Nên báo cáo – liên lạc – thảo luận như thế nào trong công việc văn phòng

 “Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận” là ba kỹ năng cơ bản trong quá trình thực hiện công việc trong một tập thể.

Rau xanh nếu không ăn khi còn tươi sẽ mất đi giá trị dinh dưỡng. Trong công việc cũng như vậy, thông tin phải được trao đổi nhanh chóng. Sau đây Văn Phòng Xanh sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách thức và bật mí các điểm cần lưu ý để bạn có thể thực hiện “Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận” vào thời điểm thích hợp nhé.

Trước khi bị hỏi: “Công việc đó sao rồi?”, hãy tự mình báo cáo nhé.

Ngay lập tức báo cáo sau khi công việc kết thúc. Báo cáo công việc đồng nghĩa với việc để cấp trên nhận biết bạn đã hoàn thành nhiệm vụ.

Ngoài ra, với công việc thực hiện trong thời gian dài, đừng quên báo cáo và liên lạc trong quá trình thực hiện. Hãy báo cáo tiến độ và xu hướng tiến triển thuận lợi hay không. Dù bản thân muốn thực hiện đúng theo dự định, nhưng rất có thể thực tế lại khác.

Nếu nhận được sự nhắc nhở hay đánh giá từ cấp trên, bạn có thể sửa lý chữa kịp thời, mặt khác có thể xử lý nhanh chóng nếu xảy ra rắc rối. Vì những lý do này, bạn tuyệt đối phải báo cáo nhé.

Nếu cấp trên không có ở nơi làm việc hoặc luôn có vẻ bận rộn, bạn cũng cần hiểu tâm trạng của cấp trên.

Để ý khoảng thời gian cấp trên có tâm trạng tốt hay đang rảnh rang như khi vừa đọc xong tài liệu, vừa nói chuyện điện thoại xong, bạn có thể hỏi: “Em muốn báo cáo về việc…, em có thể xin anh khoảng ba phút được không ạ?”

Nếu cấp trên nói: “Bây giờ tôi đang bận”, hãy hẹn thời gian khác: “Nếu lát nữa anh rảnh, anh có thể cho em chút thời gian được không ạ?”

Công việc sẽ không thể tiến triển nếu bạn không dám mở lời vì e ngại cấp trên bận. Hãy tự mình hành động và nắm bắt thời gian thích hợp nhé.

Nếu cấp trên không có ở bàn làm việc, hãy gửi email hoặc soạn một văn bản ngắn gọn và đặt trên bàn của cấp trên. Cách làm này rất hiệu giá quả đấy.

Đặc biệt, với báo cáo, tốc độ là yếu tố quan trọng. Nếu cấp trên quá bận và thường không ở công ty, hãy báo cáo bằng văn bản hoặc email trước.

Nếu bạn có thể thực hiện Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận chính xác, công việc của bạn sẽ tiến triển thuận lợi và mức độ tin tưởng cũng sẽ tăng lên.

“Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận” chính là nền tảng cơ bản để thực hiện công việc trong một tập thể. Nói tóm lại, đó không phải là những việc có thể làm qua loa, mà giúp mọi người cùng nắm bắt tình hình, thấu hiểu đối phương, có thể tiếp quản và hỗ trợ công việc của nhau.

Điểm quan trọng là phải truyền đạt chính xác và rõ ràng những thông tin cần thiết tới đúng người. Không được tự ý quyết định:“Chuyện nhỏ nên không sao đâu”, mà hãy trao đổi thông tin thật đầy đủ và chính xác nhé.

Những điểm lưu ý trong báo cáo

Tình trạng, kết quả công việc được giao phó. Có bốn điểm cần lưu ý như sau.

– Thực hiện trước khi bị hỏi (ngay lập tức sau khi hoàn thành công việc).

– Báo cáo với người đưa ra chỉ thị (báo cáo với giám đốc công việc do trưởng phòng chỉ thị thì giám đốc không thể hiểu được).

– Trình bày từ kết luận trước.

– Báo cáo tiến độ của công việc/dự án có thời hạn dài.

Bí quyết báo cáo chính là “5W3H” và ý thức truyền đạt thật súc tích, dễ hiểu. Bạn hãy ham khảo cấu trúc “5W3H” dưới đây truyền đạt sau khi đã tổng hợp và suy nghĩ nhé.

WHEN (Bao giờ): Thời hạn công việc, thời gian giao hàng

WHERE (Ở đâu): Hội trường, địa điểm họp

WHO (Ai, với ai): Người phụ trách của công ty mình hay công ty đối tác

WHAT (Cái gì): Nội dung công việc

WHY (Tại sao): Mục đích, lý do công việc

HOW (Bằng cách nào): Phương pháp, kế hoạch công việc

HOW MANY (Bao nhiêu): Số người, số lượng

HOW MUCH (Bao nhiêu): Giá thành, chi phí

Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận công việc khó hơn bạn tưởng. Hãy ghi nhớ những cách thức và bí quyết để thực hiện thật tốt nhé

Một số vật dụng văn phòng phẩm bạn có thể tham khảo: