10 Thủ Thuật Tin Học Văn Phòng Tiết Kiệm Thời Gian, Nâng Cao Hiệu Suất

Khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển nhu cầu ứng dụng tin học vào quá trình làm việc ngày được một quan tâm. Chính vì thế việc nắm rõ các thủ thuật tin học văn phòng là cách giúp bạn xử lý công việc nhanh hơn, dễ dàng hơn và đem lại hiệu quả cao trong quá trình làm việc. Vậy có những thủ thuật tin học văn phòng nào cần nắm? Dưới đây là 10 mẹo vặt tin học mà Văn Phòng Xanh muốn chia sẻ đến bạn

1. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Để thực hiện chuyển đổi chữ hoa và chữ thường trong file word sẽ bạn có thể thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn phần văn bản muốn chỉnh sửa rồi nhấn chuột phải -> Chọn Copy
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Unikey dưới góc phải màn hình để hệ thống kích hoạt công cụ chuyển đổi. Sau đó chọn Ctrl + Shift + F6.
• Bước 3: Khi hộp thoại Unikey Toolkit xuất hiện bạn chọn bảng mã Nguồn và Đích là Unicode -> Chọn Sang chữ hoa -> Nhấn chuyển mã -> Nhấn OK để xác nhận quá trình chuyển mã thành công.

Ngoài cách làm trên, bạn có thể sử dụng ngay tổ hợp phím SHIFT + F3 để chuyển đổi chữ hoa và chữ thường với nhau. Cách này khá đơn giản bạn chỉ cần bôi đen chỗ cần chuyển đổi chữ hoa và chữ thường là được.

2. Cố định hàng hoặc cột tiêu đề

Trong quá trình thao tác trên file excel, dữ liệu trong bảng quá nhiều điều này khiến cho hàng cột và hàng tiêu đề của bảng cũng chạy theo khiến cho bạn gặp khó khăn trong việc đối chiếu số liệu. Do đó để giải quyết vấn đề này bạn cần chọn công cụ Freeze Panes.

Để cố định hàng hoặc cột tiêu đề bạn thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn hàng hoặc cột tiêu đề trong file dữ liệu excel
• Bước 2: Di chuyển chuột lên thanh menu -> Chọn VIEW -> Chọn Freeze Panes.
  • Freeze Panes: Cố định hàng và cột khi cuộn bảng tính, để thực hiện cố định hàng tiêu đề và cột tiêu đề, bạn cần đặt con trỏ chuột sau cột tiêu đề và dưới hàng tiêu đề.
  • Freeze Top Row: Cố định hàng trên cùng khi cuộn bảng tính
  • Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên khi kéo bảng tính

Để bỏ lệnh Freeze Panes, bạn chỉ cần vào VIEW -> Chọn Unfreeze panes

3. Lặp lại lệnh trước đó với F4

Phím F4 trong các phần mềm văn phòng thông thường chính là một trong số những thủ thuật trong tin học văn phòng được sử dụng để giúp bạn lặp lại một lệnh điều khiển mà không phải ai cũng biết.

Ví dụ: Nếu bạn muốn định dạng tài liệu word của mình bằng cách gạch chân và in đậm tất cả tiêu đề của các đoạn, thì hãy đưa lệnh điều khiển trên tiêu đề đầu tiên bằng cách sử dụng menu Format, tiếp đến là Font. Sau đó chỉ cần thực hiện bôi đen tiêu đề thứ 2 và ấn F4 Nó sẽ thực hiện in đậm và gạch chân tự động cho bạn.

Sử dụng lặp lại lệnh trước đó với F4 là một trong những mẹo vặt tin học được dân văn phòng sử dụng. Và bạn cần nắm rõ khi làm việc để quá trình làm việc được nhanh chóng và đạt kết quả cao.

4. Thay đổi định dạng tài liệu trên Word

Thông thường người dùng sẽ sử dụng template Normal.dot để thực hiện quá trình chỉnh sửa, định dạng văn bản của mình. Hầu hết các thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng việc sử dụng Default và Add to Template trong hầu hết các khung định dạng.

