Mẫu đơn xin nghỉ học dành cho học sinh – sinh viên: Ngắn gọn, rõ ràng

Trong môi trường học đường, việc xin phép nghỉ học là nhu cầu hoàn toàn bình thường và có thể xảy ra với bất kỳ học sinh – sinh viên nào. Dù lý do xuất phát từ vấn đề sức khỏe, tham gia hoạt động ngoại khóa, giải quyết việc gia đình hay những tình huống phát sinh đột xuất, thì một lá đơn xin nghỉ học được trình bày rõ ràng, đúng quy định luôn là yếu tố quan trọng giúp giáo viên, nhà trường nắm được thông tin và xem xét đề xuất một cách thuận lợi.

Tuy nhiên, không ít học sinh – sinh viên vẫn lúng túng khi viết đơn xin nghỉ học: không biết cần trình bày những mục nào, viết lý do ra sao cho hợp lý, dùng ngôn từ như thế nào để thể hiện sự nghiêm túc mà vẫn ngắn gọn, dễ hiểu. Một mẫu đơn xin nghỉ học chuẩn, súc tích nhưng đầy đủ thông tin cần thiết sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có, đồng thời thể hiện thái độ tôn trọng đối với thầy cô và nhà trường.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp những mẫu đơn xin nghỉ học được thiết kế khoa học, dễ sử dụng, phù hợp cho cả học sinh phổ thông lẫn sinh viên đại học – cao đẳng. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ được hướng dẫn cụ thể cách viết từng phần trong đơn, các lưu ý quan trọng cần biết và một số mẹo nhỏ giúp nội dung trở nên lịch sự, thuyết phục và chuyên nghiệp hơn. Một lá đơn chỉ cần vài phút để hoàn chỉnh, nhưng lại thể hiện rất nhiều về thái độ và ý thức học tập của bạn.

Mẫu đơn xin nghỉ học dành cho học sinh – sinh viên

Khi nào cần viết đơn xin nghỉ học?

Viết đơn xin nghỉ học là thủ tục cần thiết giúp học sinh – sinh viên thông báo lý do nghỉ học một cách chính thức, minh bạch và có trách nhiệm. Dưới đây là các trường hợp phổ biến cần chuẩn bị đơn xin nghỉ học để được giáo viên hoặc nhà trường chấp thuận.

1. Nghỉ học do ốm đau, bệnh tật

Khi sức khỏe không đảm bảo, học sinh – sinh viên cần viết đơn xin nghỉ học kèm theo giấy khám bệnh, toa thuốc hoặc giấy xác nhận của phụ huynh (nếu cần). Điều này giúp giáo viên nắm được tình hình sức khỏe, đồng thời tạo điều kiện hỗ trợ việc học bù hoặc gửi bài giảng để bạn không bị mất kiến thức.

2. Nghỉ học vì việc gia đình

Các trường hợp như gia đình có việc đột xuất, hiếu hỉ, chuyển nhà, chăm sóc người thân… đều cần có đơn xin nghỉ học để nhà trường hiểu rõ lý do. Việc thông báo trước còn giúp thầy cô chủ động sắp xếp bài kiểm tra, bài tập và kế hoạch học tập, tránh ảnh hưởng đến điểm số hoặc quy chế chuyên cần.

3. Nghỉ học vì tham gia hoạt động ngoại khóa, thi đấu, sự kiện

Học sinh – sinh viên tham gia các chương trình ngoại khóa, cuộc thi, sự kiện của trường hoặc bên ngoài cũng cần viết đơn xin nghỉ học. Thông thường, trường sẽ yêu cầu đơn kèm giấy mời, quyết định cử tham gia hoặc xác nhận từ giáo viên phụ trách. Đây là hình thức để nhà trường ghi nhận sự tham gia hợp lệ và không tính vào số buổi nghỉ không phép.

4. Nghỉ học do lý do đột xuất

Những tình huống bất ngờ như tai nạn nhẹ, sự cố cá nhân, đồ đạc hoặc phương tiện hư hỏng… khiến bạn không thể đến trường đúng giờ hoặc đúng ngày đều cần có đơn xin nghỉ học. Đơn giúp giáo viên xác minh lý do và đảm bảo bạn không bị đánh giá nghỉ học trái quy định.

