Công việc văn phòng với nhiều tài liệu giấy tờ khác nhau dễ khiến bàn làm việc của bạn trở nên lộn xộn, bừa bãi, làm giảm năng suất công việc. Vậy làm thế nào để có được cách sắp xếp giấy tờ văn phòng gọn gành nhất? Hãy cùng Văn phòng xanh tìm hiểu nhé!
Tạo thói quen sắp xếp mỗi ngày
Công việc sắp xếp giấy tờ cần được bạn duy trì hàng ngày, đảm bảo tài liệu được phân chia thích hợp theo ngày, và sau mỗi tháng, mỗi năm. Điều nay giảm bừa bộn, tránh thất thoát tài liệu quan trọng và giúp bàn làm việc luôn gọn gàng, ngăn nắp
Cùng với đó là sắp xếp và cất gọn giấy tờ sau mỗi tháng, mỗi năm làm việc để tạo không gian chỗ ngồi thoải mái. Các tập tài liệu đã được sắp xếp còn giúp dân văn phòng dễ dàng tra cứu lại tài liệu theo tháng, năm đã sắp xếp. Đặc biệt, theo một chia sẻ của dân văn thư, việc sắp xếp theo tháng, năm còn giúp bảo quản tốt hơn, tránh làm mất, hỏng giấy tờ.
Người dùng còn cần chú ý sử dụng thêm các loại thùng carton để bảo quản tốt hơn cho khối tài liệu khổng lồ của mình. Sử dụng thùng carton còn hỗ trợ di chuyển thuận tiện, gọn gàng hơn.
Tham khảo thêm: Thùng carton 5 lớp cao cấp.
Sắp xếp giấy tờ theo nội dung liên quan
Đây là một trong những mẹo nhỏ hữu ích trong cách sắp xếp giấy tờ văn phòng được nhiều dân công sở hay giáo viên ưa thích. Việc sắp xếp này giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm lại thông tin sau này. Tùy thuộc vào công việc cụ thể của bản thân mà bạn sẽ tìm ra được quy luật riêng cho chính mình. Dưới đây là một vài gợi ý cụ thể:
Giáo viên các cấp sắp xếp hồ sơ, sổ điểm cá nhân theo danh sách lớp được phân công, lần lượt theo vần alpha. Sau mỗi năm học, số tài liệu về học sinh đều được phân chia theo danh sách lớp, sắp xếp tên theo bảng chữ cái.
Nhiều nhân viên văn thư lựa chọn sắp xếp giấy tờ theo từ khóa chính của tập tài liệu như: hóa đơn, sổ bảo hiểm, hồ sơ nhân sự,… Và ở mỗi mục tài liệu, các giấy tờ con bên trong được sắp xếp theo ngày tháng để tiện cho công tác tra cứu.
Sử dụng các dụng cụ văn phòng phù hợp
Các dụng cụ văn phòng giống như cánh tay trái hỗ trợ một cách khoa học, thuận tiện hơn cho các cách sắp xếp giấy tờ văn phòng đã nêu. Dụng cụ văn phòng khá đa dạng, mang đến nhiều lựa chọn phù hợp theo công năng sử dụng. Gợi ý dưới đây gồm những dụng cụ phổ biến, dễ dùng và dễ tìm mua nhất hiện nay:
Kẹp sắt, dập ghim giầy tờ
Công việc bàn giấy khiến chúng ta thường xuyên phải sắp xếp, chỉnh lý giấy tờ khác nhau, do đó, sử dụng kẹp sắt, dập ghim giúp hỗ trợ phân nhóm tài liệu.
Với dập ghim sắt, sản phẩm giúp người dùng phân loại giấy tờ với các tập tài liệu tương đối mỏng hoặc các thông báo dùng trong văn phòng, công ty. Sử dụng dập ghim tương đối phổ biến với dân văn phòng và được coi là vật bất ly thân của nhiều thủ tư, kế toán.
