Thói quen trì hoãn khiến bạn cảm thấy khó tập trung vào công việc, không đáp ứng đúng thời hạn và cảm thấy tồi tệ vào cuối ngày khi chưa làm được gì. Theo thời gian, điều này sẽ ngăn cản bạn tiến về phía trước, thậm chí là thất bại.
Nếu bạn đang khó chịu về thói quen này và tìm mọi cách khắc phục nhanh nhất, thì sau đây là một số cách lành mạnh mà bạn có thể áp dụng ngay.
Coi sự chần chừ như một nỗi sợ
Thói quen trì hoãn bắt nguồn từ nhiều nỗi sợ khác nhau như sợ mắc sai lầm, sợ bị đánh giá, sợ xấu hổ và sợ chính nhiệm vụ đó. Hãy vượt qua sự trì hoãn bắt đầu bằng việc phản ứng với nó như những tình huống căng thẳng khác. Bạn có thể hít thở sâu, động viên bản thân vượt qua sự phản kháng và nỗi sợ hãi cũng như thói quen trốn chạy và chọn đối mặt với nhiệm vụ.
Tập trung vào niềm vui lâu dài
Chúng ta thường chọn làm những việc mang lại niềm vui nhất thời hơn là thực hiện một mục tiêu dài hạn – thường phức tạp và khó để đạt được. Một khi bạn chuyển trọng tâm vào những thành tựu dài hạn đó, bạn có thể bắt đầu quá trình làm việc ý nghĩa để hướng đến chúng.
Điều này giống như chạy marathon. Trong khi chạy, bạn có thể bị đau và trông rất khổ sở nhưng khi hoàn thành, bạn sẽ gặt hái được những lợi ích của cảm giác hoàn thành và thành công.
Sử dụng quy tắc 2 phút
Quy tắc 2 phút nói rằng nếu bạn đang lên kế hoạch cho một hành động có thể được thực hiện trong vòng chưa đầy hai phút, đừng tiếp tục lập kế hoạch mà hãy xắn tay áo vào thực hiện. Bạn có thể kéo dài thời gian này lên 5 hoặc 10 phút. Nếu bạn biến quy tắc này thành một thói quen, sẽ có vô số nhiệm vụ được thực hiện và bạn sẽ không có cơ hội để trì hoãn.
“Tác hại của thói quen trì hoãn công việc là vô số và khắc phục đúng cách sẽ giúp bạn tránh các ảnh hưởng tiêu cực này.”
Hãy để những cám dỗ tiếp sức cho bạn
Các trò chơi giải trí, trò chuyện với đồng nghiệp hay ăn vặt có thể đột nhiên khiến bạn không thể cưỡng lại được.
Khi bạn đang tự hỏi làm thế nào để ngăn chặn thói quen trì hoãn, một phần của giải pháp đang ở trước mắt bạn: hãy xem những điều hấp dẫn này như một phần thưởng. Khi hoàn thành tốt điều đang muốn trì hoãn, bạn sẽ có thời gian để tận hưởng chúng một cách trọn vẹn.
Đặt mốc thời hạn ngắn
Bất kể nhiệm vụ có thể nhỏ đến mức nào, hãy cân nhắc chia nó thành các phần nhỏ hơn vừa tầm và đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ, có thể là trong nhiều ngày hoặc nhiều tuần. Ý tưởng ở đây là loại bỏ nguy cơ quá tải, không chồng chất mọi thứ vào đêm trước ngày đến hạn. Đây cũng là bước quan trọng trong hành trình vượt qua thói quen trì hoãn công việc.
Chia sẻ với người khác để có trách nhiệm hơn
Hãy chia sẻ các mốc thời hạn của bạn với người mà bạn tin tưởng và có mối quan hệ tốt. Khi có người khác biết về điều đó, họ có thể khuyến khích, động viên khi thấy bạn đang bắt đầu tụt lại phía sau.
Mặt khác, đồng nghiệp và bạn bè sẽ đặt câu hỏi và quan tâm đến việc bạn đã tiến bộ được bao xa. Bản thân điều này có thể thúc đẩy bạn hành động và hoàn thành công việc, vì bạn muốn chia sẻ bất kỳ thành quả nào đã đạt được.
Hãy nhớ giá trị bản thân
Có thể khó khăn khi bắt đầu công việc do thiếu tự tin hoặc lo sợ rằng bạn sẽ không hoàn thành tốt. Trước khi bắt đầu nhiệm vụ, hãy dành một chút thời gian để ghi nhớ giá trị bản thân và những phẩm chất tích cực của bạn, những phản hồi tích cực nhận được trong quá khứ để tăng cường sự tự tin. Ngay cả khi kết quả cuối cùng không như bạn mong đợi, bạn vẫn là tài sản quý giá đối với nhóm của mình.
