Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc đúng chuẩn, không bị từ chối

Trong môi trường công sở hiện đại, việc xin nghỉ việc không chỉ là một quyết định cá nhân mà còn là một bước đi cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, vừa đảm bảo quyền lợi của bản thân, vừa giữ được mối quan hệ tốt với công ty cũ. Một trong những yếu tố then chốt giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ chính là đơn xin nghỉ việc – văn bản pháp lý và hành chính quan trọng, ghi nhận chính thức ý định nghỉ việc của bạn trước lãnh đạo và bộ phận nhân sự.

Tuy nhiên, không ít người gặp phải tình huống bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xét duyệt chỉ vì đơn xin nghỉ việc không chuẩn, thiếu thông tin cần thiết, hoặc cách trình bày thiếu chuyên nghiệp. Một mẫu đơn xin nghỉ việc đúng chuẩn, kèm theo cách trình bày hợp lý, rõ ràng sẽ giúp bạn truyền tải quyết định một cách chính thức, thuyết phục, đồng thời giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt cấp trên và đồng nghiệp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết cách viết đơn xin nghỉ việc chuẩn mực, bao gồm các nội dung quan trọng cần có, cách trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ, ngôn ngữ phù hợp, cùng những lưu ý quan trọng giúp đơn xin nghỉ việc của bạn được chấp thuận nhanh chóng, tránh gây hiểu lầm hay xung đột không đáng có. Dù bạn là nhân viên mới hay đã gắn bó lâu năm với công ty, việc nắm vững cách viết đơn chuẩn sẽ giúp bạn rút ngắn quá trình làm thủ tục, bảo vệ quyền lợi cá nhân và giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp sau khi nghỉ việc.

Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc đúng chuẩn, không bị từ chối

Các loại đơn xin nghỉ việc phổ biến

1. Đơn xin nghỉ việc theo thỏa thuận hai bên (thuận tình)

Đây là loại đơn xin nghỉ việc mà cả người lao động và công ty đều đồng thuận về việc chấm dứt hợp đồng.

• Thường áp dụng khi người lao động muốn chuyển sang công việc khác, hoặc công ty muốn tái cơ cấu nhân sự.

• Các điều khoản về thời gian báo trước, thanh toán lương, bảo hiểm, hồ sơ nhân sự thường được thống nhất trước khi nghỉ.

• Loại đơn này giúp quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và ít tranh chấp.

2. Đơn xin nghỉ việc đơn phương

Loại đơn này được sử dụng khi chỉ người lao động quyết định nghỉ việc, mà công ty không bắt buộc phải đồng ý ngay lập tức.

• Người lao động phải tuân thủ thời gian báo trước theo hợp đồng hoặc quy định của pháp luật lao động (thường là 30 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn).

• Công ty có quyền kiểm tra, bàn giao công việc và quyết định thời điểm nghỉ chính thức.

• Loại đơn này cần trình bày lý do nghỉ việc rõ ràng và lịch sự để duy trì quan hệ tốt sau khi nghỉ.

3. Đơn xin nghỉ việc vì lý do cá nhân

Đây là đơn xin nghỉ việc phổ biến nhất, khi người lao động muốn nghỉ vì:

• Muốn chuyển sang công việc mới phù hợp hơn

• Cần thời gian để giải quyết các vấn đề cá nhân

• Muốn phát triển sự nghiệp theo hướng khác
  Đơn cần ghi rõ lý do cá nhân nhưng nên trình bày khéo léo và lịch sự, tránh gây hiểu lầm hoặc ảnh hưởng xấu đến quan hệ với công ty.

4. Đơn xin nghỉ việc vì lý do sức khỏe hoặc gia đình

Loại đơn này được sử dụng khi người lao động không thể tiếp tục làm việc do:

• Sức khỏe yếu, cần nghỉ điều trị hoặc phục hồi

• Các vấn đề gia đình: chăm sóc con nhỏ, người thân ốm đau, chuyển nơi sinh sống
  Trong trường hợp này, đơn cần kèm theo giấy tờ chứng minh sức khỏe hoặc hoàn cảnh gia đình để công ty dễ dàng chấp nhận và giải quyết thủ tục nghỉ việc nhanh chóng.

