Trong những năm gần đây, nhu cầu thuê xe du lịch ngày càng tăng mạnh, đặc biệt trong các dịp nghỉ lễ, sự kiện quan trọng, chuyến công tác hay hành trình du lịch gia đình. Tuy nhiên, đi cùng với nhu cầu lớn đó là không ít rủi ro phát sinh: tranh chấp về chi phí, xe giao không đúng chất lượng cam kết, tài xế vi phạm quy định giao thông, hay tình huống hai bên không thống nhất được trách nhiệm khi có sự cố xảy ra. Tất cả những vấn đề này đều có thể được hạn chế tối đa nếu ngay từ đầu, người thuê và bên cung cấp dịch vụ có một hợp đồng thuê xe du lịch rõ ràng, đúng quy định pháp luật và đầy đủ điều khoản quan trọng.
Không chỉ là văn bản thỏa thuận đơn thuần, hợp đồng thuê xe du lịch còn là “lá chắn” pháp lý giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên, đảm bảo dịch vụ diễn ra minh bạch, chuyên nghiệp và hạn chế tối đa những tranh chấp không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn hợp đồng thuê xe du lịch chuẩn – đúng luật – dễ áp dụng, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng giúp bạn tránh rủi ro trong quá trình thuê xe. Dù bạn là cá nhân, doanh nghiệp hay đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, việc nắm vững cách lập hợp đồng bài bản sẽ giúp bạn chủ động, an tâm và chuyên nghiệp hơn trong mọi giao dịch.
Hướng dẫn soạn hợp đồng thuê xe du lịch đúng quy định, tránh rủi ro
Hợp đồng thuê xe du lịch là gì?
Hợp đồng thuê xe du lịch là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê về việc cung cấp và sử dụng phương tiện phục vụ mục đích di chuyển, tham quan, công tác hoặc du lịch. Theo quy định của Bộ luật Dân sự, đây là loại hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng thuê tài sản, trong đó bên cho thuê có nghĩa vụ bàn giao xe đúng tình trạng cam kết, còn bên thuê phải sử dụng xe đúng mục đích và thanh toán đầy đủ chi phí theo thỏa thuận. Bản chất pháp lý của hợp đồng giúp xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, làm căn cứ giải quyết khi phát sinh tranh chấp.
Hiện nay, hợp đồng thuê xe du lịch được chia thành nhiều loại tùy theo nhu cầu sử dụng. Phổ biến nhất là hợp đồng thuê xe tự lái, phù hợp với những cá nhân hoặc nhóm nhỏ muốn chủ động hành trình; hợp đồng thuê xe có tài xế, thích hợp cho các tour du lịch, sự kiện, công tác; hoặc thuê xe theo ngày, theo chuyến hoặc theo số km, giúp người thuê linh hoạt tối ưu chi phí dựa trên lịch trình thực tế. Mỗi hình thức đều có ưu điểm riêng và yêu cầu điều khoản cụ thể nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Việc lập hợp đồng thuê xe bằng văn bản đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là căn cứ pháp lý rõ ràng, giúp bảo vệ quyền lợi của người thuê và bên cho thuê khi có tranh chấp phát sinh. Hợp đồng bằng văn bản không chỉ quy định chi tiết điều khoản sử dụng, mức phí, trách nhiệm bồi thường mà còn là chứng cứ có giá trị nếu xảy ra sai phạm hoặc tranh chấp trong quá trình sử dụng dịch vụ.
Những nội dung cần có trong hợp đồng thuê xe du lịch
Những nội dung cần có trong hợp đồng thuê xe du lịch
Một hợp đồng thuê xe du lịch đầy đủ và chặt chẽ là yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Dưới đây là những nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng mà người thuê cần đặc biệt lưu ý.
1. Thông tin các bên tham gia hợp đồng
Phần đầu tiên của hợp đồng cần ghi rõ thông tin của bên cho thuê và bên thuê.
