Tối ưu hóa chi phí là một quá trình quá trình nhằm cải thiện tỷ lệ chí phí và doanh thu, từ đó giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận.
I. Tối ưu hóa chi phí là gì?
Tối ưu hóa chi phí được định nghĩa là một nỗ lực liên tục của một doanh nghiệp để thúc đẩy chi tiêu và giảm chi phí, đồng thời tối đa hóa giá trị kinh doanh. Mục tiêu của tối ưu hóa chi phí là đảm bảo rằng một công ty nhận lại được nhiều hơn những gì họ đã chi ra hoặc thu về nhiều lợi nhuận nhất. Các nỗ lực tối ưu hóa chi phí này không ảnh hưởng đến chất lượng hay phạm vi cung cấp sản phẩm/dịch vụ, và vẫn duy trì hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Tối ưu hóa chi phí khác với việc cắt giảm chi phí. Cắt giảm chi phí là hành động tức thời và giải quyết vấn đề trong ngắn hạn. Trong khi tối ưu hóa chi phí là vấn đề về dài hạn. Với tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp không cắt giảm một số tiền cụ thể, mà tận dụng tối đa số tiền đó để nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Trong kinh doanh, đây là một quá trình bao gồm:
- Đo lường năng suất, hiệu quả kinh doanh
- Xác định các vấn đề trong quy trình cần cải thiện
- Để xuất những thay đổi để giải quyết vấn đề
- Đo lường và so sánh kết quả
- Lặp lại chu kỳ
II. 7 cách giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa chi phí
1. Kỹ thuật số hóa hoạt động kinh doanh
Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, tối ưu hóa chi phí chính là tăng hiệu suất kinh doanh thông qua việc đầu tư vào công nghệ. Và những khoản đầu tư này cần phải được xem xét kỹ lưỡng và khôn ngoan. Bí quyết trong vấn đề này đó là luôn cập nhật thông tin về công nghệ, xem xét nâng cấp những công nghệ doanh nghiệp đang sử dụng và cắt giảm những công nghệ đã không sử dụng tới trong một thời gian dài.
Hãy sử dụng công nghệ hiện đại bất cứ khi nào bạn có thể để tiết kiệm tiền và đưa doanh nghiệp của bạn phát triển. Từ các cuộc họp ảo và các dịch vụ thanh toán trực tuyến đến các công cụ miễn phí như Trello hay Google Documents để tổ chức dữ liệu và quản lý sự cộng tác của nhân viên. Có nhiều cách bạn có thể tiết kiệm chi phí kinh doanh bằng công nghệ.
Ngoài ra, hãy tiến hành kiểm tra các thiết bị, công cụ công nghệ của bạn định kỳ. Tìm ra những ứng dụng mà doanh nghiệp không dùng tới và hủy đăng ký. Đồng thời, hãy thử các phiên bản miễn phí trước khi trả tiền cho phiên bản cao cấp. Đảm bảo rằng đó là ứng dụng bạn thực sự cần cho doanh nghiệp.
2. Xem xét các chiến lược marketing miễn phí nhưng hiệu quả
Doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ cần đến những chiến lược marketing để tạo ra lợi nhuận. Nhưng nếu bạn chỉ chăm chú vào các chiến dịch quảng cáo trả phí mắc tiền, thì đó không phải là một lựa chọn khôn ngoan.
Tối ưu hóa chiến lược của bạn với marketing chi phí thấp nhưng mang lại kết quả cao. Đây là những lựa chọn thay thế bạn có thể sử dụng:
- SEO và marketing nội bộ thay vì thuê ngoài.
- Xây dựng nhận thức và lòng tin khách hàng thông qua các bài đánh giá và khuyến nghị trên các trang web/nhóm hỏi đáp cộng đồng.
- Chiến lược truyền thông xã hội trên các nền tảng mà khách hàng mục tiêu của bạn hiện diện. Như Facebook, Instagram, Twitter,..
- Kết nối với những người có ảnh hưởng trong thị trường ngách của bạn. Đó là cơ hội để bạn biến họ thành những người ủng hộ thương hiệu. Và họ sẽ giúp bạn xây dựng lòng trung thành.