5. Đơn xin nghỉ việc trong công ty/doanh nghiệp nhỏ và lớn

• Công ty/doanh nghiệp nhỏ: quy trình thường đơn giản, có thể chỉ cần đơn viết tay hoặc gửi email, nhưng vẫn nên nêu rõ lý do, thời gian nghỉ và đề xuất bàn giao công việc.

• Công ty/doanh nghiệp lớn: thường có mẫu đơn chuẩn, yêu cầu nộp qua phòng nhân sự hoặc hệ thống quản lý nhân sự, kèm các thủ tục như bàn giao công việc, thanh toán chế độ, ký xác nhận.
  Dù là công ty lớn hay nhỏ, người lao động vẫn cần viết đơn rõ ràng, lịch sự, đầy đủ thông tin để bảo vệ quyền lợi và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi viết đơn

1. Thông tin cá nhân

Trước khi viết đơn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin cá nhân để tòa soạn đơn được chính xác và chuyên nghiệp:

• Họ tên đầy đủ

• Chức vụ hiện tại trong công ty

• Phòng ban làm việc

• Ngày vào công ty
  Những thông tin này giúp công ty xác định đúng nhân sự và nhanh chóng xử lý các thủ tục nghỉ việc.

2. Lý do nghỉ việc

Lý do nghỉ việc nên được trình bày trung thực nhưng khéo léo, tránh gây xung đột hoặc làm ảnh hưởng đến mối quan hệ với công ty.
Ví dụ:

• Muốn tìm kiếm cơ hội mới, phát triển sự nghiệp

• Chuyển địa điểm sinh sống, lý do cá nhân hoặc gia đình

• Vấn đề sức khỏe
  Cách viết khéo léo sẽ giúp giữ hình ảnh chuyên nghiệp và có thể nhận được thư giới thiệu tốt từ công ty.

3. Ngày dự kiến nghỉ việc

Khi điền đơn, cần ghi rõ ngày dự kiến nghỉ việc và tuân thủ thời gian báo trước theo hợp đồng lao động hoặc quy định pháp luật.

• Thông thường là 30 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn.

• Việc này giúp công ty lên kế hoạch bàn giao công việc và tuyển người thay thế, đồng thời bạn rời công ty một cách hợp pháp và chuyên nghiệp.

4. Tài liệu, hồ sơ cần bàn giao

Trước khi nghỉ việc, bạn cần chuẩn bị danh sách công việc, hồ sơ và tài sản công ty đang quản lý, bao gồm:

• Công việc đang làm dở hoặc dự án đang triển khai

• Thiết bị, máy móc, công cụ hỗ trợ công việc

• Tài liệu, dữ liệu hoặc hồ sơ nội bộ mà bạn chịu trách nhiệm

Việc bàn giao đầy đủ giúp công ty tiếp tục vận hành công việc, đồng thời tránh phát sinh tranh chấp hoặc trách nhiệm sau khi nghỉ việc.

Cấu trúc chuẩn của một đơn xin nghỉ việc

1. Phần mở đầu

Phần mở đầu cần nêu rõ tên đơn và người nhận để đảm bảo tính trang trọng và hợp pháp:

• Tên đơn: “Đơn xin nghỉ việc”

• Gửi tới: Ban Giám đốc công ty, quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự
  Việc ghi rõ người nhận giúp đơn được xử lý nhanh chóng và đúng quy trình.

2. Thông tin cá nhân

Tiếp theo, trình bày thông tin cá nhân của người viết đơn để công ty xác minh:

• Họ và tên đầy đủ

• Chức vụ hiện tại

• Phòng ban đang công tác
  Thông tin này giúp công ty xác định chính xác người nghỉ việc và lập hồ sơ nhân sự hợp lệ.

