Khung năng lực hiện đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong hoạt động quản lý nguồn nhân sự. Dựa trên phương pháp này, doanh nghiệp có cơ sở xác định nhu cầu tuyển dụng, triển khai các hoạt động đào tạo và tận dụng hiệu quả nguồn nhân sự. Vậy khung năng lực là gì? Làm cách nào để xây dựng và triển khai thành công khung năng lực cho nhân viên hiệu quả? Hãy cùng Văn Phòng Xanh tìm hiểu khung năng lực là gì và cách xây dựng khung năng lực qua bài viết dưới đây nhé!
Khung năng lực là gì?
Theo Cục quản lý nhân sự Mỹ (Office of Personnel Management), năng lực là tổng hợp các yếu tố kiến thức, kỹ năng, thái độ và các phẩm chất cần thiết có thể đo lường được giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với người khác.
Trong đó
- Kiến thức (Knowledge) bao gồm những thông tin, tư liệu, quy luật, sự kiện,… thuộc các lĩnh vực khác nhau được học và nghiên cứu từ trường lớp hoặc tích lũy từ thực tế.
- Kỹ năng (Skill) bao gồm khả năng của mỗi cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh khác nhau được sử dụng để giải quyết công việc.
- Thái độ (Attitude) là cách nhìn nhận của mỗi người, chi phối hành vi, cách ứng xử và tinh thần trách nhiệm đối với công việc, đồng nghiệp, công ty,…
Khung năng lực là tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm cá nhân cần có để hoàn thành tốt công việc. Khung năng lực là phương pháp giúp doanh nghiệp đánh giá và quản lý năng lực nguồn nhân lực, nhằm đảm bảo tối ưu hiệu suất công việc.
Cấu trúc khung năng lực là gì?
Mỗi nhân viên sẽ có một khung năng lực tương ứng với vị trí công việc, do đó, doanh nghiệp cần phải bám sát vào điều này để xây dựng khung năng lực phù hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu suất hoàn thành công việc được giao và khả năng phát triển những năng lực cần thiết khác của mỗi nhân viên.
Về cơ bản, cấu trúc của mô hình khung năng lực bao gồm 4 nhóm sau:
Nhóm 1 – Nhóm năng lực cốt lõi (Core competencies) là nhóm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, ngoại ngữ,… được xác định dựa trên chiến lược và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Nhóm 2 – Nhóm năng lực chuyên môn (Technical competence) bao gồm các kiến thức, kỹ năng chuyên môn mà nhân viên cần phải có nhằm đáp ứng tính chất công việc đặc thù của một vị trí, lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: Kỹ năng xử lý số liệu, kỹ năng lập trình, kỹ năng tư vấn,…
Nhóm 3 – Nhóm năng lực quản lý (Role specific competencies) là nhóm năng lực cần có đối với các công việc yêu cầu vai trò quản lý như hoạch định, tổ chức và điều phối nguồn lực như ngân sách hoặc con người,… Đồng thời thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá chất lượng công việc dựa những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.
Nhóm 4 – Năng lực hành vi là các năng lực dưới dạng hành vi nhằm đảm bảo khả năng ứng dụng và mức độ thuần thục.
Việc xác định cấu trúc khung năng lực sẽ giúp doanh nghiệp xác định các tiêu chí năng lực cần thiết và tránh sự chồng chéo giữa các vị trí với nhau, để đưa ra đánh giá nhân sự minh bạch và chính xác nhất.
Tầm quan trọng của khung năng lực đối với hoạt động quản trị nhân sự
Tuyển dụng nhân sự
Xây dựng thành công khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định cơ sở tuyển dụng nhân sự đầu vào. Nhờ vào các tiêu chí này, nhà tuyển dụng có thể xác định năng lực ứng viên với các vị trí tuyển dụng. Nhờ định hướng đúng đắn, doanh nghiệp nhanh chóng lựa chọn các ứng viên tiềm năng và tránh lãng phí chi phí, thời gian, nguồn lực thiết yếu vào những ứng viên thiếu kỹ năng phù hợp.