-
Bên cho thuê có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp, cần nêu: tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở hoặc nơi cư trú, mã số thuế (nếu là doanh nghiệp), số điện thoại liên hệ.
-
Bên thuê bao gồm: họ tên, số CCCD/CMND, ngày cấp – nơi cấp, địa chỉ thường trú và số liên hệ.
Thông tin này giúp xác định tư cách pháp lý của các bên và là căn cứ quan trọng khi có tranh chấp.
2. Thông tin về xe được thuê
Hợp đồng phải mô tả chi tiết chiếc xe được giao để tránh tranh cãi trong quá trình sử dụng. Các thông tin cần có gồm:
-
Nhãn hiệu, đời xe, biển số, số chỗ ngồi, tình trạng đăng kiểm.
-
Tình trạng xe trước khi bàn giao: ngoại thất (trầy xước, móp), nội thất (ghế, điều hòa, màn hình…), các trang thiết bị đi kèm (lốp dự phòng, giấy tờ xe, dụng cụ cứu hộ…).
Để đảm bảo minh bạch, hai bên nên lập biên bản bàn giao kèm hình ảnh chụp toàn bộ xe. Đây là chứng cứ quan trọng khi xác định trách nhiệm bồi thường nếu có hư hỏng phát sinh.
3. Thời gian và phạm vi thuê
Đây là điều khoản ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và trách nhiệm của người thuê.
-
Hợp đồng cần nêu rõ ngày – giờ bắt đầu, ngày – giờ kết thúc, số ngày hoặc số giờ sử dụng.
-
Nếu có giới hạn về phạm vi di chuyển, cần ghi rõ: chỉ chạy nội thành, được đi tỉnh, hay đi liên tỉnh.
-
Ngoài ra, một số hợp đồng quy định giới hạn số km, vì vậy người thuê cần kiểm tra kỹ để tránh phát sinh phụ phí.
4. Giá thuê và phương thức thanh toán
Giá thuê phải được thể hiện minh bạch, gồm:
-
Đơn giá: theo ngày, theo chuyến hoặc theo số km.
-
Các loại phụ phí: vượt km, vượt giờ, phí chờ, phí phát sinh ngoài hợp đồng hoặc chi phí cầu đường – bãi đỗ (nếu không bao gồm).
-
Tiền đặt cọc: mức đặt cọc, hình thức đặt cọc và điều kiện hoàn cọc.
-
Phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán trước hay sau chuyến đi.
Điều khoản này càng rõ ràng thì càng giảm rủi ro tranh chấp tài chính.
5. Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê xe
Bên cho thuê có trách nhiệm:
-
Bàn giao đúng chiếc xe đã mô tả trong hợp đồng, đảm bảo xe sạch sẽ, an toàn và hoạt động tốt.
-
Cung cấp đầy đủ giấy tờ xe, bao gồm đăng kiểm, bảo hiểm trách nhiệm dân sự và các giấy tờ theo quy định.
-
Hỗ trợ sửa chữa hoặc đổi xe nếu xe gặp trục trặc do lỗi kỹ thuật, không phải do người thuê gây ra.
6. Quyền và nghĩa vụ của bên thuê xe
Bên thuê cần sử dụng xe đúng mục đích, tuân thủ điều khoản sử dụng trong hợp đồng:
-
Không sử dụng xe để chở hàng cấm, chở quá số người quy định hoặc tham gia hoạt động trái pháp luật.
-
Giữ gìn xe cẩn thận, chịu trách nhiệm với những hư hỏng do lỗi cá nhân.
-
Không tự ý thay đổi phụ tùng, sửa chữa hoặc độ xe khi chưa được bên cho thuê đồng ý.
7. Vấn đề bồi thường và trách nhiệm pháp lý
Đây là phần cần quy định thật rõ để tránh tranh cãi:
-
Khi xảy ra tai nạn, hợp đồng phải nêu rõ trách nhiệm của từng bên và cách xử lý theo bảo hiểm xe.
