“Danh thiếp” có quan trọng không

 Danh thiếp ( name card ) là một vật dụng vô cùng quan trọng và không thể thiếu đối với hầu hết mọi doanh nghiệp, hay cụ thể hơn là những người đi làm, những người có chức vụ thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng, vậy name card (hay còn gọi là danh thiếp) là gì? Hãy cùng Văn Phòng Xanh tìm hiểu ngay sau đây nhé.

Danh thiếp là gì?

 Danh thiếp (name card) thường là một mảnh giấy hình chữ nhật, trên đó thể hiện đầy đủ những thông tin cơ bản của cá nhân hoặc doanh nghiệp, thiết kế thể hiện ngắn gọn và thường bao gồm logo, tên thương hiệu, địa chỉ và số điện thoại hay email liên hệ để liên lạc sau này.

Các loại name card thường được thiết kế riêng theo bộ nhận diện thương hiệu, màu sắc và phong cách của doanh nghiệp, nhằm tạo sự đồng nhất về mặt hình ảnh thương hiệu. Thông thường thì các doanh nghiệp sẽ có những danh thiếp riêng để đưa cho những người mà họ muốn để lại thông tin liên lạc cho sau này, thông tin trên danh thiếp là khác nhau và thiết kế cũng có thể khác nhau 1 chút giữa các nhân viên trong cùng 1 tổ chức.

Không chỉ mang ý nghĩa cung cấp thông tin liên hệ của bạn cho khách hàng mà “name card” còn là để bạn dễ dàng kết nối với những khách hàng mới hơn. Vì vậy mà danh thiếp không thể thay thế bằng những phương pháp kỹ thuật số khác, một tấm thẻ ghi danh được thiết kế chuyên nghiệp, hoa văn nổi bật theo bộ thương hiệu của công ty, cá nhân sẽ là một sản phẩm không thể nào tốt hơn để có thể giới thiệu bản thân.

Cấu trúc của danh thiếp

Logo – Tagline

Logo và tagline là 2 phần quan trọng nhất của một tấm thẻ ghi danh, hầu hết người sử dụng card visit thường muốn người nhận nhớ đến thương hiệu của mình, một cách viral marketing hiệu quả, vì vậy mà tấm thiếp phải truyền tải hết thông tin về thương hiệu của doanh nghiệp, thông qua hình dạng, màu sắc và những thông tin khác được in ấn.

Hai yếu tố này giúp cho những người đang có danh thiếp của bạn dễ dàng nhận diện được thương hiệu của doanh nghiệp thông qua các kênh khác như website, portfolio, bản tin hay cửa hàng, điều quan trọng nhất là bạn cần phải đồng bộ tất cả cho bộ nhận diện thương hiệu của mình.

Tên và chức danh

Danh thiếp thường được thiết kế cho cá nhân trong một tổ chức, vì vậy mà những thông tin cơ bản để giới thiệu bạn với khách hàng là chắc chắn phải có, thậm chí là một số tên khác như biệt danh (hay tên thường gọi) cũng có thể là thông tin trên tấm thẻ.

Còn về chức danh, hãy ghi chú vào bên cạnh hoặc ngay dưới phần tên để mọi người có thể hiểu rõ hơn về công việc cũng như chức vụ của bạn đang làm, có thể là doanh nhân, CEO doanh nghiệp, freelancer,…

Thông tin liên hệ

Thông tin liên lạc là phần quan trọng nhất trên danh thiếp của bạn bên cạnh những yếu tố trên, bao gồm số điện thoại, email, website hay địa chỉ doanh nghiệp của bạn,… mọi thông tin để khách hàng có thể tìm kiếm, liên hệ và hợp tác với bạn, vì vậy hãy đảm bảo những thông tin này chính xác để không gây ảnh hưởng đến việc khách hàng liên lạc lại.

Hồ sơ truyền thông

Trong thời đại 4.0, việc đưa những thông tin, hồ sơ mạng xã hội vào danh thiếp đã không còn xa lạ, tuy nhiên bạn không cần phải đưa tất cả vào danh thiếp của mình, 1 phần vì có thể dẫn đến dư thừa thông tin, 1 phần là kích thước của name card cũng có giới hạn nên cần cân đối để có thiết kế phù hợp nhất.

Đưa ra quá nhiều thông tin trên name card có thể khiến cho danh thiếp của bạn trở nên “rối” hơn trong mắt người xem. Hơn nữa là không ai xem tất cả hồ sơ mạng xã hội của bạn, hãy chọn ra những phương tiện truyền thông xã hội phổ biến, dễ tiếp cận khách hàng tiềm năng nhất để thêm vào card visit, đảm bảo đủ thông tin nhưng ngắn gọn, không làm rối người xem và tiết kiệm được không gian cho những phần khác.

>>>Xem ngay: Một số vật dụng văn phòng phẩm bạn có thể tham khảo:

Danh thiếp chuyên nghiệp cần đảm bảo các yếu tố nào?

