Mỗi dự án công việc đều trải qua năm giai đoạn cơ bản. Độ dài và chi tiết từng giai đoạn có thể khác nhau giữa các dự án, nhưng tất cả sẽ vẫn tuân theo cùng một khuôn khổ chung. Dưới đây là quy trình thực hiện dự án giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh và linh hoạt hơn.
Năm giai đoạn cơ bản là gì?
Các giai đoạn chính thức của một dự án công việc thường được theo dõi và thực hiện theo trình tự như sau:
- Khởi đầu: thành lập nhóm dự án, thuê dự án và khởi động
- Lập kế hoạch: hoàn thiện phạm vi dự án, xác định phân tích công việc chi tiết, đánh giá rủi ro, xác định các yêu cầu về nguồn lực, hoàn thiện lịch trình và chuẩn bị cho công việc thực tế
- Thực hiện: thực hiện công việc thực tế theo yêu cầu và quy định phạm vi dự án
- Giám sát và kiểm soát: quản lý thực tế, báo cáo, kiểm soát các nguồn lực và ngân sách trong giai đoạn thực hiện
- Kết thúc dự án: giao dự án, đánh giá rút kinh nghiệm
Người quản lý dự án sẽ dẫn dắt nhóm thực hiện năm giai đoạn này, bất kể quy mô dự án cho đến khi dự án hoàn thành. Đối với các dự án kiểu phát triển nhanh hoặc lặp đi lặp lại, việc lập kế hoạch và thực hiện diễn ra trong thời gian ngắn hoặc nước rút, với các giai đoạn lặp lại cho đến khi dự án được hoàn thành theo sự hài lòng của khách hàng.
Chi tiết từng giai đoạn của dự án
1. Khởi đầu
Khởi đầu dự án vững chắc không chỉ giúp dự án của bạn thành công mà còn tạo nền tảng cho tất cả các giai đoạn tiếp theo. Nếu bạn là người quản lý dự án, bạn cần:
- Lập kế hoạch dự án tổng quát bằng cách hỏi khách hàng hoặc chủ dự án càng nhiều câu hỏi chi tiết càng tốt
- Chỉ định các thành viên sẽ tham gia nhóm dự án
- Tóm tắt các mục tiêu tổng thể cho cả nhóm
- Các bước có thể đi kèm trong khởi đầu bao gồm: Phân tích các bên liên quan, tìm kiếm nhà tài trợ, xây dựng và truyền thông,…
2. Lập kế hoạch cụ thể
Khi bạn đã bắt đầu dự án và thu thập tất cả thông tin liên quan, bạn cần lập kế hoạch cụ thể cho dự án của mình. Giai đoạn lập kế hoạch phụ thuộc vào quy mô dự án của bạn, lượng thông tin bạn có, tổ chức và quy mô nhóm của bạn. Kết quả là tạo ra một kế hoạch hoặc lịch trình dự án rõ ràng , từ đó mọi người sẽ thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.
Các nhiệm vụ cụ thể trong giai đoạn lập kế hoạch bao gồm:
- Lập kế hoạch truyền thông cho các bên liên quan khác nhau
- Phát triển cấu trúc phân tích công việc chi tiết
- Lập kế hoạch nguồn lực cho kế hoạch dự án và tinh chỉnh trình tự của công việc dựa trên sự phụ thuộc của dự án và các ràng buộc về nguồn lực
- Phát triển một lịch trình chi tiết, phân chia nhiệm vụ cho các thành viên
- Đánh giá rủi ro và xây dựng kế hoạch ưu tiên
3. Thực hiện
Sau khi bạn đã có một kế hoạch dự án vững chắc, nhóm có thể bắt đầu thực hiện dự án theo nhiệm vụ được giao. Đây là giai đoạn mà mọi người bắt đầu thực hiện công việc. Bạn sẽ muốn chính thức bắt đầu giai đoạn thực hiện với các cuộc họp trực tiếp để đảm bảo mọi người có những gì họ cần để bắt đầu thực hiện phần dự án của họ. Đưa nhóm bắt đầu đi đúng hướng là phần không thể thiếu đối với thành công của dự án, vì vậy hãy trình bày rõ ràng lịch trình và kế hoạch truyền thông.
4. Giám sát và kiểm soát
Trong khi dự án đang trong giai đoạn thực hiện, bạn sẽ bắt đầu theo dõi và kiểm soát nó để đảm bảo nó diễn ra theo đúng kế hoạch. Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể giám sát và kiểm soát một dự án.
- Tổ chức cuộc họp hàng ngày hoặc các cuộc họp trạng thái chính thức hàng tuần đều có hiệu quả.
- Thông tin thu được từ cuộc họp hoặc các kênh liên lạc khác sẽ cung cấp thông tin phản hồi và điều chỉnh có thể cần thiết đối với dự án.
- Tuân thủ kế hoạch truyền thông đã lập trước của bạn để đảm bảo nhận thức của các bên liên quan về tình trạng dự án
- Giám sát các nhóm làm việc và các hoạt động làm việc trên lộ trình quan trọng
- Xác định các cơ hội để cải thiện hiệu suất lịch trình bằng cách theo dõi nhanh hoặc hoàn thành các hoạt động song song hoặc nếu cần thiết, phá vỡ lịch trình bằng cách thêm tài nguyên
- Giám sát chi phí thực tế so với kế hoạch
- Trong một số trường hợp, theo dõi, tính toán và báo cáo về giá trị kiếm được cho kế hoạch dự án
- Giám sát và giảm thiểu rủi ro và tinh chỉnh kế hoạch rủi ro khi cần thiết
5. Kết thúc dự án
Sau khi tất cả các chi tiết và nhiệm vụ của dự án của bạn đã hoàn thành và được khách hàng hoặc chủ dự án phê duyệt, cuối cùng bạn có thể chính thức kết thúc dự án của mình. Điều này có vẻ như là một hình thức, nhưng việc kết thúc một dự án cũng quan trọng như việc bắt đầu, lập kế hoạch và thực hiện.
Một người quản lý dự án giỏi sẽ ghi lại tất cả thông tin từ dự án và sắp xếp nó gọn gàng để họ có thể tìm lại nếu cần. Đây cũng là thời điểm tốt để rút kinh nghiệm dự án để tất cả các thành viên trong nhóm có thể phản ánh những gì đã xảy ra đúng hay sai trong suốt dự án. Tất cả các ghi chú quan trọng của dự án cũng nên được ghi lại để kết quả có thể được chia sẻ với các thành viên khác của dự án và được lưu vào một thư mục lịch sử dự án. Cuối cùng, điều quan trọng là phải chính thức cung cấp phản hồi và đánh giá hiệu suất nhóm và dự án theo chính sách của công ty bạn.
Trên đây là những bước sẽ giúp bạn hoàn thiện dự án tốt hơn, hy vọng rằng với thông tin này bạn có thể hoàn thành công việc tốt hơn!