Trong trường hợp người dùng muốn điều chỉnh Normal.dot trực tiếp thì để tìm tệp tin này bạn nên tìm kiếm trong mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này sẽ phụ thuộc vào đường dẫn ổ đĩa đã được cài đặt trong Windows.

5. Chuyển đổi cột thành dòng và ngược lại

Trường hợp bạn muốn chuyển đổi dòng thành cột và cột thành dòng thì thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Bôi đen bảng tính trong file excel của mình.
• Bước 2: Chọn Copy -> Chọn Paste Special, sau khi chọn thành công màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ lựa chọn.
• Bước 3: Bạn thực hiện chọn Transpose -> Nhấn OK.

Sau khi thực hiện xong cột và dòng sẽ được hoán đổi vị trí cho nhau.

6. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường trong Excel

Khi làm việc trên file dữ liệu với danh sách họ tên chưa được sắp xếp và rất lộn xộn. Trong trường hợp bạn muốn các họ tên này phải theo kiểu chữ hoa toàn bộ, hay chữ hoa chữ cái đầu tiên, v.v. Thì hãy thực hiện theo các hàm sau đây để đổi chữ kiểu chữ in hoa hay in thường theo mong muốn.

• Cách viết hoa tất cả các chữ cái: Bạn chọn ô họ tên trong file và gõ hàm =UPPER(…) rồi nhấn Enter.
• Cách viết thường tất cả các chữ cái: Bạn chọn ô họ tên trong file và gõ hàm  =LOWER(…) rồi nhấn Enter.
• Cách viết hoa chữ cái đầu tiên: Bạn chọn ô họ tên trong file và gõ hàm =PROPER(…) rồi nhấn Enter.

(…) chính là ô họ tên mà bạn muốn thay đổi, ví dụ: =UPPER(A4)

7. Loại bỏ những ký tự lạ khi sao chép văn bản vào Word

Để thực hiện loại bỏ những ký tự lạ khi sao chép văn bản vào word bạn chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn sau đây:

• Chọn Edit -> Replace để loại bỏ ký tự lạ bạn chỉ cần gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ ‘L’ thường)
• Ở trường Find What chỉ cần gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace
• Cuối cùng là chọn Replace All, khi xuất hiện hội thoại bạn có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.

8. Mở nhiều bảng tính trong Excel cùng một lúc

Để có thể mở nhiều bảng tính trong excel cùng một lúc thay vì phải mở từng file một, bạn có thể sử dụng phím Ctrl và kích chọn file cần mở sau đó nhấn phím Enter để mở các bảng tính trong Excel mà bạn muốn.

9. In một vùng nhất định trong Excel

Trong quá trình làm việc chắc rằng bạn sẽ có lúc cần in một vùng nhất định trong file excel của mình. Và để thực hiện in một vùng nhất định phải làm thế nào? Đây là thắc mắc được rất nhiều người quan tâm.

Đối với in một vùng nhất định trong Excel bạn có thể làm theo cách sau:

• Bước 1: Bạn cần bôi đen vùng mà bạn muốn in
• Bước 2: Di chuyển chuột lên thanh menu, chọn Page Layout -> Chọn Print Area -> Chọn Set Print Area
• Bước 3: Sau khi đã đặt vùng in bạn tiến hành in như bình thường, để văn bản in được hơn bạn cần căn chỉnh văn bản trước khi in nếu cần.

10. Chuyển đổi qua lại các cửa sổ làm việc trên máy tính

Làm thế nào để chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ làm việc trên máy tính để giúp quá trình làm việc được hiệu quả hơn. Đặc biệt trong trường hợp không có chuột hoặc nếu có chuột thì việc di chuyển giữa các tab mất khá nhiều thời gian.

Vậy thủ thuật tin học văn phòng để chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ làm việc trên máy tính là gì? Một trong những mẹo tin học mà bạn nên sử dụng chính là dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down để dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa các sheet với nhau. Đây là mẹo hay giúp bạn chuyển đổi giữa các cửa sổ mà không cần dùng tới chuột.