Nếu đang là ứng viên xin việc chắc bạn không còn quá xa lạ với khái niệm email xin việc. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách có được những email xin việc hoàn hảo, ghi điểm tuyệt đối trước nhà tuyển dụng. Hãy cùng Văn Phòng Xanh tìm hiểu ngay các cách viết thư xin việc qua email dành cho dân văn phòng qua bài viết dưới đây nhé!!!
Khái niệm về Email xin việc
Email xin việc là một thư điện tử được gửi từ một ứng viên đến một công ty hoặc tổ chức để xin việc làm. Đây là một phương pháp phổ biến để gửi đơn xin việc và thể hiện sự quan tâm của ứng viên đối với vị trí và công ty mà họ muốn làm việc.
Trong email xin việc, ứng viên thường giới thiệu bản thân, nêu rõ lý do muốn làm việc tại công ty đó, cung cấp thông tin về kinh nghiệm và kỹ năng của mình liên quan đến vị trí công việc cụ thể, và đề cập đến bất kỳ thành tích hoặc thành tựu nào phù hợp. Đồng thời, họ cũng có thể yêu cầu một cuộc phỏng vấn và gửi kèm các tài liệu hỗ trợ như CV và bảng điểm.
Phân biệt Email xin việc và thư xin việc
Nhiều người có sự nhầm lẫn giữa email xin việc và thư xin việc, thực tế đây là 2 phần riêng biệt. Thư xin việc là một file được đính kèm trong chính email xin việc cùng với cv xin việc và một số file khác như Portfolio. Một lá thư xin việc cần thể hiện được mục đích, giá trị của bạn có thể mang lại cho doanh nghiệp trong tương lai. Nội dung trong một lá thư xin việc sẽ giúp bạn thuyết phục nhà tuyển dụng và quyết định khả năng bạn được mời tới buổi phỏng vấn.
Email xin việc gồm những nội dung nào?
Email xin việc là phần nội dung mà ứng viên sẽ viết trực tiếp trên khung văn bản của email. Email này sẽ được đính kèm cùng với các giấy tờ của bộ hồ sơ xin việc để gửi đến nhà tuyển dụng.
Viết email xin việc không phải là một việc quá phức tạp, nhưng với những người lần đầu làm việc này thì quả thật còn nhiều bỡ ngỡ và chưa quen. Khi viết các bạn cần lưu ý những phần không thể thiếu bao gồm:
Phần tên email
Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc ngay từ phần đầu của email trong cách viết email xin việc. Hãy đặt tên email chuyên nghiệp bằng cách dùng mẫu email xin việc thể hiện được họ tên của bạn (hoặc nếu có thể thì phần mở rộng hãy để những điều bạn tự hào nhất, muốn cho người khác biết về bản thân mình. Đó có thể là lĩnh vực chuyên môn, tên trường đại học, thế mạnh của bản thân….
Ảnh đại diện
![Hướng dẫn chi tiết] Cách đổi ảnh đại diện gmail bằng điện thoại](https://dichvuseo.com/wp-content/uploads/2021/04/doi-anh-dai-dien-gmail-bang-dien-thoai-4-473x1024.png)
Đối với phần ảnh đại diện Email các bạn nên lưu ý chọn ảnh đại diện sắc nét. Để thể hiện sự chuyên nghiệp nên lấy ảnh cá nhân có thể thấy được gương mặt của bạn. Không để ảnh chụp quay lưng bởi nó thể hiện sự thiếu nghiêm túc cũng như không thể hiện rõ khuôn mặt của bạn.
Bên cạnh đó lưu ý ảnh mặc trang phục gọn gàng, nghiêm túc, chỉnh tề. Tuyệt đối không để ảnh mặc trang phục nhạy cảm sẽ khiến nhà tuyển dụng cũng như đối tượng nhận Email có cái nhìn đánh giá và không có thiện cảm với bạn. Đồng thời không nên để hình ảnh đen trắng, hoặc không để ảnh đại diện bởi việc này sẽ làm mất giá trị email của bạn và rất có thể sẽ được xem như một email ảo.
