Chức vụ của bạn tại công ty là gì? Bạn đang là một nhân viên bình thường? Hay bạn là một thành viên của ban quản trị? Cho dù bạn là ai, phát triển kỹ năng thuyết trình vẫn đóng góp một phần quan trọng trong quá trình thăng tiến trong công việc. Hãy cùng Văn Phòng Xanh tìm hiểu nguyên do qua bài viết sau đây nhé!
1. Kỹ năng thuyết trình là gì?
Kỹ năng thuyết trình có thể coi là cả một quá trình để tạo ra và mang đến một bài thuyết trình rõ ràng và hiệu quả. Trong quá trình đó, bạn cần xây dựng các lập luận, biểu đạt những ý tưởng về chủ đề để có thể giúp người nghe hiểu và thuyết phục được họ.
Nếu bạn là một nhân viên phòng phát triển đầu tư, bài thuyết trình của bạn chính là mấu chốt giúp bạn thuyết phục người đàm phán, nhà đầu tư để họ thấy được tiềm năng của dự án, niềm tin vào công ty của bạn để có thể đầu tư vào. Do đó, kỹ năng thuyết trình vô cùng quan trọng trong công việc.
2. Các giai đoạn trình bày bài thuyết trình và những kỹ năng cần thiết
Bất kỳ bài thuyết trình nào cũng có ba giai đoạn: chuẩn bị, phát triển và trình bày. Tất cả các kỹ năng thuyết trình liên quan đều có thể áo dụng ba giai đoạn này.
- Chuẩn bị: bao gồm nghiên cứu và xây dựng bài thuyết trình sơ bộ.
Một bài thuyết trình tốt là một bài thuyết trình được chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung và tài liệu. Quá trình chuẩn bị này đòi hỏi bạn cần có kỹ năng tìm và chọn lọc các nguồn tài liệu phục vụ cho bài thuyết trình. Không phải cứ đưa tất cả thông tin vào bài mới là tốt, bạn cần chọn lọc những điểm nổi bật giúp người nghe thấy được sự khác biệt của bạn.
Không chỉ tìm kiếm thông tin online, trong một số trường hợp, bạn cũng cần phải đi khảo sát thực tế cho bài thuyết trình, do đó kĩ năng thu thập thông tin phải đi kèm thêm kĩ năng khảo sát, phỏng vấn mới có thể phát huy được lợi thế của bài thuyết trình.
Sau khi thu thập đủ tài liệu, bạn cần xây dựng khung xương của bài thuyết trình như bạn sẽ nói những nội dung chính gì trong bài và hình dung hướng phát triển chủ đề thuyết trình.
- Phát triển: là bước tiếp theo của quá trình chuẩn bị. Trong bước này bạn cần tìm các hình ảnh, video liên quan giúp phát triển khung xương bài đã làm ở bước trên và hoàn thiện bản PPT phục vụ thuyết trình.
Yêu cầu của việc tìm ảnh và video ở bước này rất đơn giản: độ phân giải sắc nét, nội dung chuyên nghiệp iên quan đến chủ đề. Ngược lại, kỹ năng làm powerpoint có lẽ sẽ là thử thách nếu bạn chưa bao giờ thử. Không chỉ hoàn thiện ppt mà bài thuyết trình còn yêu cầu bạn xây dựng nó một cách chuyên nghiệp, thu hút người nhìn.
Ví dụ: Thay vì sử dụng đoạn văn, hãy xây dựng nó thành biểu đồ nếu có thể để tiết kiệm chữ trên slide mà lại giúp người xem tóm được ý chính nhanh hơn.
Khi làm bước này, bạn có thể tham khảo một số mẫu silde chuyên nghiệp trên mạng để hoàn thiện kĩ năng hoặc tham gia các khóa học xây dựng slide nếu có điều kiện.
- Trình bày: là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình. Một bài thuyết trình dù được chuẩn bị tốt đến đâu nếu không thể trình bày thuyết phục người nghe thì vẫn thất bại.
Kỹ năng giao tiếp trước đám đông được đòi hỏi trong quá trình này. Để có thể giao tiếp tốt, bạn cần phải nắm chắc nội dung bài và hãy tập thuyết trình ở nhà trước nhiều lần. Nếu như bài thuyết trình có yêu cầu về thời gian, hãy cố gắng tóm tắt những ý chính để bạn có thể hoàn thành trong thời gian quy định.
Trước khi thuyết trình, nếu bạn dùng ppt, hãy đến sớm hơn và chuẩn bị sẵn máy tính và các công cụ khác để tránh mất thời gian của người khác.
Kỹ năng trao đổi, xây dựng không khí sôi nổi, thu hút người nghe cũng là một yếu tố quan trọng trong thuyết trình. Đừng chỉ đứng một chỗ và nói tất cả những gì bạn muốn nói, hãy trao đổi ánh mắt với người nghe, sử dụng ngôn ngữ cơ thể để tự nhiên hơn. Ngoài ra, thỉnh thoảng bạn cũng có thể đưa ra một số câu hỏi ngắn cho mọi người trong quá trình để người nghe tập trung, không bị nhàm chán. Bạn có thể dùng video quay bản thân tập luyện ở nhà để giảm thiểu lo lắng và cải thiện kĩ năng này.
Cuối cùng là kĩ năng tổng kết và trả lời câu hỏi. Sau khi kết thúc bài thuyết trình, hãy trả lời nghiêm túc các câu hỏi được đưa ra và tổng kết dùng một hoặc hai câu ngắn gọn giúp người nghe gợi nhớ lại ý chính về chủ đề.
Thuyết trình là một phần không thể thiếu trong công việc và thứ bạn cần nhất chính là luyện tập và không ngừng luyện tập. Hy vọng bài viết này sẽ giúp mọi thứ trong công việc của bạn sẽ trở nên thuận lợi hơn!
