Working from home? xu hướng làm việc mới cho dân văn phòng

Working From Home (WFH) đang là xu hướng mới trên toàn cầu, cũng như tại Việt Nam. Rất nhiều doanh nghiệp đã chủ động dịch chuyển theo xu hướng này.

Đại dịch Covid-19 đã gây ra khủng hoảng và xáo trộn tồi tệ trên toàn thế giới, cũng như Việt Nam. Social distancing – giãn cách xã hội và làm việc tại nhà – WFH là những cụm từ được sử dụng nhiều nhất trong thời gian gần đây.

Hai năm qua, các tổ chức, doanh nghiệp bị tác động rất mạnh bởi cơn bão đại dịch Covid-19, các dòng tiền bị dừng đột ngột, chuỗi cung ứng sản xuất và tiêu dùng toàn cầu đều bị đình trệ, đứt gãy do đi lại bị phong tỏa, giãn cách. Để ngăn chặn sự lây nhiễm, tránh tình trạng đóng băng, thua lỗ và duy trì được hoạt động kinh doanh, công việc văn phòng thì làm việc từ xa trở thành giải pháp tối ưu của các tổ chức, doanh nghiệp và người lao động.

Một xu hướng tất yếu đó là phải tự chuyển đổi để thích nghi với hình thức WFH. Dù muốn hay không, hình thức làm việc từ xa có lẽ sẽ trở thành xu hướng nổi bật không chỉ ở thời điểm hiện tại mà chúng ta cần chuẩn bị tâm thế sẵn sàng để thay đổi trong tương lai.

1. WFH là gì?

WFH dịch theo tiếng Việt nghĩa là “Làm việc tại nhà” hay “Làm việc từ xa”. WFH chính là hình thức làm việc tại nhà hoặc tại các địa điểm ngoài văn phòng, doanh nghiệp, công ty, hình thức làm việc này đã xuất hiện từ rất lâu về trước và đã được áp dụng cho một số ngành nghề, công việc không yêu cầu người lao động phải làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp.

Thông thường các đơn vị sẽ triển khai hình thức WFH cho toàn bộ nhân viên hoặc một số vị trí trong trường hợp đắc biệt.

WFH đang là xu hướng làm việc mới trên toàn cầu (Ảnh: TNT)

2. Thời đại công nghệ Working From Home lên ngôi

Trước đây, WFH không được các nhà quản lý khuyến khích bởi có thể nhân viên chưa tập trung trong công việc, người quản lý khó giám sát và theo dõi quy trình làm việc của nhân viên, không trực tiếp quản lý nhân viên cũng như thiếu các công cụ báo cáo, giám sát trực tiếp về công việc.

Tuy nhiên, đến năm 2020, WFH lại được xem là xu hướng làm việc tất yếu mà các doanh nghiệp phải tuân thủ. WFH trong quá khứ không mang đến hiệu quả tối ưu, nguyên nhân là do các hạn chế về công nghệ. Do đó, nhân viên WFH thường chưa được xem là nhân viên quan trọng và chưa được đánh giá cao.

Working from home? xu hướng làm việc mới cho dân văn phòng

Hiện nay, nhờ có công nghệ phát triển, WFH có thể cho thấy các ưu điểm và lợi ích của mình. Công nghệ và phần mềm hỗ trợ giúp các nhà quản lý có thể giám sát và điều hành nhân sự của mình thông qua các thiết bị kết nối Internet. WFH có thể áp dụng cho nhiều hình thức kinh doanh khác nhau.

Đối với các nhân viên, họ sẽ gọi hình thức làm việc này là sự thay đổi chỗ làm từ văn phòng về nhà, “nhà ở đâu, làm việc ở đấy”. Đối với các lãnh đạo công ty, họ sẽ gọi là “làm việc từ xa”. Với họ, không chỉ thay đổi nơi làm việc, mà còn là thay đổi hình thức quản trị công ty, quản lý nhân viên và phân bổ công việc.

Dù gọi với bất cứ cái tên nào đi chăng nữa thì sự thay đổi nào cũng cần thời gian và sự chấp nhận. Khi biết chấp nhận hoàn cảnh công việc mới, đó là lúc bạn đã sẵn sàng để tiếp thu những điều mới. Và cái tên gọi “Work From Home – WFH” được dùng chung cho cả người lao động và người sử dụng lao động khi nói về làm việc tại nhà.

3. Hiệu quả của Working from home mang lại

Theo khảo sát các nhân viên làm việc WFH có thể mang lại nhiều hiệu quả khả quan. Cụ thể :

Nhân viên làm việc tại nhà có thời gian làm việc gấp 14 lần so với nhân viên làm việc tại văn phòng. Nếu tính theo thời gian cả năm, WFH giúp tăng thêm 17 ngày.
Nhân viên WTH có thời gian nghỉ giải lao trung bình nhiều hơn nhân viên tại văn phòng khoảng 22 phút. Tuy nhiên họ lại có thể làm thêm khoảng 10 phút hàng ngày.
Thời gian hao phí trung bình của những nhân viên làm việc tại văn phòng là khoảng 37 phút/ ngày, của các nhân viên WTH là chỉ khoảng 27 phút.
15% nhân viên WFH cho rằng cấp trên làm họ bị mất tập trung trong quá trình làm việc. Đối với nhân viên làm việc tại văn phòng số liệu này là 22%.