Khi một nhiệm vụ có vẻ đặc biệt khó khăn, hãy tự nhủ với bản thân những câu như “Tôi là một nhân viên tài năng và có thể hoàn thành nhiệm vụ này giống như đã từng chinh phục nhiều nhiệm vụ khó khăn khác trong quá khứ”. Điều này giúp nâng cao lòng tự trọng của bạn và đưa bạn vào một suy nghĩ tích cực.
Thực hiện các công việc hữu ích khi trì hoãn
Không phải tất cả sự trì hoãn đều là lãng phí thời gian. Nếu bạn thực sự cảm thấy mình muốn làm điều gì khác ngoài công việc, thì hãy chọn cách hiệu quả để làm điều đó. Bạn có thể sắp xếp lại tài liệu, tạo lịch trình trong tuần hoặc dọn dẹp hộp thư đến…. Bất cứ điều gì giúp bạn làm việc nhanh hơn trong tương lai đều đáng làm. Đôi lúc bạn sẽ không thể tránh khỏi trì hoãn, vậy tại sao không làm cho nó mang lại lợi ích cho bạn?
Nếu phương châm của bạn là “Hôm nay bạn sẽ không làm những việc có thể trì hoãn cho đến ngày mai”, bạn đang tự tạo ra áp lực cho chính mình. Hãy áp dụng bí kiếp từ bỏ thói quen trì hoãn được chia sẻ trên đây để thoát khỏi tình trạng “tê liệt” và hành động ngay nhằm đạt được năng suất làm việc tối ưu.
Đánh dấu những công việc cần ưu tiên
Trong danh sách những công việc cần thực hiện của mỗi người luôn xuất hiện những việc quan trọng hơn cả và cần được hoàn thành trước tiên. Một số việc cần được làm ngay lập tức, một số việc cần hoàn thành sớm bên cạnh những việc khác không quá quan trọng. Lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày và sắp xếp chúng vào một trong 4 loại sau:
- Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được thực hiện trước tiên
- Những việc quan trọng nhưng không cấp bách được thực hiện tiếp theo
- Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách được đưa vào một danh mục riêng
- Những thứ không quan trọng cũng không cấp bách được đưa xuống cuối cùng trong bản danh sách
Cuộc sống sẽ cân bằng hơn khi bạn sắp xếp và thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự trên. Bạn sẽ không sợ bỏ sót những công việc quan trọng và có thể hoàn thành những công việc cấp bách đúng thời hạn quy định.
Tuân thủ nghiêm ngặt theo một kế hoạch đã đặt ra từ trước
Khi đã đặt ra những đầu việc cũng như những mục tiêu cụ thể cần theo dõi quá trình thực hiện chúng và đảm bảo các công việc được thực hiện tuần tự theo kế hoạch đã lập ra từ trước.
Tuy nhiên cũng cần linh hoạt trong việc lựa chọn sắp xếp công việc. Có thể cố gắng hoàn thành công việc trong ngày để dành thời gian thư giãn vào buổi tối hay sắp xếp những công việc cần nhiều thời gian để hoàn thành vào những thời điểm cụ thể mỗi ngày…. Điều đó phụ thuộc vào chính bản thân mỗi người.
Giải quyết những công việc khó khăn trước
Nếu trong danh sách công việc hàng ngày có một nhiệm vụ khó khăn, các chuyên gia quản lý thời gian đưa ra đề xuất nên giải quyết công việc đó càng sớm càng tốt. Tâm trí của bạn sẽ luôn để ý vào công việc đó và ảnh hưởng đến việc hoàn thành những công việc khác.
Sẽ thật nhẹ nhõm khi hoàn thành xong các công việc khó khăn hàng ngày, điều này còn giúp tạo sự hưng phấn cũng như động lực để bạn hoàn thành các công việc tiếp theo trong danh sách.
Ghi chú
Khi mỗi người đã có một danh sách các việc cần làm hãy gạch bỏ những nhiệm vụ khi đã hoàn thành chúng. Thường xuyên tham khảo các ghi chú để giúp bạn có trách nhiệm hơn với bản thân cũng như đảm bảo mình đang đi đúng hướng. Tránh việc lãng phí thời gian.
Thậm chí có thể ghi chú cả những công việc mình sẽ làm trong tuần, tháng và đảm bảo luôn có thể mang theo chúng bên người để thuận lợi trong việc thay đổi kể cả khi đang di chuyển.
Ngày nay các điện thoại smartphone đã tích hợp tính năng ghi chú giúp người dùng quản lý được các công việc trong ngày cũng như thời gian hoàn thành chúng.