5. Nghỉ dài ngày (1–3 ngày hoặc hơn)

Trường hợp nghỉ từ 1–3 ngày hoặc dài hơn, việc viết đơn là bắt buộc để nhà trường lưu lại hồ sơ và cân nhắc phê duyệt. Với thời gian nghỉ kéo dài, bạn nên trình bày rõ:

• Lý do nghỉ học kèm minh chứng (nếu có).

• Thời gian bắt đầu – kết thúc.

• Cam kết theo kịp chương trình hoặc xin hỗ trợ bài tập.

Điều này giúp hạn chế việc bỏ lỡ kiến thức và đảm bảo việc học không bị gián đoạn.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi viết đơn

Để lá đơn xin nghỉ học được chấp thuận nhanh chóng và tránh phải chỉnh sửa nhiều lần, học sinh – sinh viên cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết trước khi viết. Những thông tin này giúp nhà trường dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và xác minh lý do nghỉ, đảm bảo đúng quy định về chuyên cần.

1. Thông tin cá nhân

Trước tiên, người viết đơn cần cung cấp chính xác các thông tin nhận diện, bao gồm:

• Họ và tên đầy đủ theo giấy tờ học sinh/sinh viên.

• Lớp, khóa, khoa hoặc ngành học để giáo viên dễ theo dõi.

• Trường học hoặc đơn vị đào tạo.

• Mã số học sinh/sinh viên (nếu có) nhằm đảm bảo sự rõ ràng và tránh nhầm lẫn khi xử lý hồ sơ.

Những thông tin này thường được ghi ở phần đầu đơn để xác định rõ người xin nghỉ là ai và thuộc đơn vị lớp nào.

2. Thông tin về thời gian nghỉ

Một lá đơn hợp lệ cần nêu rõ thời gian nghỉ học, bao gồm:

• Ngày bắt đầu nghỉ học.

• Ngày kết thúc dự kiến.

• Trường hợp nghỉ 1 buổi, 1 ngày hoặc nhiều ngày phải ghi cụ thể để giáo viên và nhà trường xác định số buổi nghỉ hợp lệ.

Thông tin thời gian càng chi tiết bao nhiêu, việc quản lý điểm danh và chuyên cần càng thuận lợi bấy nhiêu.

3. Lý do nghỉ học

Lý do nghỉ học cần được trình bày:

• Ngắn gọn, rõ ràng và trung thực.

• Tránh kể lể dài dòng hoặc đưa ra lý do thiếu thuyết phục.

• Nếu nghỉ vì bệnh hoặc lý do quan trọng, nên chuẩn bị giấy khám bệnh hoặc xác nhận từ phụ huynh để tăng độ tin cậy.

Một lý do nghỉ học chính đáng giúp giáo viên dễ dàng cân nhắc và phê duyệt.

4. Thông tin về người xác nhận

Tùy từng cấp học, nhà trường có thể yêu cầu người xác nhận lý do nghỉ học:

• Đối với học sinh phổ thông: Cần ghi thông tin phụ huynh hoặc người giám hộ để đảm bảo việc nghỉ học được gia đình đồng ý và theo dõi.

• Đối với sinh viên: Có thể cần chữ ký hoặc xác nhận từ giáo viên chủ nhiệm, cố vấn học tập hoặc khoa quản lý trong một số trường hợp nghỉ dài ngày.

Việc xác nhận giúp đảm bảo minh bạch, tránh tình trạng nghỉ học không phép hoặc lạm dụng.

Cấu trúc chuẩn của một mẫu đơn xin nghỉ học

1. Phần mở đầu

Phần mở đầu đóng vai trò xác lập tính trang trọng và đúng chuẩn của một lá đơn. Đối với học sinh – sinh viên, phần này nên trình bày ngắn gọn, sạch sẽ, bố cục rõ ràng. Một số trường hoặc khoa yêu cầu có Quốc hiệu – Tiêu ngữ, số còn lại chỉ cần ghi đúng tên đơn. Vì vậy, tùy vào quy định, người viết có thể linh hoạt điều chỉnh.

2. Quốc hiệu – Tiêu ngữ (có thể có hoặc không đối với sinh viên)

Nếu có yêu cầu trình bày theo văn bản hành chính, phần này sẽ gồm:

• Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

• Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đây là định dạng giúp lá đơn mang tính pháp lý và trang trọng hơn. Tuy nhiên, đa số trường đại học không bắt buộc, nên sinh viên có thể bỏ qua nếu mẫu đơn không yêu cầu.