3. Nội dung chính

a. Lý do xin nghỉ việc

Trình bày lý do nghỉ việc ngắn gọn, rõ ràng, trung thực nhưng khéo léo. Ví dụ:

• Muốn tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp mới

• Chuyển nơi sinh sống hoặc vì lý do cá nhân, gia đình

• Lý do sức khỏe
  Tránh viết dài dòng hoặc chỉ trích công ty để giữ mối quan hệ tốt đẹp sau khi nghỉ việc.

b. Ngày dự kiến nghỉ việc

Ghi rõ ngày dự kiến nghỉ việc và tuân thủ thời gian báo trước theo hợp đồng lao động (thường 30 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn).
Điều này giúp công ty lên kế hoạch bàn giao công việc và tuyển người thay thế.

c. Cam kết bàn giao công việc, tài sản công ty

Người viết đơn nên nêu rõ cam kết bàn giao công việc, tài liệu, dự án và tài sản công ty trước khi nghỉ.
Điều này thể hiện trách nhiệm và sự chuyên nghiệp, giúp công ty dễ dàng tiếp nhận công việc và duy trì hình ảnh tốt đẹp của bạn.

4. Phần kết

• Lời cảm ơn: bày tỏ sự trân trọng với công ty, đồng nghiệp và quản lý.

• Lời chúc: gửi lời chúc công ty phát triển, nhân viên thành công.

• Ngày tháng làm đơn: ghi rõ ngày, tháng, năm nộp đơn.

• Chữ ký của người viết đơn: xác nhận tính xác thực của nội dung đơn.

Phần kết tạo ấn tượng tích cực và chuyên nghiệp, giúp mối quan hệ giữa bạn và công ty vẫn tốt đẹp sau khi rời đi.

Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc đúng chuẩn

1. Sử dụng ngôn từ lịch sự, chuyên nghiệp

Khi viết đơn xin nghỉ việc, bạn nên dùng ngôn từ trang trọng, lịch sự và tôn trọng người nhận.

• Tránh dùng từ ngữ tiêu cực, than phiền hoặc phê bình công ty.

• Sử dụng câu văn ngắn gọn, lịch sự, ví dụ: “Tôi xin phép được chấm dứt hợp đồng lao động tại công ty từ ngày…”.
  Cách viết này giúp giữ hình ảnh chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt với công ty sau khi nghỉ.

2. Đi thẳng vào vấn đề, không lan man

Đơn xin nghỉ việc nên trình bày trực tiếp các nội dung cần thiết:

• Lý do nghỉ việc (trung thực nhưng khéo léo)

• Ngày dự kiến nghỉ việc

• Cam kết bàn giao công việc và tài sản công ty
  Tránh viết dài dòng, kể lể quá nhiều chuyện cá nhân hoặc đánh giá tiêu cực về công ty, vì điều này không cần thiết và có thể gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

3. Đảm bảo đúng form, trình bày gọn gàng

• Sử dụng font chữ dễ đọc, cỡ chữ chuẩn (ví dụ 12pt), khoảng cách dòng hợp lý.

• Chia các phần: mở đầu, thông tin cá nhân, nội dung chính, kết thúc rõ ràng.

• Có thể dùng mẫu đơn công ty cung cấp nếu có, để đảm bảo đúng form.
  Trình bày gọn gàng giúp tạo thiện cảm và thuận tiện cho bộ phận nhân sự xử lý hồ sơ.

4. Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp

Trước khi nộp, hãy đọc lại đơn để loại bỏ lỗi chính tả, ngữ pháp.
Một đơn viết cẩu thả sẽ làm giảm tính chuyên nghiệp và có thể gây hiểu nhầm.
Bạn có thể nhờ đồng nghiệp hoặc bạn bè kiểm tra lại để chắc chắn.

5. Nêu rõ ngày nghỉ việc để tránh tranh chấp

Ghi cụ thể ngày dự kiến nghỉ việc theo hợp đồng lao động hoặc quy định công ty:

• Thường là 30 ngày báo trước đối với hợp đồng không xác định thời hạn.

