Các hoạt động văn phòng được tổ chức với mục đích giảm căng thẳng trong công việc cũng như gia tăng tinh thần đoàn kết của nhân sự doanh nghiệp. Vậy khi tổ chức các hoạt động văn phòng ta cần lưu ý điều gì để sự kiện này được diễn ra tốt đẹp. Cùng tìm hiểu nhé!
Hoạt động văn phòng là gì
Hoạt động văn phòng bao gồm nhiều các sự kiện được tổ chức một cách đa dạng với nhiều hình thức khác nhau. Hoạt động văn phòng cũng có thể hiểu là các hoạt động đặc trưng mang tính chất công việc văn phòng. Tuy nhiên trong bài viết này, chúng ta sẽ đề cập đến các hoạt động mang tính giải trí mà nhiều doanh nghiệp tổ chức dành cho nhân viên của mình.
Các hoạt động văn phòng có thể là: hoạt động teambuilding, du lịch trong năm, liên hoan chương trình hay tổ chức sự kiện các ngày lễ, tết. Đối với các doanh nghiệp lớn sẽ có bộ phận truyền thông hay tổ chức sự kiện riêng, chuyên phụ trách điều hành các hoạt động này.
Cần chú ý gì khi tổ chức hoạt động văn phòng
Là hoạt động được tổ chức dành riêng cho nhân viên trong doanh nghiệp, do đó, cần chú ý:
Lên kế hoạch tổ chức
Bất cứ hoạt động văn phòng nào cũng đều cần có kế hoạch tổ chức cụ thể. Bản kế hoạch giúp người thực hiện bám sát theo chương trình, đảm bảo thời gian và nội dung được diễn ra.
Kế hoạch tổ chức thường được dự kiến sớm hơn so với sự kiện có thể từ 1 tháng (với các sự kiện nhỏ) hoặc thậm chí trên 6 tháng (với các sự kiện quy mô lớn). Kế hoạch lên càng tỉ mỉ, càng giúp sự kiện được diễn ra trơn tru, tốt đẹp.
Trong bản kế hoạch tổ chức cần dự trù được một số yếu tố như: địa điểm, lượng người, kinh phí, thời gian, hoạt động trong sự kiện,…
Dự trù kinh phí
Dự trù kinh phí giúp các hoạt động văn phòng khi diễn ra đảm bảo đầy đủ, không lãng phí. Phần kinh phí được tính toán dự theo báo giá sự kiện ở các mục khác nhau. Khi dự toán chi phí, ta có thể tham khảo một số báo giá như: báo giá địa điểm, tiền quà, tiền đồng phục (nếu có), tiền ăn uống,…
Dự trù càng chi tiết càng giảm bớt các chi phí phát sinh không đáng có ở trong sự kiện. Tuy nhiên, phần sự trù kinh phí không hoàn toàn đảm bảo sẽ không phát sinh trong sự kiện. Theo đó, trong suốt quá trình diễn ra các hoạt động văn phòng, kinh phí có thể phát sinh thêm/ bớt tùy theo thực tế, nhưng không được vượt quá 10% so với kế hoạch.
Thời điểm và địa điểm sự kiện
Dựa vào tính chất sự kiện mà chúng ta cần lựa chọn thời điểm sự kiện phù hợp để đảm bảo lượng người tham dự được đông đủ nhất. Cụ thể:
Nên tổ chức các hoạt động dã ngoại, teambuilding vào dịp cuối tuần. Chọn những địa điểm cách không quá xa với trung tâm thành phố để giảm bớt mệt mỏi do di chuyển đường dài.
Các hoạt động nghỉ dưỡng, du lịch thường tổ chức vào mùa hè và thường chọn các địa danh có biển nổi tiếng.
Các hoạt động tri ân khách hàng hay hội nghị tổng kết có thể được tổ chức cuối mỗi quý hay cuối năm. Lúc này, địa điểm tổ chức được lựa chọn ở các trung tâm tổ chức sự kiện, đảm bảo tính chuyên nghiệp và trang trọng.
Một số các hoạt động nội bộ trong công ty dành cho cán bộ công nhân viên thường được tổ chức đúng các dịp lễ, tết hoặc có thể lựa chọn tổ chức sớm vào dịp cuối tuần.
Dự kiến khách mời và người tham gia
Mỗi chương trình khi tổ chức đều đòi hỏi một lượng người tham dự nhất định. Do đó, việc lên kế hoạch và ấn định lượng người chắc chắn tham dự giúp sự kiện được tiến hành và diễn ra tốt đẹp.
Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần tính toán thêm lượng khách mời đến đột xuất hoặc những trường hợp không đến bất ngờ để điều tiết chương trình.