Name card tuy có kích thước nhỏ, không lớn nhưng lại ảnh hưởng mạng trong bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp, đặc biệt là trong giao tiếp với khách hàng. Danh thiếp giúp cho người xem biết bạn là ai, ở đâu, công việc và chức vụ, cách thức để liên hệ,… Những thông tin đơn giản được thể hiện tinh tế trên 1 tấm thẻ ấy, thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp bạn tự tin hơn hẳn.

Nội dung

Thông thường chủ danh thiếp sẽ là người trao name card của bản thân cho khách hàng, vì vậy hãy sử dụng những nội dung quan trọng nhất, chắt lọc nhất và sắp xếp sao cho hợp lý, gây ấn tượng cho khách hàng. Bạn cần cho khách hàng những thông tin mà họ quan tâm về bạn, làm cho nó thật đơn giản nhưng vẫn đầy đủ, không bị thiếu.

Thiết kế

Nếu name card của bạn không được thiết kế chuyên nghiệp, điều đó có thể trở thành vấn đề lớn với bạn, một thiết kế phức tạp và nhiều chi tiết thường không phải là lựa chọn tối ưu cho name card do khi in, các chi tiết này có thể bị mờ hoặc thiếu chi tiết, đặc biệt là đối với logo, gây cảm giác khó đọc. Vì vậy phải cân bằng giữa thiết kế, nội dung và hình ảnh, bố cục như thế nào để hợp lý nhất, dễ xem nhất. Bạn cũng cần những khoảng trống cho name card, giúp thiết kế tối giản và đôi khi cũng có thể ghi chú thêm.

Màu sắc

Màu sắc cũng ảnh hưởng lớn đến thiết kế danh thiếp của bạn, ngoài màu sắc chủ đạo của công ty, doanh nghiệp thì việc phối màu sao cho đẹp mắt và tạo cảm giác dễ đọc cho người xem là rất quan trọng, giúp bạn thể hiện một cách tốt nhất những thông điệp muốn truyền tải.

Chất lượng và kỹ thuật in

Chất lượng in phụ thuộc nhiều vào xưởng in gia công cho bạn, với một cơ sở tốt và chuyên nghiệp thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm của thành phẩm sau in, đảm bảo giống với thiết kế nhất, nếu không thì đó có thể sẽ là thảm họa cho bạn nếu card visit của bạn quá tệ, thậm chí nếu bạn sử dụng có thể làm ảnh hưởng đến thương hiệu.

Nếu bạn muốn tiết kiệm mà chọn đơn vị giá rẻ, tuy nhiên thì thành phẩm cho ra thì không thể sử dụng đúng theo nhu cầu ban đầu, lãng phí có thể khiến chi phí tăng lên, ngược lại bạn có thể in ở những xưởng chuyên nghiệp và in số lượng nhiều để tiết kiệm chi phí ( có thể in cho nhiều nhân viên khác nhau trên cùng 1 thiết kế name card để tiết kiệm chi phí bản in, thiết kế,…)

Chất liệu giấy

Chất liệu giấy ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng in, vì vậy nên chọn những loại giấy phù hợp để cho thành phẩm đúng với tầm thương hiệu của bạn. Chọn chất liệu giấy quá rẻ, mỏng thì sẽ khiến khách hàng có cái nhìn không tốt, name card mỏng và dễ rách, ướt và mờ nội dung có thể khiến cho người nhận danh thiếp lỡ mất thông tin liên hệ với bạn.

Kích thước

Kích thước name card cũng quan trọng, thông thường mọi người thường chọn kích thước chuẩn cho danh thiếp của mình. Thông thường name card sẽ có kích thước nhỏ, loại này cũng được ưa chuộng hơn khi có thể dễ dàng cất giữ trong ví, việc sử dụng kích thước quá lớn có thể tạo cảm giác “thô” cho danh thiếp của bạn, hơn nữa name card không thể cho gọn gàng trong ví có thể khiến cho người nhận dễ dàng vứt bỏ card visit của bạn.

Sử dụng danh thiếp

Việc sử dụng danh thiếp không có quy định chính thức, do vậy, thực hiện theo thông lệ giao tiếp ngoại giao. Khi đi tiếp xúc, gặp gỡ, luôn chuẩn bị sẵn danh thiếp ở nơi dễ lấy nhất, tránh trường hợp mình không có danh thiếp để trao lại khi đối tác chủ động trao danh thiếp cho mình để tự giới thiệu.

Khi trao danh thiếp, lưu ý trao phía trước mặt, bên tay phải của khách; dùng hai tay để trao danh thiếp.

Khi nhận danh thiếp, cần nhận bằng hai tay; cúi đầu chào về hướng danh thiếp; sau khi nhận danh thiếp nên xem ngay, có thể đề nghị chủ danh thiếp giúp phát âm đúng tên họ, cách gọi tên ngắn gọn hoặc thân mật hay xác định danh tính ghi trong danh thiếp, sau đó có thể bỏ vào túi áo, túi xách hoặc sổ tay, không nên cho danh thiếp vào túi quần hoặc vừa cầm vừa mân mê hay xem đi xem lại nhiều lần. Tránh nhiều người qua bàn để chuyển danh thiếp hoặc cầm một chồng danh thiếp phân phát cho mọi người.