• Việc ghi rõ ngày nghỉ giúp tránh tranh chấp về lương, bảo hiểm và bàn giao công việc.

6. Cam kết bàn giao công việc đầy đủ

Trong đơn, nên nêu rõ cam kết bàn giao công việc, dự án, tài sản và hồ sơ đang quản lý.
Điều này thể hiện trách nhiệm và sự chuyên nghiệp, giúp công ty dễ dàng tiếp nhận công việc và duy trì hình ảnh tốt đẹp của bạn.

7. Tham khảo quy định công ty và luật lao động

Trước khi viết và nộp đơn, hãy:

• Kiểm tra quy định nội bộ của công ty về thủ tục nghỉ việc.

• Đảm bảo tuân thủ Luật Lao động để quyền lợi như lương, bảo hiểm, nghỉ phép… được bảo vệ.
  Việc này giúp quá trình nghỉ việc hợp pháp, minh bạch và tránh rủi ro pháp lý.

Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn

Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn

Những lưu ý quan trọng khi nộp đơn xin nghỉ việc

1. Nộp đơn đúng người/đúng phòng ban

Khi nộp đơn, bạn cần gửi đến người có thẩm quyền hoặc phòng ban phụ trách để hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng:

• Quản lý trực tiếp hoặc trưởng phòng

• Phòng nhân sự (HR)
  Việc nộp đúng người giúp đảm bảo thủ tục hợp pháp và được xử lý kịp thời.

2. Báo trước thời gian nghỉ việc theo quy định hợp đồng

Tuân thủ thời gian báo trước là điều bắt buộc theo Luật Lao động và hợp đồng lao động:

• Thường là 30 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn

• Ngắn hạn hơn chỉ được chấp nhận nếu có thỏa thuận với công ty
  Điều này giúp công ty lên kế hoạch bàn giao công việc và tuyển người thay thế, đồng thời bạn rời công ty hợp pháp và chuyên nghiệp.

3. Gửi email hoặc nộp trực tiếp kèm bản giấy nếu cần

• Một số công ty chấp nhận nộp đơn qua email, nhưng nên kèm bản giấy có chữ ký nếu yêu cầu.

• Việc này giúp bảo đảm tính pháp lý và tránh tranh cãi về ngày nộp đơn.

4. Giữ thái độ chuyên nghiệp trong buổi bàn giao công việc

Khi bàn giao công việc:

• Luôn lịch sự và hợp tác với đồng nghiệp và quản lý

• Trình bày công việc, dự án, hồ sơ và tài sản công ty đang quản lý
  Thái độ chuyên nghiệp giúp giữ mối quan hệ tốt đẹp và bảo vệ hình ảnh cá nhân trong môi trường nghề nghiệp.

5. Lưu giữ bản sao đơn xin nghỉ việc

Trước khi nộp, hãy lưu giữ bản sao đơn xin nghỉ việc kèm các chứng từ liên quan.
Điều này giúp bạn:

• Tra cứu hoặc bổ sung khi cần

• Chứng minh đã tuân thủ đúng quy trình

• Bảo vệ quyền lợi về lương, bảo hiểm và quyền lợi khác sau khi nghỉ việc.

VIII. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về đơn xin nghỉ việc

1. Thời gian báo trước bao lâu là hợp pháp?

• Theo luật lao động, 30 ngày cho hợp đồng không xác định thời hạn.

• Hợp đồng có thời hạn ngắn hơn hoặc thỏa thuận riêng có thể khác, nhưng phải tuân thủ thỏa thuận hợp pháp để tránh vi phạm.

2. Có cần lý do chi tiết trong đơn không?

• Không bắt buộc nêu lý do chi tiết.

• Nên trình bày lý do trung thực, ngắn gọn và khéo léo, ví dụ: lý do cá nhân, phát triển sự nghiệp, sức khỏe.

• Tránh nêu lý do tiêu cực hoặc chỉ trích công ty để giữ hình ảnh chuyên nghiệp.