-
Khi vi phạm giao thông, bên thuê thường chịu trách nhiệm nộp phạt, trừ trường hợp lỗi kỹ thuật thuộc về bên cho thuê.
-
Khi xe hỏng hóc, cần quy định nghĩa vụ chi trả chi phí sửa chữa, mức bồi thường và quy trình xử lý.
Những quy định này giúp quá trình thuê xe diễn ra minh bạch và công bằng.
8. Điều khoản về hủy hợp đồng
Hợp đồng cần quy định rõ:
-
Điều kiện được quyền hủy hợp đồng (lý do khách quan, sự kiện bất khả kháng…).
-
Thời gian báo trước khi hủy.
-
Phí hủy hoặc mức khấu trừ tiền cọc nếu hủy cận ngày hoặc hủy không có lý do chính đáng.
9. Điều khoản giải quyết tranh chấp
Khi có mâu thuẫn phát sinh, hợp đồng cần nêu rõ trình tự xử lý:
-
Thương lượng giữa hai bên để tìm giải pháp.
-
Nếu không đạt kết quả, chuyển sang hòa giải.
-
Cuối cùng, nếu cần thiết, khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Điều khoản này là cơ sở quan trọng để bảo đảm hợp đồng có giá trị thực thi và hạn chế xung đột.
Các lưu ý quan trọng khi soạn hợp đồng thuê xe du lịch để tránh rủi ro
Khi thuê xe du lịch, dù là tự lái hay thuê xe có tài xế, người thuê cần đặc biệt chú ý đến các điều khoản trong hợp đồng. Một hợp đồng rõ ràng, minh bạch sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro, tránh phát sinh mâu thuẫn trong quá trình sử dụng dịch vụ. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn không nên bỏ qua.
1. Kiểm tra kỹ tình trạng xe trước khi nhận
Trước khi ký kết hoặc nhận xe, bạn nên kiểm tra thật kỹ toàn bộ ngoại thất và nội thất của xe.
-
Chụp ảnh các góc xe, gồm: đầu xe, đuôi xe, hai bên hông, kính lái, mâm xe… để lưu lại hiện trạng ban đầu.
-
Ghi nhận chi tiết tình trạng lốp, kính, ghế, điều hòa, màn hình, hệ thống đèn, và những vết trầy xước có sẵn.
Việc kiểm tra kỹ càng sẽ tránh trường hợp bên thuê bị yêu cầu bồi thường những hư hỏng vốn đã tồn tại trước đó.
2. Thỏa thuận rõ về chi phí phát sinh
Chi phí luôn là vấn đề dễ gây tranh chấp nhất, vì vậy hai bên cần thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu.
-
Làm rõ chi phí vượt km, vượt giờ, hoặc các chi phí phát sinh theo thực tế hành trình.
-
Thống nhất ai chịu phí trạm thu phí, phí cầu đường, bãi đỗ xe, và chi phí này có được tính vào giá thuê hay tách riêng.
-
Xác định rõ trách nhiệm thanh toán tiền xăng dầu và các phụ phí dành cho tài xế (nếu thuê xe có tài xế).
Càng công khai và minh bạch, bạn càng tránh được rủi ro về tài chính trong và sau chuyến đi.
3. Đọc kỹ các điều khoản bồi thường
Điều khoản bồi thường là phần quan trọng nhất để bảo vệ quyền lợi của bạn.
-
Tránh những điều khoản chung chung như “bên thuê chịu trách nhiệm với mọi hư hỏng” vì nội dung này quá rộng và dễ bị diễn giải bất lợi.
-
Yêu cầu ghi rõ mức bồi thường theo từng trường hợp, ví dụ: hư hỏng nhẹ, trầy xước, mất phụ kiện, tai nạn do lỗi chủ quan…
Một hợp đồng rõ ràng giúp bạn biết chính xác trách nhiệm của mình và tránh những khoản bồi thường không hợp lý.
