Ngày nay mạng xã hội đang ngày càng phổ biến và ứng dụng tin nhắn ngày càng được dùng nhiều hơn, tuy nhiên gmail vẫn là hình thức giao tiếp không thể thiếu trong môi trường làm việc và học tập. Vậy bạn đã biết cách viết gmail và cách gửi gmail chuyên nghiệp chưa, nếu chưa thì hãy cùng Văn Phòng Xanh tìm hiểu ngay thôi nhé!
Luôn luôn có dòng tiêu đề
Không ít người gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề để đặt cho gmail. Nếu bạn cũng rơi vào hoàn cảnh tương tự thì hãy bắt đầu bằng việc viết gmail trước. Sau đó hãy quay lại và lựa chọn một tiêu đề mà nó có thể giải thích đầy đủ nội dung gmail một cách tốt nhất.
Thay vì sử dụng những từ ngữ tối giản như quan trọng, gấp,…thì bạn nên viết câu ngắn gọn và đủ ý để đặt tiêu đề gmail. Chẳng hạn như Thông tin hợp đồng số 12456, Bài khóa luận tốt nghiệp.
Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu
Một trong những cách viết gmail được coi là hiệu quả nhất chính là đưa ra điểm chính của vấn đề ngay câu mở đầu. Đa phần người đọc sẽ không để hết nội dung đến câu kết. Đặc biệt là những người mỗi ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn gmail. Do vậy, hãy cho họ biết rằng bạn quý trọng thời gian bằng cách đi thẳng vào ngay vấn đề chính ở câu đầu tiên trong gmail.
Không bao giờ bắt đầu gmail với một mở đầu mơ hồ
Tuyệt đối không được mở đầu gmail bằng những câu như đây, nó,…Ví dụ như “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Cần phải chỉ định cụ thể hóa bằng vấn đề mà bạn cần viết.
Không sử dụng chữ in hoa
Thông thường, mọi người hay dùng chữ viết in hoa khi cần đề cập một vấn đề quan trọng nào đó. Tuy nhiên, nếu bạn viết in hoa cả một câu thì điều đó giống như việc bạn đang hét vào mặt người đọc vậy. Thế nên, thay vì dùng chữ in hoa để làm nổi bật điều gì đó như thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc bôi đậm thông tin đó lên là được.
Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt
Cách viết gmail chuyên nghiệp không bao giờ có sự xuất hiện của chữ viết tắt hay biểu tượng cảm xúc. Bởi làm vậy người nhận sẽ cảm thấy bạn không lịch sự, thiếu tế nhị. Ngoài ra, bạn cũng nên nhớ viết hoa ký tự đầu tiên và tên riêng để thể hiện sự tôn trọng của mình với người nhận nhé!
Hãy ngắn gọn và lịch sự
Nếu gmail của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì hãy nghĩ đến việc rút gọn lại nội dung. Hoặc một giải pháp thay thế khác đó là dùng file đính kèm.
Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn
Thưa gửi, cảm ơn đều là những vấn đề cơ bản cần phải có trong một gmail chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn dành cho người nhận gmail
Thêm chữ ký
Cần phải chắc chắn rằng bạn có một chữ ký gmail chuyên nghiệp ở dưới mỗi gmail. Thông thường, nó sẽ bao gồm tên, địa chỉ gmail, số điện thoại, địa chỉ trang Web,…
Danh sách này sẽ giúp cho người nhận gmail dễ dàng liên hệ lại với bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn trả lời gmail ở trên máy tính và thiết bị di động thì cần đảm bảo rằng thông tin phải trùng khớp với nhau bạn nhé!
Nếu không biết cách tạo chữ ký gmail thì cũng đừng lo lắng. Chỉ cần lên Google search các mẫu chữ ký gmail đẹp thì sẽ có hàng ngàn kết quả hiển thị. Tham khảo để lựa chọn một mẫu chữ ký nào phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề của bạn và sáng tạo thêm để có nét riêng của mình là được.
Soát lại và chỉnh sửa
Trước khi nhấn nút gửi gmail bạn cần đảm bảo đọc, rà soát và chỉnh sửa lỗi đầy đủ. Những lỗi chính tả hay ngữ pháp nhỏ ở trong gmail cũng đủ làm cho người đọc cảm nhận được sự thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn của bạn,…
Thêm vào đó, khi đọc lại gmail sẽ giúp bạn kiểm tra được các thông tin mà bạn muốn đề cập đến. Thật chẳng hay ho gì khi gửi đi gửi lại một gmail về vấn đề chỉ để bổ sung thông tin mà gmail trước đó gửi còn thiếu cả đúng không cả nhà?