3. Tên đơn: “Đơn xin nghỉ học”

Tên đơn được đặt ở chính giữa, viết in hoa hoặc in đậm để người tiếp nhận dễ nhận diện mục đích văn bản. Đây là dòng quan trọng giúp xác định nội dung chính của đơn ngay từ đầu.

4. Kính gửi

Phần “Kính gửi” giúp xác định rõ đơn được gửi tới ai và ai là người chịu trách nhiệm xét duyệt. Tùy cấp học và quy trình của từng trường, người viết có thể gửi đến một trong các bộ phận sau:

• Ban giám hiệu

• Giáo viên chủ nhiệm

• Giáo vụ

• Cố vấn học tập
  Việc ghi đầy đủ sẽ thể hiện thái độ tôn trọng và đúng quy trình.

5. Thông tin người làm đơn

Đây là phần cung cấp danh tính và thông tin học tập của người viết đơn để nhà trường dễ dàng đối chiếu và quản lý. Thông thường gồm:

• Họ và tên

• Lớp hoặc khóa học

• Mã số học sinh/sinh viên

• Ngành học hoặc khoa quản lý
  Thông tin càng rõ ràng thì việc xét duyệt càng dễ dàng, giảm nguy cơ nhầm lẫn.

6. Nội dung đơn

Đây là phần quan trọng nhất, trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ những thông tin cần thiết:
• Lý do xin nghỉ học:
Nêu rõ lý do chính đáng như: ốm đau, khám bệnh, việc gia đình, tham gia thi cử, sự kiện quan trọng, hoặc lý do cá nhân có xác minh.

• Thời gian xin nghỉ:
Ghi cụ thể thời gian: nghỉ 1 buổi, 1 ngày hay nhiều ngày. Ví dụ: “Xin nghỉ từ ngày … đến ngày …”.

• Cam kết:
Người viết đơn cần thể hiện thái độ trách nhiệm như:

• Hứa sẽ chủ động bổ sung kiến thức đã bỏ lỡ.

• Hoàn thành bài tập và theo kịp chương trình sau khi trở lại lớp.

Cam kết này cho thấy sự nghiêm túc và tôn trọng môi trường học tập.

7. Xác nhận phụ huynh (đối với học sinh)

Đối với học sinh phổ thông, xác nhận của phụ huynh là phần bắt buộc. Chữ ký hoặc ghi chú xác nhận của phụ huynh giúp giáo viên nắm rõ tình hình và đảm bảo tính minh bạch khi cho phép nghỉ học.

8. Ngày tháng làm đơn – chữ ký

Cuối đơn, người viết cần ghi rõ:

• Ngày, tháng, năm làm đơn

• Chữ ký của học sinh/sinh viên

• Họ tên và chữ ký phụ huynh (nếu là học sinh)

Phần này khẳng định người viết chịu trách nhiệm với thông tin trong đơn, đồng thời tạo sự rõ ràng, thống nhất khi lưu trữ hồ sơ.

Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ học ngắn gọn – rõ ràng

Khi viết đơn xin nghỉ học, điều quan trọng nhất là đảm bảo tính súc tích, lịch sự và đầy đủ thông tin. Một lá đơn trình bày rõ ràng không chỉ giúp nhà trường dễ dàng phê duyệt mà còn thể hiện thái độ nghiêm túc của người học.

1. Không lan man, chỉ nêu lý do chính

Trong phần lý do, bạn chỉ cần trình bày ngắn gọn, trực tiếp vào trọng tâm, tránh dài dòng hoặc giải thích quá chi tiết. Ví dụ: ốm đau, việc gia đình, tham dự sự kiện bắt buộc… Việc nêu lý do rõ ràng giúp giáo viên dễ dàng hiểu và xét duyệt.

2. Giữ thái độ lịch sự, tôn trọng giáo viên và nhà trường

Một lá đơn xin nghỉ học phải thể hiện thái độ tôn trọng. Hãy sử dụng ngôn ngữ trang trọng, tránh viết tắt, tránh dùng từ ngữ thiếu nghiêm túc. Cách xưng hô phải phù hợp như: Kính gửi Ban giám hiệu, Kính gửi giáo viên chủ nhiệm, Em xin phép được…

3. Không dùng từ ngữ nhạy cảm hoặc thiếu nghiêm túc

Các từ ngữ mang tính đùa cợt, chủ quan, hoặc những mô tả nhạy cảm về sức khỏe, cảm xúc cần tránh hoàn toàn. Lá đơn là văn bản hành chính nên phải đảm bảo sự nghiêm túc và chuẩn mực.