3. Nộp đơn qua email có hợp pháp không?

• Đa số công ty chấp nhận nộp đơn qua email, đặc biệt trong môi trường làm việc hiện đại.

• Nếu công ty yêu cầu, cần kèm bản giấy có chữ ký để đảm bảo tính pháp lý và chứng minh ngày nộp.

4. Nếu công ty từ chối đơn thì phải làm sao?

• Kiểm tra xem bạn đã tuân thủ thời gian báo trước và quy định hợp đồng chưa.

• Tham khảo phòng nhân sự hoặc luật sư lao động nếu công ty từ chối mà bạn đã thực hiện đúng thủ tục.

• Trường hợp cần thiết, bạn có thể gửi đơn khiếu nại hoặc nhờ cơ quan quản lý lao động can thiệp.

5. Viết đơn xin nghỉ việc có ảnh hưởng đến tham chiếu nghề nghiệp không?

• Nếu viết đơn chuyên nghiệp, lịch sự và hợp lý, thường không ảnh hưởng tiêu cực.

• Ngược lại, nếu nộp đơn một cách vội vàng, thiếu chuyên nghiệp hoặc có lý do tiêu cực, nhà tuyển dụng tương lai có thể hỏi về lý do nghỉ việc.

• Luôn giữ tài liệu bàn giao và thư cảm ơn để chứng minh sự chuyên nghiệp và trách nhiệm.

Kết luận

Một đơn xin nghỉ việc được soạn thảo đầy đủ, rõ ràng và tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp bạn thực hiện quyền nghỉ việc một cách hợp pháp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tinh thần tôn trọng đối với công ty và đồng nghiệp. Trong nhiều trường hợp, chỉ một mẫu đơn trình bày đúng chuẩn cũng có thể giúp bạn tránh những hiểu lầm, tranh cãi hoặc bị từ chối một cách không cần thiết.

Hy vọng rằng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết đã giúp bạn nắm rõ cách xây dựng một đơn xin nghỉ việc vừa đúng chuẩn pháp lý, vừa lịch sự và thuyết phục. Từ việc lựa chọn từ ngữ, bố cục đến cách trình bày lý do nghỉ việc, tất cả đều có thể ảnh hưởng đến cách lãnh đạo và bộ phận nhân sự tiếp nhận quyết định của bạn.

Hãy nhớ rằng, việc nghỉ việc không chỉ là kết thúc một giai đoạn công tác mà còn là cơ hội để bạn mở ra những bước tiến mới trong sự nghiệp. Một đơn xin nghỉ việc chuẩn, đầy đủ và chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình này diễn ra thuận lợi, đồng thời giữ gìn hình ảnh và uy tín cá nhân của bạn trong mắt đồng nghiệp và công ty cũ. Khi bạn chuẩn bị kỹ càng ngay từ đầu, mọi thứ sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn, đảm bảo quyền lợi của bản thân và để lại dấu ấn tích cực cho bước tiếp theo trên con đường nghề nghiệp của mình.

Văn Phòng Xanh là cửa hàng chuyên cung cấp đồ dùng văn phòng và học tập dành cho học sinh, sinh viên và người đi làm ở mọi lứa tuổi. Tại đây, bạn có thể tìm thấy đầy đủ các sản phẩm như bút viết, sổ tay, giấy in, dụng cụ học tập, vật dụng văn phòng… với chất lượng đảm bảo, mẫu mã đa dạng và giá cả hợp lý. Với dịch vụ tận tâm và cam kết mang lại sự tiện lợi trong học tập và công việc, Văn Phòng Xanh luôn là địa chỉ tin cậy, đồng hành cùng bạn mỗi ngày.

Thông tin: 

• Website: https://vanphongxanh.vn/
• Địa chỉ 1: Lô HH3 khu di dân GPMB và đấu giá QSD đất, phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội
• Địa chỉ 2: 53 Lạch Tray, Ngô Quyền, Hải Phòng
• SĐT: (024) 710 24 710