4. Kiểm tra giấy tờ xe và bảo hiểm
Xe du lịch phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ để đảm bảo an toàn và tuân thủ pháp luật.
-
Xe bắt buộc phải có bảo hiểm dân sự, đăng kiểm còn hạn và giấy tờ gốc.
-
Nếu thuê xe có tài xế, bạn cần yêu cầu người lái cung cấp bằng lái phù hợp, kinh nghiệm lái xe, và lý lịch rõ ràng để đảm bảo an toàn.
Kiểm tra kỹ giấy tờ giúp bạn yên tâm hơn trong quá trình di chuyển và giảm thiểu trách nhiệm pháp lý khi có sự cố.
5. Không ký hợp đồng miệng
Dù thuê xe giá rẻ hay thuê trong thời gian ngắn, bạn tuyệt đối không nên chỉ thỏa thuận bằng lời nói.
-
Hợp đồng miệng dễ phát sinh tranh chấp, khó chứng minh khi xảy ra mâu thuẫn.
-
Luôn yêu cầu ký hợp đồng bằng văn bản, có chữ ký hai bên và đính kèm biên bản bàn giao xe.
Hình thức văn bản không chỉ bảo vệ quyền lợi của bạn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bên cho thuê.
Mẫu hợp đồng thuê xe du lịch tham khảo
Mẫu hợp đồng thuê xe du lịch tham khảo
Những câu hỏi thường gặp khi soạn hợp đồng thuê xe du lịch
Khi chuẩn bị ký hợp đồng thuê xe du lịch, nhiều khách hàng băn khoăn về các điều khoản liên quan đến chi phí, trách nhiệm và giấy tờ. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất cùng lời giải đáp giúp bạn nắm rõ và tránh rủi ro trong quá trình thuê xe.
1. Có cần đặt cọc khi thuê xe không?
Hầu hết các đơn vị cho thuê xe đều yêu cầu đặt cọc để đảm bảo trách nhiệm giữa hai bên.
-
Với thuê xe tự lái, mức đặt cọc thường dao động từ 2–5 triệu đồng hoặc giữ lại một số giấy tờ quan trọng.
-
Với thuê xe có tài xế, số tiền đặt cọc thường thấp hơn hoặc có thể không cần cọc, tùy vào quy định mỗi đơn vị.
Việc đặt cọc phải được ghi rõ trong hợp đồng kèm theo điều kiện hoàn trả để tránh tranh chấp.
2. Nếu xe gặp sự cố giữa đường thì ai chịu trách nhiệm?
Trách nhiệm khi xe gặp sự cố phụ thuộc vào nguyên nhân và thỏa thuận trong hợp đồng:
-
Hỏng hóc do kỹ thuật hoặc lỗi từ phía nhà cung cấp → bên cho thuê chịu trách nhiệm sửa chữa hoặc hỗ trợ xe thay thế.
-
Hư hỏng do người thuê sử dụng sai, va quẹt hoặc tai nạn do lỗi cá nhân → bên thuê phải bồi thường theo mức quy định trong hợp đồng.
Do đó, điều khoản liên quan đến bồi thường, bảo hiểm và hỗ trợ kỹ thuật cần được đọc kỹ trước khi ký.
3. Thuê xe tự lái có cần sao giấy tờ tùy thân?
Có. Khi thuê xe tự lái, hầu hết các đơn vị yêu cầu:
-
Bản sao CCCD/CMND,
-
Bản sao bằng lái xe,
-
Đôi khi cần cung cấp thêm thông tin nơi ở hoặc người bảo lãnh.
Những giấy tờ này nhằm xác minh danh tính và đảm bảo an toàn pháp lý cho cả hai bên.
4. Bên thuê có được đổi tài xế không?
Việc đổi tài xế vẫn được chấp nhận nếu nằm trong thỏa thuận ban đầu.
-
Một số công ty cho phép đổi tài xế miễn phí khi có lý do chính đáng (sức khỏe, lịch trình thay đổi…).