Các nhân viên làm việc từ xa cho biết họ thường gặp các vấn đề trong việc xử lý các công việc cũng như cân bằng giữa công việc và đời sống. Tuy nhiên về cơ bản họ hài lòng và cảm thấy WFH mang lại nhiều lợi ích dành cho mình.

4. Mặt hạn chế của hình thức làm việc Work From Home

Bên cạnh các lợi ích thì WTH cũng có nhiều điểm hạn chế nếu không khắc phục được sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bị thụ động

WTH đồng nghĩa mỗi cá nhân sẽ tự làm việc và bị hạn chế kết nối trực tiếp với mọi người, lâu dần hình thức này có thể khiến người làm việc bị ù lì, cô độc, giảm hiệu quả làm việc giữa các thành viên trong team.

Còn lại với những người thích di chuyển nhiều, có tính cách hướng ngoại thì việc làm tại nhà lâu khiến họ cảm thấy bí bách, không thoải mái kèm áp lực công việc khiến hiệu quả công việc bị giảm sút.

Chưa kể, tại nhà có rất nhiều thứ khiến người làm việc mất tập trung dẫn đến sao nhãng công việc. Họ dễ dàng bị lười biếng, bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn hay phổ biến nhất hẳn là nghịch điện thoại.

Khả năng thích nghi kém

Làm việc tại nhà hay làm việc từ xa đòi hỏi mỗi cá nhân phải tương tác với đơn vị làm việc của mình thông qua máy tính, các phần mềm quản lý công việc…. Đối với người trẻ, đặc thù nhanh nhẹn và nhạy bén với công nghệ dễ dàng thích nghi.

Nhưng với những người trung niên lớn tuổi, chị em phụ nữ đã lập gia đình và đang có bé nhỏ thì khả năng thích nghi không cao. Môi trường làm việc không đảm bảo sự tập trung, không rành về công nghệ dẫn đến việc đảm bảo KPI khá khó khăn.

Lịch trình công việc bị thay thổi

Đối với các công ty làm việc từ xa, lịch trình công việc sẽ rất khác biệt. Lịch trình hội họp, meeting online với khách hàng phải sắp xếp kỹ, mọi thành viên đều tham gia được.

Người làm việc tại nhà được chủ động về thời gian nhưng đối với những cá nhân kỹ năng quản lý thời gian kém sẽ tiêu tốn nhiều thời gian nhưng hiệu quả công việc nhận lại không được cao.

Độ bảo mật kém

Với một số ngành nghề, cần độ bảo mật dữ liệu cao thì làm việc tại nhà sẽ có nhiều bất lợi. Trong đó an ninh mạng là vấn đề quan tâm hàng đầu đe dọa đến vấn đề bảo mật các dữ liệu, giá trị công ty.

5. Chủ động thay đổi khi WTH lên ngôi

Thời đại công nghệ lên ngôi, hình thức WTH sẽ ngày càng phổ biến và được nhiều công ty áp dụng. Trước xu thế đó mỗi cá nhân cũng như doanh nghiệp cần thay đổi để thích nghi dẫn với hình thức làm việc từ xa này. Chuyển từ thế bị động sang chủ động và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và hiệu quả.

1. Đối với nhân viên

Để làm việc tại nhà hiệu quả, đảm bảo hoàn thành tiến độ công việc tốt thì mỗi nhân viên cần tạo cho mính thế chủ động, luyện tập cho bản thân các thói quen sau:

Quản lý thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lí giúp tinh thần thoải mái, có năng lượng hoàn thành deadline.
Lên checklist cụ thể các công việc cần làm trong ngày và đánh giá lại cuối buổi. Cách này giúp bạn kiểm soát được công việc cũng như phân bổ những task chưa hoàn thành cho ngày sau tốt hơn. Bạn có thể tận dụng các công cụ quản lý
Sắp xếp không gian làm việc thoáng mát, yên tĩnh, độc lập, tránh xao nhãng và có đầy đủ bàn ghế làm việc.
Mặc gì khi làm việc tại nhà cũng rất quan trọng. Hãy ăn mặc chỉnh chu, đẹp như bạn đi làm việc tại văn phòng, việc này sẽ giúp bạn có thêm tinh thần và không khí làm việc.
Hãy tránh xa điện thoại. Đặt điện thoại xa tầm tay và hạn chế sử dụng điện thoại trong lúc làm việc sẽ giúp bạn tập trung hơn vào công việc.

2. Đối với doanh nghiệp

Hiệu suất làm việc của nhân viên rất quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp. Vậy lên doanh nghiệp cần có những chính sách linh hoạt để thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say và hoàn thành công việc đúng tiến độ

Có phần thưởng để khích lệ nhân viên làm việc hăng say
Phân bổ công việc hợp lý và thiết lập deadline công việc để nhân viên chủ động chạy KPI, hoàn thành công việc đúng hạn
Tổ chức họp mặt meeting team thường xuyên, các buổi tranning về kỹ năng quản lý thời gian và công việc giúp duy trì tương tác giữa các nhân viên.
Đặt ra những hình phạt để nhân viên có ý thức, trách nghiệm tập trung làm việc tránh dễ chán nản.