Đào tạo nhân sự
Khung năng lực còn được sử dụng trong việc ấn định các vị trí ưu tiên đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho lộ trình thăng tiến của doanh nghiệp. Nhờ phương pháp này, doanh nghiệp xác định nhu cầu đào tạo cũng như nội dung chương trình đào tạo để đáp ứng yêu cầu năng lực và cấp độ ở từng vị trí. Bên cạnh đó, nhà quản lý sẽ nắm được điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên để bổ sung những kiến thức, kỹ năng mềm còn thiếu. Đồng thời nhà quản trị xác định được năng lực của nhân viên thay đổi như nào qua quá trình đào tạo, nhờ đó đưa ra đánh giá khách quan về kế hoạch phát triển nguồn nhân lực dựa trên các quy chuẩn đào tạo đã được đề ra.
Trả lương thưởng, đãi ngộ và quản lý thành tích
Khung năng lực là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống trả lương và chế độ đãi ngộ dựa trên thành tích của nhân viên.
- Đối với hệ thống lương: Doanh nghiệp có cơ sở để quyết định bậc lương nhân viên dựa trên trình độ năng lực đáp ứng yêu cầu công việc.
- Đối với quản lý thành tích: Doanh nghiệp sử dụng khung năng lực để kiểm soát, đo lường và giám sát để quản lý thành tích nhân viên.
- Đối với chế độ đãi ngộ: Dựa vào khung năng lực, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để thực hiện các chế độ đãi ngộ và khen thưởng cho nhân viên và các cấp quản lý một cách minh bạch, chính xác.
Chuẩn hóa cơ cấu chức danh
Khung năng lực giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hệ thống chức danh và nhiệm vụ công việc của mỗi chức danh. Mỗi vị trí sẽ đòi hỏi năng lực nhất định, vì vậy khung năng lực giúp hệ thống lại các chức danh và nhiệm vụ rõ ràng để xác định năng lực cần thiết, giúp người thực hiện công việc hoàn thành tốt.
5 bước xây dựng khung năng lực nhân sự đạt hiệu quả cao
Bước 1: Xác định mục đích
Bước này giúp doanh nghiệp xây dựng khung năng lực phù hợp và chuẩn xác dựa vào từng vị trí, nhiệm vụ công việc khác nhau.
Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên thực hiện chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và hệ thống chức danh, chức năng, nhiệm vụ từng vị trí công việc. Khung năng lực liên quan trực tiếp đến hiệu suất nhân viên thực hiện công việc, do đó, thực hiện điều này giúp doanh nghiệp xác định rõ các nhiệm vụ và chức năng của mỗi vị trí.
Doanh nghiệp thực hiện chuẩn hóa doanh nghiệp bằng các cách sau:
- Thiết kế vị trí công việc khách quan và không phụ thuộc vào năng lực của nhân viên đang đảm nhiệm.
- Thống nhất chức danh các công việc có cùng kết quả đầu ra.
- Xác định yêu cầu về kết quả đầu ra cho từng vị trí.
Bước 3: Xác định khung năng lực chung
Doanh nghiệp có thể xác định khung năng lực chung bằng cách:
- Tự xây dựng khung năng lực dựa trên quá trình quản lý và đánh giá nhân sự.
- Tham khảo các khung năng lực mẫu và có sự điều chỉnh phù hợp với doanh nghiệp.
Bước 4: Xác định năng lực từng vị trí
Doanh nghiệp cần thực hiện phân chia các cấp độ năng lực và nhiệm vụ của từng vị trí công việc để điều phối nhân sự phù hợp. Nhà quản lý sẽ lập bảng khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tầm quan trọng và tần suất sử dụng các năng lực cần thiết trong quá trình làm việc. Nhờ đó, nhà quản lý sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn để xây dựng khung năng lực đúng với mục tiêu của doanh nghiệp.