Hãy đúng giờ
Cố gắng trả lời các gmail quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin hay đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết được rằng bạn đã nhận được gmail của họ và đang trong quá trình giải quyết, cân nhắc vấn đề.
Các bước viết email theo chuẩn
Dù bạn gửi cho ai, gửi về vấn đề gì thì đều phải tuân thủ theo quy trình dưới đây để tránh sai sót.
Đặt tiêu đề cho gmail
Khi đặt tiêu đề cho gmail bạn cần lưu ý tiêu đề phải đúng với chủ đề, thu hút được sự chú ý của người đọc để họ biết được vấn đề chính bạn cần đề cập trong nội dung của gmail là gì. Việc đặt tiêu đề phù hợp sẽ giúp người nhận click vào xem gmail của bạn cao hơn.
Còn nếu đặt tiêu đề sai rất nhiều người sẽ cho rằng gmail không quan trọng, gmail rác và không ngần ngại xóa đi hoặc chẳng bao giờ click vào đọc nó.
Tiêu đề gmail đòi hỏi phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Hãy cẩn trọng việc lựa chọn ngôn ngữ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của gmail.
Trường hợp gmail mang tính định kỳ, chẳng hạn báo cáo làm việc theo ngày, theo tuần thì bạn cần ghi rõ ràng trong tiêu đề gmail. Tuyệt đối không được bỏ trống tiêu đề gmail.
Ngoài ra, bạn cũng nên đặt tiêu đề gmail bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ, người nhận không đọc được.
Đính kèm tập tin vào gmail
Cách gửi mail có file đính kèm không quá khó. Bạn chỉ cần lên trên Google gõ là sẽ có video, bài viết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện việc này. Điều quan trọng mà ở đây chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là thao tác đính kèm tệp tin vào trong gmail khi viết một gmail chuẩn.
Theo đó, khi bạn muốn đính kèm một tập tin vào trong gmail thì nên gửi những file có định dạng chung. Chẳng hạn như định dạng file pdf, doc, xls,… vì nó dễ dàng mở cho tất cả các loại máy.
Trong trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Dĩ nhiên, file đính kèm ở trong gmail cũng nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu để đặt tên file vì sẽ bị lỗi.
Viết nội dung gmail theo chuẩn
Lưu ý tiếp theo để đảm bảo có một gmail chuẩn nữa đó là yếu tố cô động, xúc tích, rõ ràng của gmail. Tốt nhất bạn phải sử dụng những câu ngắn, nó có liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập đến trong gmail. Nêu rõ lý do viết gmail ở ngay trong câu đầu tiên như chúng tôi đã chia sẻ ở trên.
Điều tối kỵ nhất khi viết gmail đó là viết toàn bộ bằng chữ hoa, kích cỡ chữ nhỏ, lúc to lúc nhỏ, chữ in nghiêng, in đậm tùy ý. Mặc dù đó là yêu cầu tối thiểu ở trong trình bày văn bản, tuy nhiên vẫn có rất nhiều mắc người mắc lỗi này khi viết gmail, thậm chí là soạn thảo văn bản.
Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý dùng dấu câu đúng vị trí. Thực hiện theo đúng tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản. Cụ thể như sau:
+ Chữ cái đầu dòng luôn viết hoa. Nên nhớ là viết hoa, không phải viết in hoa.
+ Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng, tên địa danh phải viết hoa.
+ Toàn bộ các dấu câu đều phải viết sát với chữ phía trước, khoảng trống và đến chữ sau.
+ Dấu ngoặc đơn, ngoặc kép phải viết sát với ký tự ở ngay trước và sau chúng.
+ Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau duy nhất một khoảng trống.
+ Viết đủ ý rồi mới được chấm câu. Dùng dấu phẩy nếu câu có nhiều ý.
+ Nếu viết dài hãy chia đoạn.
Lưu ý, có rất nhiều người hay lạm dụng dấu chấm than để nhấn mạnh ý. Tuy nhiên, nếu dùng quá nhiều trong gmail nó có thể gây phản tác dụng. Vậy nên, trong một gmail tốt nhất bạn chỉ nên sử dụng từ 2 dấu cảm thán trở xuống.
Nội dung của một email chuẩn
Ở trên là lưu ý cách viết gmail, còn dưới đây là nội dung gmail cần có những điều gì.