-
Một số khác có thể thu phí đổi tài xế nếu lịch làm việc thay đổi đột ngột.
Vì vậy bạn nên hỏi rõ và yêu cầu ghi vào hợp đồng nếu có nhu cầu đặc biệt về tài xế.
5. Giá thuê đã bao gồm xăng, phí cầu đường chưa?
Điều này tùy vào mỗi gói thuê xe:
-
Với thuê xe tự lái, giá thuê thường không bao gồm xăng và các loại phí cầu đường, bãi gửi.
-
Với thuê xe có tài xế, nhiều đơn vị cung cấp gói trọn gói, bao gồm: tài xế + xăng xe + phí cầu đường. Tuy nhiên vẫn có gói tách riêng để khách tự chi trả.
Bạn cần kiểm tra kỹ mục giá thuê và phụ phí trong hợp đồng để tránh hiểu nhầm và phát sinh chi phí không mong muốn.
Kết luận
Có thể thấy rằng, một hợp đồng thuê xe du lịch được soạn thảo rõ ràng và đầy đủ không chỉ bảo vệ quyền lợi của các bên mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để xử lý khi phát sinh tranh chấp. Việc chú trọng từng điều khoản – từ thông tin phương tiện, giá thuê, thời gian thuê, quyền và nghĩa vụ mỗi bên cho đến điều khoản bồi thường và xử lý sự cố – sẽ giúp quá trình thuê xe diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và minh bạch hơn. Dù bạn thuê xe cá nhân cho chuyến đi xa hay ký hợp đồng thuê xe dài hạn cho doanh nghiệp, việc chuẩn bị một bản hợp đồng chặt chẽ luôn là bước đầu tiên để đảm bảo an toàn và hạn chế rủi ro.
Hãy xem hợp đồng thuê xe du lịch như “tấm bản đồ” giúp cả người thuê lẫn đơn vị cung cấp đi đúng hướng, hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi của mình. Khi hợp đồng được soạn thảo cẩn thận, bạn sẽ luôn yên tâm rằng quyền lợi được bảo vệ, chi phí minh bạch và mọi tình huống đều có giải pháp dựa trên thỏa thuận ban đầu. Nhờ đó, mỗi chuyến đi sẽ trở nên trọn vẹn, an toàn và chuyên nghiệp hơn. Đây cũng chính là chìa khóa xây dựng niềm tin lâu dài giữa khách hàng và các đơn vị cho thuê xe trong bối cảnh thị trường dịch vụ vận tải ngày càng phát triển mạnh mẽ.
Văn Phòng Xanh là địa chỉ uy tín chuyên cung cấp đồ dùng văn phòng và dụng cụ học tập dành cho học sinh – sinh viên ở mọi lứa tuổi. Với đa dạng sản phẩm từ bút viết, sổ vở, giấy in, file hồ sơ cho đến các bộ dụng cụ học tập tiện ích, cửa hàng luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng trong học tập, giảng dạy và môi trường công sở.
Không chỉ chú trọng chất lượng, Văn Phòng Xanh còn mang đến mức giá minh bạch, hợp lý để khách hàng dễ dàng lựa chọn. Bạn có thể tham khảo báo giá văn phòng phẩm trực tiếp tại cửa hàng hoặc thông qua trang thông tin của chúng tôi để nắm rõ giá cả từng sản phẩm một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Đến với Văn Phòng Xanh, khách hàng sẽ nhận được sự tư vấn tận tâm, sản phẩm đa dạng và mức giá cạnh tranh – tất cả nhằm mang lại trải nghiệm mua sắm hài lòng nhất.
Thông tin:
- Website: https://vanphongxanh.vn/
- Địa chỉ 1: Lô HH3 khu di dân GPMB và đấu giá QSD đất, phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội
- Địa chỉ 2: 53 Lạch Tray, Ngô Quyền, Hải Phòng
- SĐT: (024) 710 24 710
