Làm thế nào để bảo quán giấy tờ văn phòng không bị quăn, nhàu nát trong suốt quá trình sử dụng? Làm thế nào để tài liệu có thể được bảo quản tốt nhất? Hãy cùng Văn phòng Xanh khám phá trong bài viết này nhé!
Sử dụng các loại giấy in chất lượng
Ngày nay, việc lựa chọn và sử dụng giấy in trở nên rất phổ biến với hầu hết các văn phòng làm việc ở mọi công ty. Giấy in giúp người dùng có thể nhanh chóng in ấn thông tin, tài liệu cần thiết mà không cần phải ra hàng photo như ngày trước. Cũng bởi lý do này mà hiện nay, công nghệ sản xuất giấy ngày càng phát triển, mang đến nhiều mẫu hàng đa dạng cho người dùng.
Các sản phẩm giáy mang đến nhiều lựa chọn sử dụng hơn cho người tiêu dùng đi kèm cùng chất lượng tương ứng. Do đó, để chọn được sản phẩm phù hợp theo nhu cầu, người dùng cần chú ý một số thông tin sau:
Thương hiệu
Thương hiệu sản xuất giấy in trên thị trường khá đa đạng, nhưng nổi bật nhất có thể kể đến một số cái tên tiêu biểu như: giấy Double A, giấy in A4 Natural, giấy in Pagi,…
Đặc điểm chung của các thương hiệu kể trên chính là có công nghệ sản xuất giấy tiên tiến, sản phẩm đạt chuẩn chất lượng. Các thương hiệu trong và ngoài nước có tên tuổi và đã có mặt lâu đời trên thị trường Việt Nam. Nhờ vậy mà khi chọn mua và sử dụng, người dùng hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng sản phẩm sau khi in ấn.
Tuy nhiên, cần lưu ý chọn mua giấy tại các điểm bán hàng uy tín để tránh mua nhầm phải hàng giả, hàng nhái. Chú ý khi mua cần chọn các tập giấy còn nguyên nhãn mác, không bị bong tróc.
Kích thước giấy
Lưu ý một số kích thước giấy in cơ bản thường được dùng trong in ấn văn phòng: giấy in A4, A3, giấy in hóa đơn,…
Với loại giấy A4 là dòng giấy phổ biến nhất được dùng với các loại tài liệu, giấy tờ văn phòng. Sử dụng giấy A4 cũng là kích thước tiêu chuẩn được dùng.
Các loại giấy A3 được dùng ở một số văn phòng với mục đích in ấn biên lai, hóa đơn đóng tiền. Sử dụng giấy A3 thường đi kèm máy in chuyên dụng để chất lượng in màu mực tốt nhất.
Với riêng giấy in hóa đơn là dòng giấy chuyên dùng, được sử dụng khá đa dạng từ văn phòng đến các quán ăn, cửa hàng,… Một cuộn giấy in khá nhỏ, với đường kính cuộn mới khoảng 45mm, dễ sử dụng với các loại máy in hóa đơn hay máy POS cầm tay.
Xem thêm: Giấy in A4 chất lượng.
Độ dày giấy
Độ dày giấy đóng vai trò khá quan trọng cho chất lượng sử dụng giấy tờ văn phòng. Tùy thuộc vào độ dày giấy mà người dùng lựa chọn in loại thông tin, tài liệu nào cho phù hợp.
Các loại giấy mỏng thường được dùng in ấn sử dụng hàng ngày với các loại thông báo, tài liệu,… Với dòng giấy này khi sử dụng một thời gian thường dễ bị quan mép, dễ hình thành nếp gấp do cầm tay nhiều. Việc bảo quản giấy in mỏng tương đối cần chú ý hơn do chất lượng giấy dễ hỏng. Loại giấy mỏng này thường được các hàng photo lựa chọn sử dụng vì giá thành thấp, dễ tìm mua. Khi khách hàng có nhu cầu in giấy đẹp sẽ lựa chọn đổi sang dòng giấy khác cao cấp hơn.
Một số loại giấy in tầm trung có độ dày tương đối, được nhiều văn phòng lựa chọn sử dụng cho nhân viên. Giấy in này tương đối sáng, chất lượng giấy cứng, thích hợp dùng cho dân văn phòng nhất.
Dòng giấy in bìa cứng thường được sử dụng để tạo bìa ngoài hoặc dùng in màu theo nhu cầu người dùng. Với dòng giấy này, ít có văn phòng nào sử dụng vì tính ứng dụng chưa cao. Tuy nhiên, tại các hàng in ấn, đây là dòng giấy in không thể thiếu, phục vụ cho việc in tài liệu, luận văn,…
Sử dụng dụng cụ văn phòng kèm theo
Bên cạnh việc lựa chọn các dòng giấy in phù hợp cho văn phòng, dân công sở còn cần chú ý sử dụng thêm một số sản phẩm đi kèm khác. Các sản phẩm dụng cụ này giúp gia tăng tuổi thọ sử dụng và độ bền lâu dài cho các loại giấy tờ văn phòng.
Bìa cứng
Bìa cứng được dùng bọc ngoài tài liệu, giúp bảo vệ, hạn chế nhăn nhúm giấy tờ trong quá trình sử dụng. Một số thiết kế bìa cứng cao cấp còn có khả năng chống thấm nước, giúp tài liệu bên trong khô ráo cả khi người dùng di chuyển dưới mưa.
Phía ngoài bìa cứng còn được đặt thêm ngăn trong để ghi chú tên tài liệu bên trong. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm lại thông tin. Cùng với đó, việc sử dụng bìa cứng giúp người dùng dễ dàng cất trữ, bảo quản giấy tờ văn phòng.
Kẹp sắt
Kẹp sắt là phụ kiện tương đối quen thuộc được sử dụng phổ biến tại nhiều công sở. Sản phẩm được dùng để phân loại và nhóm các tập tài liệu giống nhau, giúp người dùng phân loại và chia nhỏ giấy tờ văn phòng một cách dễ dàng.
Sử dụng kẹp sắt giúp dễ dàng đính thêm hoặc tháo rời tài liệu mà không làm hỏng, rách giấy, giúp giấy tờ sử dụng được bền và chất lượng hơn.
Có kế hoạch sắp xếp giấy tờ thường xuyên
Xây dựng cho bản thân thói quen sắp xếp giấy tờ văn phòng thường xuyên giúp mang đến nhiều lợi ích cho dân công sở. Sắp xếp giấy tờ mang đến không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp, nâng cao hiệu quả công việc và hứng thú trong lao động.
Việc thường xuyên sắp xếp giầy tờ giúp bạn chủ động hơn trong công việc hay khi cần tìm kiếm, tra cứu tài liệu. Điều này giúp đảm bảo tài liệu giấy tờ luôn được sắp xếp, bảo quản một cách tốt nhất.
Tham khảo thêm: Mẹo hay hướng dẫn các cách sắp xếp giấy tờ văn phòng.