Phần tên hiển thị mail
Tên hiển thị email là điều quan trọng cần lưu ý trong cách viết email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới.
Thường có 2 lỗi chính liên quan tới tên hiển thị email khi viết email xin việc đó là: Không phải tên thật và không được viết hoa. Tuy chúng đều không phải là những lỗi quá lớn, nhưng chúng hoàn toàn có khả năng làm bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Tiêu đề email xin việc
Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc theo mẫu chỉ định thì ứng viên thực hiện đúng như yêu cầu. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn.
Nếu họ không yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc, ứng viên có thể tự mình sáng tạo nhưng phải đảm bảo ngắn gọn với tên, vị trí ứng tuyển. Không nên viết dài dòng hay đan xen cảm xúc.
Nội dung email xin việc
Nội dung Email xin việc cần viết ngắn gọn, súc tích tập trung đúng trọng tâm là xin việc ở một vị trí nào đó. Không nên trình bày dài dòng dễ khiến nhà tuyển dụng mất cảm tình và đánh giá không tốt về khả năng của ứng viên.
Khi viết nội dung email xin viết để có cách viết email xin việc chuyên nghiệp, bạn có thể hiệu ở nội dung này bạn cần cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai, tham gia ứng tuyển với trị trí nào, năng lực của bạn phù hợp với vị trí đó như thế nào, mục tiêu của bạn nếu được chọn vào vị trí này và cách để bản đảm nhận tốt tại vị trí đó
Định dạng file
Những file đính kèm cần thiết trong email là CV xin việc, đơn xin việc… Ngoài ra, bạn nên tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng để chuẩn bị tài liệu đầy đủ. Hãy chú ý định dạng file PDF tránh việc để file ở dạng Word khi truyền tải qua PC khác có thể dẫn đến tình trạng lỗi font chữ khiến bạn mất điểm trong mắt các nhà tuyển dụng.
Chữ ký email
Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách viết email xin việc. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay chữ ký email nhé!
Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẽ bao gồm:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Một số thông tin như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …
- Nghề nghiệp (nếu có)
Cách viết thư xin việc qua Email
Phần mở đầu
Mở đầu email bằng cụm từ “Kính gửi…” sẽ là cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng dành cho nhà tuyển dụng. Không nên sử dụng “Gửi…” hay “Chào anh/ chị…” sẽ gây mất cảm tình với nhà tuyển dụng.
Nếu biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng, ứng viên có thể soạn “Kính gửi + Ms/Mr + Tên + chức vụ của họ” để mở đầu email. Còn không biết cụ thể người nhận, ứng viên nên viết là “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty”.
Phần nội dung
Phần này là để các ứng viên trình bày và thể hiện bản thân với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, dù viết về điều gì thì cũng nên nhớ rằng không nên viết quá dài dòng mà chỉ cần nêu những gì nổi bật nhất thuộc về mình để gây chú ý. Từ đó dẫn nhà tuyển dụng đến việc mở hồ sơ xin việc và đánh giá chi tiết hơn.
- Câu 1: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân: tên, ngày tháng năm sinh, trường học…
- Câu 2: Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải ở đâu (nơi bạn biết đến tuyển dụng)
- Câu 3: Tóm tắt ngắn gọn một kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà bạn cho là phù hợp nhất với công việc ứng tuyển
- Câu cuối: Đính kèm CV và Cover Letter
Phần kết
Kết thúc email đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành vì họ đã dành thời gian xem email ứng tuyển của bạn. Đồng thời, hãy nói cho nhà tuyển dụng biết là bạn cũng rất mong chờ phản hồi từ họ. Như thế bạn đã hoàn thành được nội dung email một cách khá hiệu quả.
Qua bài viết trên đây của Văn Phòng Xanh chắc hẳn các bạn đã biết rõ hơn về cách viết thư xin việc qua email, chúc bạn sẽ sớm được tìm được công việc phù hợp!!!