+ Phần chào hỏi: Tùy theo từng trường hợp mà bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như Dear, Hi, Kính gửi,…
+ Phần nội dung: Đòi hỏi các thông tin ở trong gmail phải theo cấu trúc mạch lạc, dễ theo dõi. Nội dung cần được trình bày dễ hiểu, các thông tin quan trọng cần được in đậm lên. Ngôn từ sử dụng phải lịch sự, tôn trọng người nhận gmail.
+ Phần kết thúc: Cũng có nhiều người chưa biết cuối email nên viết gì. Có một vài cấu trúc kết thúc email thông dụng mà bạn có thể áp dụng như Thanks & B. Regards, Trân trọng, Em cảm ơn,…
+ Phần chữ ký gmail: Chữ ký gmail chuyên nghiệp rất quan trọng nhưng lại không được quá nhiều người quan tâm hoặc chưa tận dụng hết được sức mạnh của nó.
Với phần chữ ký gmail này, người nhận có thể biết thêm thông tin liên lạc với bạn, họ có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Theo đó, khi tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp bạn phải đảm bảo có đầy đủ thông tin như họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, gmail, địa chỉ,…
Kiểm tra lại nội dung gmail và file đã đính kèm
Đây cũng chính là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình viết và gửi gmail chuẩn. Theo đó, bạn phải kiểm tra lại nội dung gmail và file đính kèm. Thông qua đó, nó thể hiện được sư chuyên nghiệp, khoa học của bạn.
Một bức gmail có quá nhiều lỗi chính tả sẽ thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hoặc một gmail có file đính kèm những file đính kèm bị lỗi thì bạn cũng sẽ gặp rắc rối không nhỏ khi đến tay người nhận.
Nhập địa chỉ gmail người nhận
Hẳn nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng việc nhập gmail người nhận vì sao lại để gần ở thao tác cuối của quy trình viết gmail? Thực chất đó là để hạn chế tối đa việc gmail chưa hoàn thành mà bạn lỡ tay bấm gửi thì khó mà cứu vãn được tình hình.
Vậy nên, hãy đảm bảo nội dung gmail của bạn thật hoàn hảo rồi sau đó hãy gửi đến địa chỉ người nhận một cách an tâm nhất. Nếu không muốn gửi nhầm địa chỉ gmail đến cho người khác bạn hãy kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi bấm nút send.
Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp cuối thư
Nếu bạn đã tạo chữ ký gmail hoặc sở hữu một chữ ký gmail đẹp thì không có gì phải lo lắng và chỉ cần chuyển sang bước cuối cùng. Còn nếu chưa thì hãy thực hiện ngay để đảm bảo thể hiện sự chuyên nghiệp nhất cho gmail của mình bạn nhé.
Đọc lại gmail lần nữa
Bước cuối cùng trong quy trình viết gmail đó là đọc lại một lần nữa. Bước này sẽ giúp bạn rà soát được lỗi chính tả, ngữ pháp,…sửa lỗi trước khi gửi đến người nhận. Sau khi hoàn thành xong bước này bạn mới gửi đi. Còn nếu chưa thực hiện xong, đừng bao giờ bấm nút send bạn nhé!
Các mẫu chữ ký gmail đẹp
Một chữ ký gmail chuyên nghiệp đòi hỏi phải được thiết kế đẹp và đầy đủ thông tin, tính năng cần thiết.
Thông tin cơ bản cần có
+ Họ và tên
+ Tiêu đề, bộ phận
+ Tên doanh nghiệp
Thông qua đây người nhận sẽ xác định được rõ vai trò của bạn trong công ty. Tuyệt đối không dùng tên công ty làm đại diện gửi gmail.
Sử dụng hệ thống phân cấp tam giác
Tốt nhất bạn nên bắt đầu bằng những thông tin quan trọng nhất. Làm nổi bật thông tin mà bạn cần nhấn mạnh. Từ đó có thể điều hướng trải nghiệm đọc của người nhận theo một thứ tự cụ thể.
Vấn đề quan trọng hơn cả đó là bạn phải giúp người đọc giải quyết được văn bản nhanh chóng. Không phải ai cũng có thời gian quan tâm đến chữ ký của bạn. Vậy nên hãy làm sao tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp, dễ tiếp thu nhất.
Thiết kế rõ ràng
Các mẫu chữ ký gmail đẹp nhưng điều đó không có nghĩa là lúc nào bạn cũng áp dụng được. Nên tránh các thiết kế chữ ký quá dài. Tuyệt đối không vượt quá 7 dòng.
Hãy đưa ra những thông tin cần thiết và ngắn gọn nhất. Đừng chia sẻ quá nhiều chi tiết giới thiệu vì sẽ làm cho người đọc cảm thấy như một bài viết truyền thông vậy.
