Để có thể trở thành một dân công sở chỉn chu, các team văn phòng cần lưu ý và chuẩn bị những đồ vật liên quan dưới đây, hãy cùng Văn Phòng Xanh khám phá “list” các vật dụng văn phòng phẩm thiết yếu cần có xuyên suốt trong công việc của một nhân viên văn phòng nhé
Cặp
Loại có thể tự đứng (đặt ở trên sàn cũng không bị đổ), kích cỡ có thể nhét vừa giấy A4. Chọn các màu Đi tối như màu đen, màu nâu để thêm phần trang nhã và lịch sự.
Địa chỉ công ty khách hàng, cách thức liên lạc với người phụ trách
Có thể tham khảo danh thiếp của người phụ trách, hoặc tham khảo trực tiếp thông qua địa chỉ trên cổng thông tin hoặc giấy tờ cá nhân của khách hàng
Thông tin của công ty đối phương
Tra cứu thông tin tối thiểu có thể biết được thông qua trang web như phương châm kinh doanh, danh mục sản phẩm, thông tin mới nhất,…Đặc biệt là quan tâm đến định hướng công việc và mục đích sản phẩm của công ty đối tác để có thể nghiên cứu tiềm năng phát triển trong công việc
Bản đồ cầm tay
Kiểm tra trước khi đi để ngày hôm đó không bị lạc, bạn có thể tham khảo qua bản đồ giấy hoặc tra Google Maps để định hình được đường đi đến công ty, tránh trường hợp đi lạc hoặc đi muộn không đáng có, gây mất thiện cảm tới đối tác mà bạn làm việc.
Biên lai nhận tiền
Không quên dán tem thuế, mang hoá đơn về phòng kế toán để có thể đối chiếu dịch vụ thu chi cho công ty, việc làm này phải cẩn thận không có thể gây vi phạm pháp luật nếu thiếu sót gây thất thoát cho công ty.
Bảng chi phí
Cuộc đàm phán không thể tiến triển nếu không trả lời được câu hỏi của đối phương về chi phí. Vấn đề này cần được bàn bạc rõ ràng và cụ thể từng danh mục sản phẩm cũng như điều kiện đi kèm để không ảnh hưởng tới quyền lợi của đôi bên.
Máy tính cầm tay
Không sử dụng chức năng máy tính của điện thoại. Để có thể chuyên nghiệp hơn bạn đừng quên máy tính cầm tay, nó sẽ có nhiều chức năng tính nhanh cũng như làm ngắn các công đoạn tính toán với đối tác
Bài đăng trên báo và tạp chí
Nếu có thông tin gần đây về công ty mình hoặc công ty đối tác, hãy đọc qua để có thể lường trước những câu hỏi cần thiết dành cho đối tác
Bút cao cấp
Không nên dùng bút rẻ tiền khi đàm phán hợp đồng. Bạn phải chuẩn bị một loại bút bi hoặc kim có mực rõ ràng và rõ nét
Giấy viết thư, tem thư
Có thể viết thư cảm ơn ngay lập tức khi ở trên xe trở về công ty hoặc khi nghỉ ngơi ở quán nước. Thể hiện thành ý của mình trong buổi đàm phán đó tích cực như thế nào.
Danh thiếp trao cho khách hàng
Nếu ở trên bảng kế hoạch hay đề án có chỗ trống, hãy kẹp danh thiếp vào để đối tác, khách hàng có thể liên hệ với bạn
Tờ rơi quảng cáo
Công cụ thúc đẩy kinh doanh như tờ rơi giới thiệu công ty, giới thiệu sản phẩm, chiến dịch… một cách nhanh chóng và đa dạng
Sản phẩm mẫu
Sản phẩm mẫu, sản phẩm dùng thử, sản phẩm mới nhất…. sẽ giúp cho khách hàng có nhiều sự lựa chọn khi mua sản phẩm của công ty bạn.
Bì thư của công ty Thuyết trình
Bì thư to có thể nhét vừa tài liệu, tránh để tài liệu bị nhăn hay gấp nếp thiếu chuyên nghiệp
Tài liệu thuyết trình
Chuẩn bị dư ra để phòng trường hợp có thêm người tham gia đột xuất hay phải thuyết trình cho phòng ban khác.
Ví dụ thực tế
Có thể giúp khách hàng hiểu và hình dung tình hình sử dụng sản phẩm của công ty bạn trong thực tế.
Dữ liệu so sánh
Chuẩn bị số liệu so sánh với các công ty khác để có thể trình bày khi bị hỏi và cũng giúp cho đối tác biết chỉ số kinh doanh qua từng ngày, tháng, quý của công ty bạn.