4. Ghi rõ thời gian nghỉ để tránh nhầm lẫn

Bạn cần thể hiện chính xác thời gian nghỉ: ngày bắt đầu – ngày kết thúc, hoặc ghi rõ “xin nghỉ buổi sáng/chiều ngày…”. Thời gian rõ ràng giúp giáo viên theo dõi buổi nghỉ và đảm bảo không ảnh hưởng đến điểm danh hoặc các bài kiểm tra.

5. Nếu nghỉ đột xuất, cần thông báo càng sớm càng tốt

Trong những trường hợp phát sinh đột ngột như bệnh, tai nạn, việc gia đình gấp… học sinh – sinh viên nên thông báo cho giáo viên chủ nhiệm hoặc giáo vụ ngay khi có thể. Điều này thể hiện sự chủ động và giúp nhà trường sắp xếp việc học tập phù hợp.

6. Học sinh nên có chữ ký phụ huynh để tăng tính xác thực

Đối với học sinh phổ thông, chữ ký của phụ huynh giúp xác nhận thông tin là chính xác và được sự đồng ý của gia đình. Đây là yếu tố quan trọng giúp giáo viên yên tâm và dễ dàng phê duyệt đơn.

7. Sinh viên nên đính kèm minh chứng (giấy khám bệnh, giấy mời) nếu có

Với sinh viên đại học, việc xin nghỉ học thường cần có căn cứ rõ ràng, đặc biệt khi nghỉ dài ngày hoặc trùng thời điểm học phần quan trọng. Các loại giấy tờ như giấy khám bệnh, giấy hẹn tái khám, giấy mời tham dự sự kiện, hoặc các minh chứng liên quan sẽ giúp việc xét duyệt chính xác và nhanh chóng hơn.

Mẫu đơn xin nghỉ học dành cho học sinh – sinh viên

Mẫu đơn xin nghỉ học dành cho học sinh – sinh viên

Lưu ý quan trọng khi nộp đơn xin nghỉ học

Khi nộp đơn xin nghỉ học, ngoài việc viết đúng mẫu và trình bày đầy đủ thông tin, người học cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc để quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

1. Nộp đúng người phụ trách: giáo viên chủ nhiệm, cố vấn học tập, giáo vụ

Tùy cấp học, người tiếp nhận đơn có thể khác nhau. Học sinh phổ thông thường nộp cho giáo viên chủ nhiệm; sinh viên cần gửi đến cố vấn học tập, phòng đào tạo hoặc bộ môn. Nộp đúng người có thẩm quyền giúp đơn được phê duyệt chính xác và kịp thời.

2. Nộp trước thời gian nghỉ (nếu có thể)

Trong trường hợp nghỉ có kế hoạch như khám bệnh, về quê, tham dự sự kiện…, người học nên nộp đơn sớm để giáo viên nắm được lịch vắng mặt. Điều này cũng giúp tránh ảnh hưởng đến điểm chuyên cần hoặc các bài kiểm tra.

3. Giữ lại một bản sao đơn (hoặc ảnh chụp)

Dù là đơn giấy hay đơn online, bạn vẫn nên lưu một bản sao để đối chiếu khi cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng đối với sinh viên vì nhiều môn học yêu cầu chứng minh lý do vắng mặt.

4. Theo dõi phản hồi từ giáo viên/nhà trường

Sau khi nộp đơn, bạn nên kiểm tra phản hồi từ người phụ trách để biết đơn đã được chấp thuận hay chưa. Với sinh viên, email thông báo hoặc thông tin cập nhật từ cố vấn học tập là rất quan trọng.

5. Sau khi trở lại lớp: chủ động hỏi bài, xin tài liệu, hoàn thành bài tập thiếu

Việc nghỉ học dù có phép vẫn có thể khiến bạn bỏ lỡ bài vở. Vì vậy, sau khi quay lại lớp, hãy chủ động xin bài, đọc lại tài liệu và hoàn thành các bài tập còn thiếu để không ảnh hưởng đến kết quả học tập.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Nghỉ học 1 ngày có cần đơn không?

