Bạn có biết phiếu xuất kho là một tài liệu quan trọng trong quản lý kho hàng của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Vậy phiếu xuất kho là gì? Nên mua phiếu xuất kho ở đâu? Những lưu ý khi sử dụng phiếu xuất kho như thế nào? Hãy cùng Văn Phòng Xanh tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!!

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là một tài liệu được sử dụng để ghi nhận việc chuyển hàng hóa từ kho đến khách hàng hoặc từ kho này sang kho khác. Nó là một trong những tài liệu quan trọng trong quản lý kho hàng của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Trong phiếu xuất kho, thông tin về các sản phẩm hoặc hàng hóa cần được chuyển đi sẽ được ghi chính xác, bao gồm thông tin về số lượng, đơn vị tính, giá trị, và thông tin về người giao và người nhận hàng.

Phiếu xuất kho thường được sử dụng bởi các tổ chức để theo dõi việc chuyển hàng và đảm bảo rằng hàng hóa được giao cho khách hàng đúng theo yêu cầu. Nó cũng giúp cho việc quản lý kho hàng được hiệu quả hơn, giảm thiểu các sai sót trong quá trình quản lý và theo dõi hàng hóa.

Công dụng của phiếu xuất kho

Công dụng của phiếu xuất kho là quản lý và kiểm soát việc chuyển hàng hóa từ kho đến khách hàng hoặc từ kho này sang kho khác của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin về sản phẩm hoặc hàng hóa được xuất kho, bao gồm số lượng, đơn vị tính, giá trị, ngày xuất kho, người giao và người nhận hàng.

Giúp quản lý kho hàng được hiệu quả hơn bằng cách theo dõi và kiểm soát việc xuất nhập kho, tránh mất mát hoặc thiếu hụt hàng hóa.

Hỗ trợ trong việc đảm bảo tính đúng giờ và đúng chất lượng cho việc giao hàng đến khách hàng.

Cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán để tiến hành thanh toán và xử lý các chứng từ liên quan đến việc xuất kho.

Điều chỉnh số lượng hàng hóa trong kho để cập nhật tình trạng hàng tồn kho và thuật toán sản xuất.

Đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ các quy định pháp luật trong việc quản lý kho hàng.

Mẫu phiếu xuất kho

Hiện nay, Bộ Tài chính ban hành mẫu Phiếu xuất kho ban hành kèm theo một số Thông tư như Thông tư 200, Thông tư 133…

• Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200

• Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133

Cách ghi phiếu xuất kho như sau:

• Góc bên trái của Phiếu xuất kho cần ghi rõ tên của đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị, bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng.
• Phiếu xuất kho cần ghi rõ: Họ tên người nhận, tên, đơn vị; Số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất.
  • Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
  • Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
  • Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.
  • Cột 3,4: Kế toán ghi đơn giá (tùy quy định hạch toán của doanh nghiệp), tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Cột 4 = Cột 2 x Cột 3)
  • Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.
  • Dòng Tổng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.
• Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy vào tổ chức quản lý cũng như quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên. Sau khi phiếu lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng sẽ ký và chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt, giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để có thể nhận hàng. Sau khi hàng hóa được xuất, thủ kho sẽ ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ngày, tháng, năm xuất và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất.

Khi này Liên 1 sẽ được lưu ở bộ phận lập phiếu, Liên 2 được thủ khi giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán. Liên 3 sẽ được người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để có thể theo dõi ở bộ phận sử dụng.

Những lưu ý khi sử dụng phiếu xuất kho

Chính xác thông tin sản phẩm: Cần kiểm tra kỹ thông tin về số lượng, đơn vị tính, giá trị và tên hàng hóa để đảm bảo tính chính xác trong việc xuất kho.

Kiểm tra thông tin về khách hàng: Đảm bảo thông tin của khách hàng nhận hàng được ghi chính xác, bao gồm tên khách hàng, địa chỉ giao hàng và thông tin liên lạc.

Xác nhận chữ ký: Sau khi sản phẩm đã được kiểm tra và chuẩn bị cho việc giao hàng, cần phải có người nhận hàng xác nhận chữ ký để đảm bảo tính chính xác và tránh những vấn đề tranh chấp sau này.

Lưu trữ phiếu xuất kho: Cần lưu trữ phiếu xuất kho và các tài liệu liên quan để sử dụng cho mục đích thanh toán và các quy trình kiểm soát khác.

Kiểm tra kho trước khi xuất kho: Nên kiểm tra hàng tồn kho trước khi xuất kho để tránh thiếu hụt hàng hóa hoặc phát hiện ra các sản phẩm hư hỏng, bị lỗi hoặc hết hạn sử dụng.

Thực hiện các quy trình kiểm soát: Cần tuân thủ các quy trình kiểm soát kho hàng để đảm bảo tính chính xác trong việc xuất kho.

Nên mua phiếu xuất kho ở đâu?

Văn Phòng Xanh – Địa chỉ cung cấp giấy xuất kho uy tín và chất lượng tại Hà Nội