3. Thuê ngoài nhân viên làm việc từ xa cho một số công việc
Lợi ích của việc này mà các chủ doanh nghiệp có thể đều biết đó là sự linh hoạt, năng suất tốt và tiết kiệm tiền. Nhân viên làm việc từ xa giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí. Loại bỏ nhu cầu về thiết bị văn phòng, nguồn cung cấp tiện ích, thuê văn phòng cỡ lớn, v.v.
Theo khảo sát, những người làm việc từ xa ít căng thẳng, tập trung tốt hơn và tạo năng suất cao hơn. Họ cũng am hiểu công nghệ, tham vọng và hướng đến kết quả nhiều hơn.
4. Không cần giấy tờ
Những chi phí về giấy tờ thoạt đầu nghe có vẻ ít ỏi. Nhưng chúng có thể cộng vào chi phí kinh doanh thực tế. Nguồn cung cấp giấy, mực, bưu phí, gửi thư,… Tại sao không thay thế chúng bằng hóa đơn kỹ thuật số, hệ thống thanh toán hóa đơn và trình tạo tài liệu chuyên nghiệp?
Bằng cách không sử dụng giấy tờ (trừ khi không thể tránh khỏi), bạn có thể tiết kiệm tới 60% chi phí cung cấp văn phòng cho mỗi nhân viên một tháng. Ngoài ra, nó còn thân thiện với môi trường, tiết kiệm không gian văn phòng của bạn khỏi hàng tấn tờ in – dù sớm hay muộn cũng sẽ đến tay máy hủy.
5. Đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp
Nghệ thuật đàm phán có tác động đáng kể đến việc tối ưu hóa chi phí của doanh nghiệp. Bằng việc thương lượng hiệu quả với nhà cung cấp, bạn có thể thuyết phục họ đưa ra mức giá hợp lý cho doanh nghiệp. Và khi tạo được mối quan hệ tốt bền vững, mức giá cho chi phí cung cấp cũng có khả năng cao được giảm xuống.
Một cách đơn giản để cải thiện sự tương tác này là thương lượng lại lãi suất hàng năm. Điều này sẽ mang lại cho bạn cơ hội vào cuối mỗi năm, để đẩy mức giá thấp hơn hoặc các điều khoản khác cho đơn đặt hàng của bạn .
Miễn là mối quan hệ của bạn ở trạng thái tốt (thanh toán đúng hạn, giao tiếp rõ ràng, v.v.) thì bạn sẽ không gặp phải bất kỳ vấn đề nào.
6. Tuyển dụng nhân viên nội bộ đúng cách
Tối ưu hóa chi phí cũng bắt đầu bằng việc thuê đúng nhân viên cho doanh nghiệp của bạn. Vì tuyển dụng thường là một quá trình tốn kém đối với hầu hết các công ty, nên việc thuê một nhân viên không thành thạo hoặc không hoạt động đúng với văn hóa nơi làm việc của bạn có thể tốn kém hơn nữa.
Bạn cũng sẽ có thể giảm khả năng sa thải nhân viên trong tương lai. Và điều này có thể mang một cách thức tối ưu ngân sách khác. Có nghĩa là nhân viên chất lượng của bạn sẽ mang lại hiệu suất vượt trội.
7. Tìm một nguồn cung cấp vốn tối ưu nhất
Nguồn vốn chắc chắn là yếu tố cực kỳ quan trong đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, tối ưu được nguồn vốn cũng sẽ tối đa hóa lợi nhuân và tối ưu hóa chi phí. Một nguồn vốn tối ưu có thể bao gồm:
- Lãi suất cạnh tranh trên thị trường,
- Thời gian cung cấp nhanh chóng
- Thời gian thanh toán hợp lý.
Vậy là bạn đã có được 7 cách để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp của mình. Bậy giờ hãy nhanh chóng bắt tay vào quá trình này để thúc đẩy hiệu quả của doanh nghiệp! Chúc bạn thành công!