Học sinh thường vẫn cần viết đơn, đặc biệt nếu trường có quy định nghiêm về điểm danh. Với sinh viên, một số trường cho phép báo vắng qua email hoặc hệ thống học tập, nhưng viết đơn vẫn là cách đảm bảo nhất.

2. Sinh viên có thể xin nghỉ qua email không?

Có. Hầu hết các trường đại học đều chấp nhận đơn xin nghỉ gửi qua email cho cố vấn học tập hoặc giáo vụ. Nội dung email cần đầy đủ thông tin như một lá đơn chính thức và nên đính kèm minh chứng nếu có.

3. Không có chữ ký phụ huynh có được chấp nhận không?

Đối với học sinh phổ thông, chữ ký phụ huynh là cần thiết để xác nhận thông tin. Tuy nhiên, với sinh viên, chữ ký phụ huynh không bắt buộc vì sinh viên đã tự chịu trách nhiệm về lịch học của mình.

4. Nghỉ học có cần minh chứng không?

Không phải lúc nào cũng cần, nhưng nếu nghỉ vì lý do sức khỏe, gia đình hoặc nghỉ dài ngày, việc có giấy khám bệnh, giấy xác nhận hoặc giấy mời sự kiện sẽ giúp đơn được phê duyệt dễ dàng hơn.

5. Có thể viết đơn xin nghỉ học bằng tay không?

Hoàn toàn được. Đơn viết tay vẫn hợp lệ miễn là trình bày rõ ràng, sạch đẹp, đủ thông tin và đúng quy tắc hành chính. Tuy nhiên, nếu là sinh viên hoặc khi gửi qua email, đơn đánh máy sẽ tiện hơn và chuyên nghiệp hơn.

Kết luận

Đơn xin nghỉ học tuy là một văn bản đơn giản nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch, tôn trọng và trách nhiệm giữa học sinh – sinh viên với thầy cô và nhà trường. Một lá đơn được viết rõ ràng, đúng mẫu và nêu lý do hợp lý không chỉ giúp yêu cầu nghỉ học của bạn được chấp thuận dễ dàng hơn mà còn thể hiện thái độ nghiêm túc trong học tập, cũng như ý thức tuân thủ nội quy chung.

Hy vọng rằng những mẫu đơn và hướng dẫn chi tiết trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn cách trình bày một lá đơn xin nghỉ học ngắn gọn, đúng trọng tâm mà vẫn lịch sự và chuẩn mực. Dù bạn nghỉ học vì bất kỳ lý do gì, việc thực hiện đúng quy trình và cung cấp đầy đủ thông tin sẽ giúp thầy cô nắm bắt tình hình, đồng thời hỗ trợ bạn theo dõi bài vở và lịch học một cách thuận lợi hơn.

Hãy xem việc viết đơn xin nghỉ học như một kỹ năng nhỏ nhưng quan trọng trong suốt quá trình học tập của mình. Chỉ với một lá đơn được soạn thảo đúng cách, bạn đã thể hiện được tinh thần trách nhiệm cũng như sự tôn trọng dành cho tập thể lớp và thầy cô. Chuẩn bị chu đáo ngay từ đầu cũng là cách giúp bạn giữ vững tác phong chuyên nghiệp – một hành trang cần thiết cho học tập và cho cả tương lai sau này.

Văn Phòng Xanh là cửa hàng chuyên cung cấp đồ dùng văn phòng và dụng cụ học tập dành cho học sinh, sinh viên và người đi làm ở mọi lứa tuổi. Cửa hàng mang đến lựa chọn phong phú từ bút viết, tập vở, giấy in cho đến các vật dụng văn phòng thiết yếu, đáp ứng đầy đủ nhu cầu học tập và công việc hằng ngày. Với tiêu chí chất lượng – đa dạng – giá hợp lý, Văn Phòng Xanh luôn nỗ lực mang đến trải nghiệm mua sắm tiện lợi, sản phẩm bền đẹp và dịch vụ tận tâm, trở thành địa chỉ đáng tin cậy cho mọi khách hàng.

Thông tin: 

• Website: https://vanphongxanh.vn/
• Địa chỉ 1: Lô HH3 khu di dân GPMB và đấu giá QSD đất, phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội
• Địa chỉ 2: 53 Lạch Tray, Ngô Quyền, Hải Phòng
• SĐT: (024) 710 24 710