Trong suốt quá trình xác định năng lực, nhà quản trị phải bám sát vào nhiệm vụ và kết quả đầu ra của từng vị trí cụ thể để đảm bảo đâu là năng lực giúp nâng cao hiệu quả công việc. Nhờ bước này mà mỗi công việc sẽ gắn liền với những năng lực nhất định và các cấp độ yêu cầu tương ứng.
Bước 5: Tiến hành đánh giá
Trước khi khung năng lực được đưa vào áp dụng trong mô hình quản trị nhân sự, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá để nhìn nhận lại tổng quan quy trình và đưa ra phương hướng sửa đổi nếu có vấn đề phát sinh.
Những sai lầm thường gặp khi xây dựng khung năng lực là gì?
Xây dựng khung năng lực phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp là nhiệm vụ đòi hỏi chuyên môn cao, do đó, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những khó khăn xảy ra trong quá trình thực hiện như:
Thứ nhất: Định hướng và mục tiêu không rõ ràng
Khung năng lực được xây dựng và áp dụng mà không có định hướng cũng như mục đích sử dụng rõ ràng sẽ chỉ mang đến thất bại. Không có mục đích cụ thể để làm cơ sở cho các quyết định xây dựng khuôn khổ khung năng lực sẽ dẫn đến sai sót trong quá trình áp dụng quản lý mô hình nhân lực.
Thứ hai: Xây dựng khung năng lực chênh lệch so với trình độ nhân lực thực tế
Đây là lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp thường gặp khi nhầm lẫn giữa năng lực và nhiệm vụ trong công việc. Khung năng lực phải được xây dựng dựa trên nhu cầu nhân lực thực tế của doanh nghiệp để đáp ứng các hoạt động quản trị nguồn nhân lực phù hợp.
Thứ ba: Nhà quản lý chưa đủ kiến thức và kỹ năng chuyên sâu để tiến hành đánh giá năng lực
Xây dựng khung năng lực là nhiệm vụ khó khăn đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu để tiến hành và đánh giá quá trình. Đồng thời, tư duy sai trong quá trình thực hiện cũng như thiếu sự đồng hành và cam kết của các cấp lãnh đạo cũng khiến quá trình xây dựng khung năng lực gặp nhiều thiếu sót. Người lãnh đạo phải là người tiên phong và là tấm gương giúp đội ngũ nhân viên học hỏi và nghiêm túc thực hiện khung năng lực đã đề ra. Nếu lãnh đạo chỉ đưa ra khung năng lực mà né tránh hoặc không thực hiện tốt vai trò của mình thì chắc chắn khung năng lực không thể đạt hiệu quả như mong muốn.
Thứ tư: Thiếu sự nghiêm túc của đội ngũ nhân sự
Để xây dựng và áp dụng khung năng lực thành công, ngoài vai trò của người lãnh đạo thì tất cả nhân viên cũng phải nghiêm túc tuân thủ các nguyên tắc theo khung năng lực đã đề ra. Điều này giúp đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình quản trị nguồn lực nhân lực.
Thứ năm: Khuôn mẫu khi xây dựng khung năng lực
Một trong những điều khiến khung năng lực trở nên vô ích là doanh nghiệp chỉ tham khảo và sử dụng khung năng lực của các doanh nghiệp khác mà không có sự điều chỉnh phù hợp với định hướng của doanh nghiệp.
Để khắc phục những sai lầm xảy ra trong quá trình xây dựng khung năng lực, nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu và kết quả nhờ phương pháp OKRs. Nhờ OKRs, doanh nghiệp sẽ định hướng những yêu cầu cần đạt được trong quá trình xây dựng khung năng lực cũng như phát hiện những trở ngại phát sinh để đưa ra giải pháp điều chỉnh tốt nhất.
