ít sử dụng thì có thể để ở một vị trí xa hơn.

Có một ý tưởng rất hay nữa đó là hãy phân loại chúng bằng màu sắc. Cũng giống như khu vực ăn uống, nghỉ ngơi hay nơi làm việc và lối đi lại đều được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ trở nên hoàn hảo hơn. Những vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy hay thiết bị an toàn và quan trọng nhất là lối thoát hiểm cũng cần phải được làm cho chúng nổi bật lên.

• Sạch sẽ (Seiso): 5s cho văn phòng giữ vệ sinh và kiểm tra

Hãy lên kế hoạch cho mình việc kiểm tra thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ.

Sự sạch sẽ cũng là một điều kiện cơ bản cần thiết cho chất lượng công việc chính vì thế một khu vực sạch sẽ để làm việc sẽ làm cho bạn có tinh thần làm việc cao hơn. Như vậy hãy cố gắng duy trì được sự sạch sẽ này nhé.

• Săn sóc (Seiketsu): Là duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp

Đối với việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được mục tiêu đúng đắn là làm chúng trở nên trực quan hơn dễ nhận và viết đối với nhân viên. Cụ thể hơn đó là thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho những vị trí được quy định. Hình thành những chỉ số cũng như cách nhận biết để vượt qua những mục tiêu. Thiết lập những phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn và xác định những vị trí….

• Sẵn sàng (Shitsuke): Hình thành thói quen và thực hành chúng

Bước cuối cùng cũng là bước khó khăn đối với những nhân viên văn phòng thường không tuân thủ theo các quy định. Để có thể làm được chữ S cuối cùng này. Mọi người cần phải củng cố những thói quen thông qua các hoạt động hàng ngày. Hãy bắt tay vào tiến hành việc đào tạo và tự đào tạo những quy trình làm việc cho nhân viên để có một môi trường văn phòng làm việc  tốt nhất.

Trên đây là những điều mà doanh nghiệp hay cá nhân đều nên học hỏi và đưa vào ứng dụng. Cách làm không khó nhưng lại có thể giúp mọi đối tượng hoàn thiện hơn. Văn Phòng Xanh hy vọng rằng độc giả cũng sẽ sớm thành công với nguyên tắc 5S trong văn phòng.