Bạn có biết, trong bất kể lĩnh vực nào của công việc cũng như cuộc sống, kỹ năng làm việc nhóm vô cùng quan trọng. Để có thể hoàn thành được công việc tốt nhất các thành viên nhóm cần có kế hoạch chung và có những nguyên tắc cơ bản trong công việc chung. Hãy cùng Văn Phòng Xanh khám phá ngay các nguyên tắc cơ bản để làm việc nhóm hiệu quả trong môi trường văn phòng qua bài viết dưới đây nhé!!
Các nguyên tắc cơ bản để làm việc nhóm hiệu quả trong môi trường văn phòng.
1. Có mục tiêu chung
Đảm bảo rằng toàn bộ nhóm hiểu và chia sẻ mục tiêu chung của dự án hoặc công việc. Mục tiêu này sẽ giúp tập trung tài nguyên và nỗ lực của mọi người vào cùng một hướng.
Để đạt được mục tiêu chung trong cả nhóm thì cần đưa trọng tâm rõ ràng. Ví dụ với QA team thì mục tiêu chung chính là chất lượng của dự án được đảm bảo. Vì vậy, các thành viên đều nhận thức được những mục tiêu của cả team và cùng nhau cố gắng đạt được mục tiêu đó.
Muốn làm được như vậy, Cả nhóm phải luôn bám sát mục tiêu của mình đưa ra để thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân thì thống nhất một quan điểm chung để làm việc.
2. Phân công hiệu quả
Xác định các nhiệm vụ cụ thể và phân chia công việc một cách rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm. Điều này giúp mỗi người biết mình đảm nhận trách nhiệm gì và đồng thời tận dụng được tài năng và kỹ năng của mỗi thành viên.
Phân công trách nhiệm cũng ng quan trọng như đảm bảo hoàn thành mọi việc. Vì vậy cần phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm.
Phân công công việc cần phải rõ ràng cụ thể với trách nhiệm từng cá nhân trong nhóm dựa vào điểm mạnh của từng cá nhân.
3. Giao tiếp hiệu quả
Đảm bảo sự giao tiếp liên tục và hiệu quả trong nhóm. Sử dụng các phương tiện giao tiếp như email, cuộc họp, tin nhắn, hay công cụ truyền tin nhanh như Slack để trao đổi thông tin, ý kiến, và tiến độ công việc.
Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất.
Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác đồng nghiệp của họ.
4. Sử dụng kỹ năng lắng nghe
Lắng nghe những ý kiến và đề xuất của các thành viên trong nhóm. Đây là cách để đảm bảo mọi người được tham gia và cảm thấy được coi trọng. Cẩn thận lắng nghe và đồng ý hoặc thảo luận các ý kiến khác nhau giữa các thành viên.
5. Xây dựng lòng tin và tôn trọng
Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trường làm việc theo nhóm, sự tôn trọng là yếu tố rất quan trọng. Đó là một nhu cầu thiết yếu của mỗi cá nhân.
Nếu bạn biết tôn trọng ý kiến của người khác, đúc rút những điểm hay, sáng tạo thì sẽ giúp công việc của cá nhóm đạt hiểu quả tốt hơn.
Xây dựng một môi trường làm việc tôn trọng, tin tưởng và thoải mái. Đánh giá và công nhận những đóng góp của từng thành viên và khuyến khích sự phát triển cá nhân.
Môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau.
Việc đặt niềm tin vào members của mình, là một động lực rất lớn để members của mình cố gắng công việc.
6. Đồng thuận và giải quyết xung đột
Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn. Không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm.
Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột. Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung.
7. Trách nhiệm với công việc được giao
Mỗi thành viên trong nhóm cần chịu trách nhiệm cá nhân với công việc của mình. Đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và đóng góp tích cực vào thành công của nhóm.
Làm việc một mình hay nhóm bạn cũng cần luyện cho mình kỹ năng có trách nhiệm với công việc. Khi làm việc một mình, kết quả không tốt thì chỉ bạn là người chịu trách nhiệm, nhưng làm việc nhóm thì khác. Nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể. Khi đó công lao của những người cố gắng làm tốt cũng bị phủ nhận tất cả, bởi kết quả cuối cùng mới là thước đo kết quả công việc chứ không phải chỉ một phần công việc được hoàn thành.
8. Khuyến khích phát triển bản thân
Trong làm việc nhóm, nhiều sinh viên trở thành những bạn chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của mình. Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những người thụ động. Muốn vậy, các thành viên trong nhóm cần phải hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng khác nhau, từ đó bố trí công việc phù hợp với năng lực mỗi thành viên để tất cả mọi người có thể phát huy được thế mạnh và có sự đóng góp phát triển và tạo hiệu quả cho buổi làm việc nhóm.
9. Công bằng và minh bạch
Xây dựng một môi trường làm việc công bằng và minh bạch, nơi mọi người được đối xử công bằng và có cơ hội thể hiện ý kiến và ý tưởng của mình. Chia sẻ thông tin quan trọng và đảm bảo rằng mọi thành viên nhận được cùng một mức độ thông tin.
10. Hoàn thành deadline đúng hạn
Làm việc nhóm là công việc của tập thể. Vì vậy, yêu cầu của làm việc nhóm là các thành viên phải tuân thủ quy định về giờ giấc và luôn đúng giờ. Việc này sẽ đảm bảo được tiến trình buổi làm việc, tạo không khí hứng khởi trước khi bắt đầu. Vì vậy, mỗi thành viên cần ý thức thời gian làm việc nhóm vừa đảm bảo tác phong làm việc vừa giúp công việc nhóm đạt kết quả như mong muốn.
Hy vọng rằng qua bài viết này các bạn sẽ có biết làm thế nào để chúng ta có thể làm việc với nhau một cách tốt nhất. Đồng thời, nếu chúng ta làm được, chúng ta sẽ cảm thấy rất hạnh phúc khi được làm việc trong một môi trường vì lợi ích chung.