Tham khảo: Kẹp sắt cao cấp dễ dùng.
Riêng với sản phẩm kẹp sắt, đây là món đồ được thiết kế với nhiều kích thước khác nhau, phục vụ dùng với từng loại tài liệu. Sử dụng kẹp sắt có tính năng làm gọn, chia nhỏ giấy tờ tương đương như khi dùng dập ghim. Tuy nhiên, khi sử dụng kẹp sắt, người dùng dễ dàng có thể thêm/ bớt tài liệu cần thiết mà không làm rách, hỏng giấy như khi sử dụng ghim dập.
Kẹp sắt được sử dụng nhiều trong quá trình sắp xếp hoặc chỉnh lý thứ tự giấy tờ cần thiết. Tuổi thọ sử dụng lâu dài và khả năng kẹp giữ tốt cũng là điểm cộng lớn dành cho sản phẩm.
Có thể bạn quan tâm: Dập ghim dễ dùng
File càng cua
Đây là dụng cụ quá quen thuộc với nhiều người, không chỉ dành cho dân công sở mà còn được nhiều học sinh, sinh viên sử dụng. Sản phẩm là một trong nhiều cách sắp xếp giấy tờ văn phòng đơn giản và dễ dùng nhất,
Thiết kế bìa cứng ở ngoài có tác dụng bảo vệ, chống thấm nước vào tài liệu bên trong. Đồng thời, phần sống lưng của file tài liệu còn cho phép người dùng ghi chú thông tin quan trọng. Bên trong file càng cua được đặt các trang bọc nilon trong suốt cao cấp, có tác dụng bảo quản tốt và hỗ trợ người dùng tra cứu dễ dàng.
Sử dụng file càng cua thích hợp khi khối lượng giấy tờ tương đối nhiều, cần không gian lưu trữ an toàn mà vẫn đảm bảo thuận tiện khi sử dụng, tìm kiếm thông tin.
Sản phẩm tương ứng dành cho bạn: File càng cua 5cm.
Giấy note, giấy nhớ
Giấy nhớ là một trong những sản phẩm đặc biệt nhỏ gọn, được nhiều người thường xuyên mang theo sử dụng nhờ công năng độc đáo của nó.
Giấy nhớ được thiết kế nhỏ gọn, nhiều hình thù, kích thước và màu sắc khác nhau, mang đến sự nổi bật, bắt mắt. Đúng theo tên gọi, sản phẩm giúp người dùng ghi chú lại những thông tin quan trọng, cần ghi nhớ, chú ý trong quá trình làm việc.
Trong các cách sắp xếp giấy tờ văn phòng, giấy nhớ còn có tác dụng đánh dấu, ghi chú mục thông tin. Điều này có tác dụng rất lớn trong quá trình kiểm kê, tra cứu thông tin cần thiết, đặc biệt khi lượng giấy tờ văn phòng nhiều hay trải dài theo từng năm.
Bên cạnh đó, giấy nhớ cũng được nhiều học sinh, sinh viên lựa chọn sử dụng, phục vụ công việc học tập. giấy nhớ giúp học sinh ghi chú lại mục lục bài viết, hay ghi chú từ mới, thông tin cần chú ý trong quá trình học tập.
Tham khảo ngay: Giấy nớ phổ biến nhất hiện nay.
Khay nhựa
Sản phẩm được sử dụng khá phổ biến ở nhiều bàn làm việc văn phòng, mang đến không gian chứa tài liệu, phục vụ cho công việc hàng ngày.
Khay nhựa được ưa thích sử dụng nhờ tuổi thọ dùng lâu dài, độ bền tốt khi sử dụng chất liệu nhựa PP cao cấp. Sản phẩm cũng có trọng lượng nhẹ, dễ di chuyển và mang theo khi cần thiết.
Tham khảo thêm: Khay nhựa 3 tầng tiện dụng.
